Thư mời tham dự sự kiện là một loại nội dung marketing quan trọng, giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Bên cạnh đó, đây cũng là bước đầu tiên trong việc tổ chức một sự kiện. Nó giúp tạo ra ấn tượng đầu tiên về sự kiện của bạn đối với khách mời. Thư mời chính là cầu nối giữa người tổ chức và người được mời, giúp thiết lập mối quan hệ và tạo sự kết nối. Thêm vào đó, nó còn cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, chủ đề và mục tiêu, giúp người nhận có đủ thông tin để quyết định có tham dự hay không. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết và mẫu thư mời tham dự sự kiện hiệu quả. Show
Giới thiệu chungThư mời tham dự sự kiện là gì? Các loại sự kiện cần viết thư mời?Thư mời tham dự sự kiện là một loại văn bản được gửi đến các cá nhân hoặc tổ chức để mời họ tham dự một sự kiện nào đó. Thư mời thường bao gồm các thông tin về tên sự kiện, thời gian, địa điểm, chủ đề, đối tượng tham dự, lợi ích của việc tham dự và cách thức đăng ký tham dự… Dưới đây là một số sự kiện cần thiết phải có thư mời như:
Ngoài ra, bạn có thể viết thư mời sự kiện cho một số sự kiện khác, tùy thuộc vào quy mô, tính chất và mục đích của sự kiện bạn thực hiện. Vai trò của thư mời tham dựThư mời tham dự sự kiện dù nằm trong hạng mục nhỏ của một sự kiện, tuy nhiên thư mời chiếm vị trí quan trọng. Thư mời sự kiện là cơ hội để người tổ chức được thông báo về sự kiện của mình cũng như gửi một lời mời trân trọng của người tổ chức dành cho khách mời. Thư mời thể hiện sự quan tâm và mong muốn được đón tiếp khách mời tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, thư mời sự kiện còn giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách mời, nâng cao hình ảnh của người tổ chức và sự kiện trong mắt khách mời cũng như giúp quảng bá sự kiện một cách rộng rãi hơn. Những tiêu chí của một thư mời tham dự sự kiện hiệu quảMột thư mời sự kiện hiệu quả cần tuân theo một vài tiêu chí như sau:
Việc đáp ứng được những tiêu chí trên sẽ giúp thư mời tham dự sự kiện của bạn trở nên hiệu quả hơn, thu hút được nhiều khách mời tham dự và góp phần thành công cho sự kiện của bạn. Nghiên cứu kĩ về sự kiệnTrước khi tiến hành viết thư mời cho bất kì sự kiện nào đó, bạn cần nghiên cứu kĩ về nội dung truyền tải, lợi ích của sự kiện đó để tránh đưa ra những thông tin sai lệch, xa rời với mục đích thực của sự kiện. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng thư mời của bạn phải phù hợp với đối tượng và đưa ra thông tin thu hút khán giả Xác định đối tượng khách mờiĐối tượng khách mời được xác định dựa vào mục đích, nội dung và quy trình tổ chức sự kiện. Nếu chỉ là sự kiện cá nhân, quy mô nhỏ thì khách mời là người thân, bạn bè của chủ tiệc. Sự kiện tổ chức trong nội bộ công ty thì khách mời sẽ là nhân viên công ty hoặc nếu sự kiện bạn tổ chức có quy mô lớn, hướng tới cộng đồng thì khách mời sẽ là khán giả, công chúng thích thú với nội dung sự kiện của bạn. Lập kế hoạch nội dung và lên bố cục thư mờiTrước khi tiến hành lên bố cục thư mời, bạn cần ghi nhớ rằng thư mời bạn viết sẽ đưa tới đối tượng nào, những thông tin nào cần được truyền tải trong thư mời? Các thông tin cơ bản trong thư mời bao gồm:
Ngoài ra, một vài thông tin khác có thể thêm vào thư mời như:
Sau đó, bạn sẽ có cơ sở để lập bố cục thư mời sự kiện của mình. Bố cục thư mời cần được sắp xếp hợp lý, khoa học để khách mời dễ dàng tiếp nhận thông tin. Một số bố cục thư mời phổ biến bao gồm:
Để lập kế hoạch bố cục thư mời sự kiện, cần thực hiện các bước sau: Chọn kích thước và định dạng thư mời Kích thước và định dạng thư mời cần phù hợp với mục đích và đối tượng mục tiêu của thư mời. Ví dụ, nếu bạn muốn gửi thư mời qua email, bạn có thể sử dụng định dạng PDF hoặc Word. Nếu bạn muốn gửi thư mời qua bưu điện, bạn có thể sử dụng định dạng in giấy A4 hoặc A5. Chọn phông chữ và màu sắc Phông chữ và màu sắc cần được lựa chọn phù hợp với nội dung và mục đích của thư mời. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo cảm giác trang trọng, bạn có thể sử dụng phông chữ Serif và màu sắc tối. Nếu bạn muốn tạo cảm giác năng động, bạn có thể sử dụng phông chữ Sans Serif và màu sắc sáng. Sử dụng hình ảnh Hình ảnh có thể giúp thu hút sự chú ý của khách mời và giúp họ hiểu rõ hơn về nội dung của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần sử dụng hình ảnh phù hợp với nội dung và mục đích của thư mời. Thêm các yếu tố khác Bạn có thể thêm các yếu tố khác vào thư mời như:
