Rất nhiều cơ quan, tổ chức doanh nghiệp hiện nay đang gặp khó khăn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi số lượng tài liệu vật lý trở nên ngày càng nhiều theo thời gian. Từ đó, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn các hệ thống, phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ để quản lý một cách thông minh. Vậy đâu là phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tốt nhất hiện nay? Show
Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ tài liệu – Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu Hồ sơ tài liệu là tài sản quan trọng của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy việc quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ bảo đảm tính toàn vẹn cho dữ liệu, tránh khỏi những rủi ro như thiên tai, thất lạc và xuống cấp theo thời gian. – Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin Phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu tiết kiệm cho nhân viên văn phòng từ 2 đến 3 giờ mỗi ngày cho việc tìm kiếm thông tin. Từ đó cắt giảm thời gian, công sức cho các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại như sắp xếp, tra cứu thông tin và nâng cao hiệu suất công việc – Tiết kiệm chi phí cho tổ chức, doanh nghiệp Theo nghiên cứu của McKinsey, trung bình một năm mỗi doanh nghiệp Mỹ phải chi trả 0,5% lợi nhuận cho việc lưu trữ và bảo trì dữ liệu, con số này thực tế còn có thể lớn hơn nhiều khi chi phí mặt bằng và dịch vụ tăng cao. Vì vậy, việc xây dựng một mô hình quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm và tận dụng tối đa nguồn lực. >>>>>> Phần mềm quản lý văn bản, công văn, giấy tờ đi và đến <<<<< Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ có gì?Bạn sẽ không phải bận tâm khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời gian, không phải đau đầu mỗi khi tìm kiếm một bộ hồ sơ, cũng không cần cất công đến kho tài liệu mỏi mắt tìm kiếm nữa.Nhân viên của bạn được thảnh thơi nhưng vẫn làm việc năng suất hơn, bạn cũng sẽ không phải phiền não, bực dọc vì tình trạng làm việc chậm chạp của nhân viên…… Phần mềm quản lý hồ sơ nào thông minh nhất hiện nay?Những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý hồ sơ mang lại là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để lựa chọn phần mềm một phần mềm quản lý hồ sơ uy tín cũng là một việc làm cần thiết. Theo quan sát và trải nhiệm thực tế của nhiều tổ chức thì phần mềm quản lý tài liệu DocEye đang được sự tin tưởng của rất nhiều lĩnh vực, nhành nghề. Hệ thống lưu trữ & quản lý tài liệu thông minh DocEye do công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu và phát triển dựa trên những công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới. Với hơn 12 năm kinh nghiệp, FSI là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Việt Nam. Với tính ứng dụng cao và hiệu quả, DocEye đã 3 năm liền đạt giải thưởng SAO KHUÊ, đạt giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,…. Các tính năng của hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ DocEyeTính năng của phần mềm quản lý hồ sơ DocEye có thể kể đến như thu thập sữ liệu thông tin nhanh chóng và quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả: Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn
Thống kê chi tiết và trực quan
Việc sử dụng DocEye là lựa chọn thông minh, giúp doanh nghiệp, tổ chức tránh được khủng hoảng giấy tờ. Đăng ký tư vấn và Demo miễn phí DocEye tại đây! Tài liệu văn phòng là một trong những dữ liệu quan trọng của công ty. Những công ty càng lâu năm, quy mô doanh nghiệp càng lớn, thì số lượng hồ sơ càng nhiều. Điều này vô tình gây nên gánh nặng cho toàn hệ thống. Việc bảo quản và lưu trữ chúng trở nên khó khăn hơn. Vậy người dùng phải làm thế nào? Câu trả lời chính là nằm ở phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ. Định nghĩa của phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữBạn biết công việc của bộ phận văn thư trong công ty không? Đối với doanh nghiệp nhỏ, mỗi phòng ban sẽ tự mình bảo quản hồ sơ của riêng họ. Với doanh nghiệp