Lưu ý khi lập kế hoạch nội dung và bố cục thư mời sự kiện
Viết thư mờiMỗi loại thư mời đều có những cách viết và triển khai khác nhau. Để tạo thu hút cho khách mời sự kiện của bạn, bạn cần thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Xác định thông tin cần thiết trong thư mời Trước khi bắt đầu viết thư mời, bạn cần xác định những thông tin cần thiết cần cung cấp cho khách mời, bao gồm như:
Bước 2: Lựa chọn ngôn ngữ và phong cách viết Ngôn ngữ và phong cách viết thư mời cần phù hợp với tính chất và concept của sự kiện. Nếu sự kiện mang tính chất trang trọng, bạn nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự. Nếu sự kiện mang tính chất thân thiện, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân thiện, gần gũi. Bước 3: Viết nội dung thư mời Nội dung thư mời cần được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Bạn nên bắt đầu thư mời bằng lời chào thân ái, tiếp theo là giới thiệu về sự kiện, cuối cùng là lời mời tham dự và thông tin liên hệ. Bước 4: Thiết kế và trình bày thư mời Thư mời cần được thiết kế và trình bày chuyên nghiệp, thể hiện được sự tôn trọng của người tổ chức đối với khách mời. Bạn có thể sử dụng các hình ảnh và thiết kế bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách mời. Bước 5: Gửi thư mời Thư mời cần được gửi đến khách mời trước thời gian diễn ra sự kiện ít nhất 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.  Mẫu thư mời chi tiết tham dự sự kiệnMẫu thư mời hội nghịTiêu đề: Thư mời tham dự hội nghị [Tên hội nghị] Kính gửi: [Tên khách mời] [Tên tổ chức] trân trọng kính mời [tên khách mời] tham dự hội nghị [tên hội nghị] với chủ đề [chủ đề hội nghị]. Hội nghị sẽ được tổ chức vào [ngày giờ] tại [địa điểm]. Hội nghị là nơi quy tụ các chuyên gia, nhà khoa học, doanh nhân hàng đầu trong lĩnh vực [lĩnh vực hội nghị] để thảo luận, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm về [nội dung hội nghị]. Tham dự hội nghị, [tên khách mời] sẽ có cơ hội:
Để đăng ký tham dự hội nghị, [tên khách mời] vui lòng gửi thông tin cá nhân về địa chỉ [địa chỉ] hoặc email [email]. Trân trọng, [Tên tổ chức] Tùy theo từng hội nghị cụ thể, bạn có thể bổ sung thêm các thông tin cần thiết sau vào thư mời:
Dưới đây là một số gợi ý cụ thể để viết một thư mời tham dự hội nghị hiệu quả:
Bằng cách đáp ứng được các tiêu chí trên, bạn sẽ có thể viết được một thư mời tham dự hội nghị hiệu quả, giúp thu hút sự quan tâm và tham gia của đông đảo khách mời. Mẫu thư mời họp báoKính gửi: Quý vị phóng viên, nhà báo, khách tham dự [Tên đơn vị tổ chức] trân trọng kính mời quý vị phóng viên, nhà báo, khách tham dự họp báo công bố [tên sự kiện]. Thời gian: Ngày – tháng – năm Địa điểm: [Địa điểm] Nội dung: [Nội dung họp báo] Trân trọng cảm ơn quý vị đã dành thời gian tham dự. Kính chúc quý vị sức khỏe và thành công. [Tên người liên hệ] [Chức vụ] [Thông tin liên hệ] Mẫu thư mời khai trươngKính gửi quý khách hàng, [Tên đơn vị tổ chức] trân trọng kính mời quý khách hàng tham dự lễ khai trương [tên cửa hàng, công ty]. Lễ khai trương sẽ được tổ chức vào lúc [thời gian] tại [địa điểm tổ chức]. Trong khuôn khổ lễ khai trương, chúng tôi sẽ có nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho quý khách hàng. Trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã dành thời gian tham dự. Kính chúc quý khách sức khỏe và thành công. [Tên đơn vị tổ chức] Lưu ý khi viết thư mời tham dự sự kiệnThư mời tham dự cần lưu ý một vài những điểm sau:
Ví dụ: “Thân mời quý vị tham dự lễ khai trương”, “Kính mời quý khách tham dự hội thảo”, “Thư mời phỏng vấn”.