lớn, khối lượng hồ sơ là khổng lồ. Họ buộc phải có bộ phận phân loại, sắp xếp riêng biệt. Mỗi năm, doanh nghiệp tiêu tốn số tiền khá lớn cho việc xây dựng phòng óc, tủ kệ đựng hồ sơ. Việc bảo quản dưới dạng file giấy cũng cực kỳ tốn diện tích lại gặp nhiều rủi ro. Chính vì thế, những công ty phát triển phần mềm quản lý đã nảy ra ý tưởng về một ứng dụng giúp quản lý toàn bộ tài liệu bằng cách số hóa. Như vậy, mọi thứ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Những phần mềm như thế này sẽ làm nhiệm vụ chăm sóc cho những hợp đồng quan trọng của bạn. Nó hệ thống hồ sơ nhân viên bằng file Word hay Excel. Tất cả được lưu trữ tự động. Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
Những phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ tốt nhất hiện nayTrên thị trường hiện nay, số lượng phần mềm không thiếu. Nhưng làm sao để có được sự lựa chọn tốt nhất cho người dùng thì bạn cần có sự cân nhắc. Sau đây là danh sách những phần mềm được chấm nhiều sao nhất hiện nay. Phần mềm quản lý hồ sơ Fastwork CRMPhần mềm có nhiệm vụ quản lý hồ sơ khách hàng cực kỳ tiện ích. Giao diện trực quan, dễ sử dụng. Phần mềm nhận được sự đánh giá cực cao từ những người đã trải nghiệm hết mọi tính năng tại đây. Hệ thống phòng ban chuyên biệt như phòng Marketing, Phòng kinh doanh hay Phòng chăm sóc khách hàng, phòng Telesales. Hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu được hoàn thiện. Người dùng tìm kiếm hay sử dụng đều thoải mái và nhanh chóng nhất. Đây thực sự là một trong những ứng dụng thông minh tốt nhất hiện nay. Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Workplus PlatformWorkplus có lẽ là ứng dụng được nhiều người quan tâm hiện nay. Phần mềm được hơn 1000 doanh nghiệp lớn, nhỏ, đủ mọi ngành nghề sử dụng. Ứng dụng không chỉ nổi bật với hệ thống bảo quản hồ sơ lưu trữ, nó còn được nhiều người yêu thích bởi các tính năng quan trọng. Bạn có được tất cả 12 chức năng từ nhân sự, dự án, xây dựng, kế hoạch đến tài liệu. Việc liên kết với những sever cực kỳ cao cấp cho phép người dùng sử dụng đầy đủ dung lượng đám mây cực lớn. Không chỉ lưu trữ, ghi chép, truyền tin, ứng dụng còn có nhiều hơn những chức năng cần thiết. Điều quan trọng hơn là chi phí áp dụng vào doanh nghiệp cực nhỏ. Bạn chỉ mất 1 mức phí cho tất cả mọi thứ. Thật sự tiện lợi và tiết kiệm. CloudOfficeĐây không chỉ là một phần mềm quản lý tài liệu, nó còn tích hợp cả tính năng quản trị dự án hiệu quả. Bạn có thể lên kế hoạch, soạn thảo văn bản hay thực hiện việc phân phối, chi đạo, giao việc. Có nghĩa việc sử dụng phần mềm như một công cụ quản lý bao quát nhất. Nhờ vào ứng dụng CloudOffice, bạn có thể có được những gì tốt nhất. Một trợ thủ đắc lực thực sự cho quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ của khách hàng. Phần mềm quản lý hồ sơ TemplateĐây là một ứng dụng mang tính ưu việt với nhiều chức năng bổ trợ cùng một lúc. Bạn có được một ứng dụng trên website, một lập trình dùng cho điện thoại thông minh. Người dùng có thể thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi. Hồ sơ luôn được đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối. Băng thông lớn cho phép bạn đăng tải tệp có kích thước cực đại. Việc truyền tin cũng nhanh chóng hơn so với các ứng dụng khác. Tuy nhiên, có một nhược điểm lớn của phần mềm. Đó là chi phí áp dụng khá cao so với các loại phần mềm khác trên thị trường. Phần mềm quản lý AccessVới Access, người dùng có thể có được những tiện ích quan trọng nhất. Mọi công đoạn trong việc sắp xếp đều được thực hiện đúng quy trình, quy chuẩn đề ra. Độ bảo mật được đặt lên hàng đầu. Thiết kế của Access khá chuyên nghiệp. Nó có cơ cấu cực kỳ khoa học. Thanh công cụ được chia nhỏ thành nhiều hạng mục khác nhau. Người dùng có thể tùy mục đích sử dụng mà có nhiều có sự truy cập khác nhau. Tổng kếtNgười dùng bắt đầu có xu hướng lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ vào mô hình doanh nghiệp của mình. Bản thân mỗi phần mềm có nhiều ưu điểm khác nhau. Tùy vào yêu cầu kinh doanh, bạn có thể lựa chọn một ứng dụng thích hợp nhất. |