Ví dụ: “Kính gửi quý khách hàng”, “Thân gửi quý khách”.
Ví dụ: “Trân trọng cảm ơn quý khách đã dành thời gian tham dự. Kính chúc quý vị sức khỏe và thành công”. Ngoài ra, khi viết thư mời, cần lưu ý những điểm sau:
Trên đây là những gợi ý của Newday Media cung cấp về cách triển khai và một vài lưu ý cần thiết khi thực hiện chương trình Gala Dinner. Nếu bạn đang gặp vấn đề về ý tưởng hay cách triển khai nào và thông tin chi tiết có thể liên hệ với Newday. Newday Media sẽ giúp các bạn hoàn thành ý tưởng một cách hoàn hảo. Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như GELEXIMCO, C.P, VBCWE,… dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện, quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin Tại đây. Chairman PHẠM KHÁNH BĂNGTốt nghiệp thạc sỹ kinh tế với hơn 20 năm kinh nghiệm quản lý trong lĩnh vực giáo dục, kinh doanh và Marketing, anh cùng ban lãnh đạo công ty xây dựng và phát triển giá trị cốt lõi, sứ mệnh của Newday hướng đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Anh luôn nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao từ các đối tác, các lãnh đạo chính quyền địa phương từ nhiều tỉnh thành trên cả nước. Không chỉ với cương vị Chủ tịch tại Newday Media, anh còn là một nhạc sĩ được nhiều khán giả yêu mến với các ca khúc về quê hương đất nước, con người chạm đến trái tim nhiều thế hệ Việt: ca khúc Chung tay cùng đất Mẹ Việt Nam, Huyền thoại Tràng An,... CEO, Managing Director Lê Hải YếnVới gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng thời là Tổng đạo diễn của nhiều sự kiện và lễ hội lớn, chị và Newday Media đã dành được nhiều giải thưởng trong nước và quốc tế danh giá. Nổi bật trong số đó là giải Vàng Steve Awards for Women in Business hai năm liên tiếp - 2018 và 2020. Sáng lập và xây dựng Newday Media từ những ngày đầu tiên, chị luôn đặt ra cho mình một sứ mệnh đó là tạo ra sự khác biệt và đánh dấu vị trí của Newday Media trên bản đồ ngành Dịch vụ Truyền thông - Sự kiện trong khu vực và trên toàn thế giới. “Trong vài phút bạn có thể biết được hàng trăm người, nhưng chỉ trong một phút tôi có thể khiến hàng vạn người biết đến bạn” MANAGING PARTNER LÊ THU HÀLà một trong những cổ đông sáng lập của Newday Media, chị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chuyên môn và chiến lược phát triển cho công ty, để trở thành Nhà quản lý Truyền thông - Sự kiện đẳng cấp quốc tế. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực PR, Marketing và Event, chị đã cộng tác và làm việc với nhiều khách hàng lớn trong nước và quốc tế, góp phần vào thành công của nhiều sự kiện lớn quốc tế như: The Woolmark project, Tiger Street Football, LG Health launch... Tốt nghiệp bằng MBA tại Cardiff Metropolitan University và bằng MA International Business and Marketing tại London Metropolitan University, hiện chị là đại diện của Newday Media tại Anh và phát triển các dự án của Newday Media tại thị trường Mỹ và Châu Âu. Với chị ”Do it with passion, or not at all” VICE GENERAL DIRECTOR NGUYỄN THỊ THU LANTốt nghiệp Cử nhân ngành Tài Chính – Kế toán – Kiểm Toán - Pháp chế tại các Trường Đại học Kinh tế hàng đầu Việt Nam và với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, chị đã đóng góp vào việc xây dựng hệ thống, xây dựng quy trình, tuyển dụng và đào tạo nhiều thế hệ CBNV trưởng thành tại Newday. Là thành viên tích cực cùng Ban lãnh đạo xây dựng định hướng phát triển kinh doanh, xây dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết, hỗ trợ nhau cùng phát triển, tạo môi trường trẻ trung, năng động và sáng tạo. Chị luôn là thành viên cống hiến và làm việc hết mình cho sự phát triển chung của Newday Media. Với chị: "Newday Media là nơi giúp mỗi thành viên thay đổi tích cực mỗi ngày” Content Editor Phạm Quốc HưngTốt nghiệp loại Giỏi - Cử nhân ngành Ngôn ngữ thương mại - Đại học Ngoại thương. Với gần 7 năm kinh nghiệm trong công tác chuyên môn sáng tạo của nghề Tổ chức sự kiện, luôn nằm trong số những cá nhân năng nổ và nhiệt huyết nhất trong mỗi dự án mà mình tham gia, anh đã đóng góp không ngừng nghỉ cho sự phát triển chung của tập thể. Quan điểm lấy đào tạo làm cốt lõi trong phát triển đội ngũ nhân sự, anh đang xây dựng phòng Creative với độ tuổi bình quân thấp nhất Newday Media. Anh quan niệm: "Pursue excellence and success will come chasing you - Hãy theo đuổi sự ưu tú và thành công sẽ theo đuổi bạn." EVENT MANAGER LÊ VĂN KHATốt nghiệp kỹ sư ngành quản lý dự án tại Đại học Giao thông Vận tải cùng 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tổ chức sự kiện, anh đạt được nhiều thành tựu lớn khi thành công tổ chức và quản lý triển khai nhiều sự kiện quan trọng cho các đơn vị/khách hàng trong & ngoài nước: tỉnh Yên Bái, tỉnh Ninh Bình, tập đoàn CP Việt Nam, tập đoàn Hoa Sen,... Năm 2019, anh vinh dự nhận Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh Yên Bái với thành tích xuất sắc khi tổ chức thành công Lễ hội du lịch văn hóa Mường Lò. Đồng hành cùng Newday Media, anh góp phần không nhỏ khi cùng ban lãnh đạo xây dựng một đội ngũ nhân sự Tâm huyết – Sáng tạo – Chuyên nghiệp, đem đến những chương trình/sự kiện đẳng cấp quốc tế hướng đến thành công lớn nhất là sự hài lòng của khách hàng. Với anh: ” Tinh thần đội ngũ là bí mật khiến những người bình thường đạt được những thành tựu phi thường” DEPUTY MANAGER HOÀNG QUỐC NGHỊTốt nghiệp Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông cùng hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, anh thành công khi cộng tác và đồng hành cùng nhiều đối tác lớn trong & ngoài nước qua những sản phẩm thiết kế độc đáo, sáng tạo: AVG, Bộ thông tin và truyền thông Việt Nam, HPE Việt Nam, Mircosoft Việt Nam, Tập đoàn Elmich, Tập đoàn Ladofood, Lancomes, Montblanc®, YSL, Tập đoàn Gear,... Anh luôn coi một sản phẩm thiết kế thành công là khi đáp ứng trọn vẹn nhất nhu cầu của khách hàng. Do đó, trong mỗi “công trình nghệ thuật” của mình, anh luôn dành hết tâm huyết với mong muốn mang đến những thiết kế chuyên nghiệp và đón đầu xu hướng. Với anh: “Sức sáng tạo không có gì ngoài tinh thần dám bứt phá” Deputy procdution manager ĐỚI SỸ THANHVới hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và trang trí, anh đạt được nhiều thành tựu lớn khi quản lý sản xuất và triển khai nhiều hạng mục trong các sự kiện lớn như: Lễ hội Biển Sầm Sơn 2018, Sự kiện 60 năm Bác Hồ về thăm Yên Bái, Lễ hội văn hóa du lịch Mường Lò,... Với sự tỉ mỉ và tâm huyết trong công việc, những "Công trình nghệ thuật" của anh nhận được nhiều lời khen và sự đánh giá tích cực từ phía đối tác và quý khách hàng trong & ngoài nước bởi sự Chuyên nghiệp - Chất lượng: Tập đoàn C.P Vietnam, Tập đoàn Hoa Sen, Deloitte Vietnam, tỉnh ủy Yên Bái, tỉnh ủy Ninh Bình,... Với anh "Sự tỉ mỉ là điều làm nên thành công bền vững" |
