Làm cách nào để tạo công cụ theo dõi chi phí trong trang tính?

Khi “hệ thống theo dõi chi phí” của bạn bao gồm nhiều túi biên lai nhàu nát và một số hóa đơn kỹ thuật số khác được chôn trong hộp thư đến email của bạn, thì đã đến lúc thay đổi. Nhiều ứng dụng và dịch vụ có thể giúp bạn theo dõi chi phí của mình một cách nhanh chóng nhưng thật dễ dàng để tạo một ứng dụng và dịch vụ đơn giản mà bạn có thể tùy chỉnh bằng các công cụ của Google

Phương pháp sử dụng Google Biểu mẫu với Google Trang tính này bề ngoài được thiết kế để thu thập và phân tích dữ liệu khảo sát, nhưng với một vài điều chỉnh, phương pháp này cũng hoạt động tốt để ghi lại các giao dịch tài chính của bạn và duy trì số dư chi tiêu của bạn. Đây là cách thực hiện

1. Tạo một bảng tính

Truy cập Google Drive và chọn Mới > Google Trang tính. Đặt tên mô tả cho bảng tính như “Chi phí” hoặc “Trình theo dõi chi tiêu” và bao gồm năm

2. Tạo biểu mẫu

Trong menu bảng tính, đi tới Công cụ > Tạo biểu mẫu. Trình tạo biểu mẫu của Google sẽ mở trong tab trình duyệt mới. Bạn sẽ thấy ba phần, nhưng chúng tôi chủ yếu quan tâm đến phần thứ hai, nơi bạn sẽ thêm các trường biểu mẫu cho các mục bạn muốn ghi lại

Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Thêm mục và chọn Văn bản từ menu thả xuống. Trong trường có nhãn Tiêu đề câu hỏi, nhập Date. Sau đó nhấp vào Xong

Sử dụng các trường câu hỏi của Google Biểu mẫu để xác định thông tin bạn muốn ghi lại trong trình theo dõi chi phí của mình

Lặp lại các bước trên, nhưng lần này trong trường Tiêu đề câu hỏi, hãy nhập Payee, sau đó nhấp vào Xong

Lặp lại các bước đó một lần nữa và nhập Amount vào trường Tiêu đề câu hỏi. Nhấp vào Xong

Nhấp lại vào mũi tên bên cạnh nút Thêm mục, nhưng chọn Chọn từ danh sách từ menu thả xuống. Trong trường Tiêu đề câu hỏi, nhập Payment Method. Trong trường bên dưới có nội dung "Tùy chọn 1", hãy nhập phương thức thanh toán, chẳng hạn như Visa. Khi bạn nhập phương thức thanh toán đầu tiên của mình, hãy nhấp vào từng trường thành công và thêm một trường khác cho đến khi bạn bao gồm tất cả các tùy chọn của mình. Đối với ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng Visa, Mastercard, Thẻ ghi nợ, Tài khoản séc và Tiền mặt làm phương pháp của chúng tôi. Khi bạn đã nhập tất cả thông tin của mình, hãy nhấp vào Xong

Lặp lại các bước trên và nhập Category vào trường Loại câu hỏi. Trong mỗi trường tùy chọn, hãy nhập một danh mục chi tiêu khác, chẳng hạn như bữa ăn, đồ dùng văn phòng, v.v. Sau đó bấm Xong

Cuối cùng, chọn Văn bản từ menu thả xuống Thêm mục và nhập Description vào trường Tiêu đề câu hỏi. Đây là nơi bạn sẽ nhập mô tả chi phí ở dạng đã hoàn thành. Nhấp vào Xong

3. Gửi biểu mẫu qua email cho chính bạn

Bây giờ bạn đã tạo biểu mẫu, bạn cần gửi nó đến tài khoản email của mình, nơi bạn có thể truy cập nó dễ dàng từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính của mình

Ở cuối trình tạo biểu mẫu, nhấp vào Gửi biểu mẫu. Trong trường có nhãn Gửi biểu mẫu qua email, hãy nhập địa chỉ email của bạn. Đảm bảo hộp “Bao gồm biểu mẫu trong email” được chọn. Nhấp vào Gửi

Chuyển đến ứng dụng email của bạn và mở thư. Bạn sẽ thấy một biểu mẫu trông như thế này

Biểu mẫu Chi phí đã hoàn thành như xuất hiện trong email của bạn

Giữ email có biểu mẫu được gắn dấu sao hoặc đánh dấu theo cách khác và bạn sẽ có thể dễ dàng ghi lại các giao dịch của mình khi bạn ra ngoài

Điền vào trình theo dõi chi phí của bạn khi bạn chi tiêu

Khi bạn làm như vậy, bảng tính Chi phí của bạn sẽ tự động cập nhật. Bạn có thể cập nhật số dư của mình bằng cách sử dụng công thức Sum của bảng tính

Bảng tính của bạn tự động cập nhật khi bạn nhập các giao dịch vào biểu mẫu theo dõi chi phí của mình

Khi bạn thành thạo thủ thuật này, bạn có thể sử dụng nó để theo dõi mọi thứ. Để lại ý tưởng của bạn trong các ý kiến

Tác giả. Michael Ansaldo, Cộng tác viên tự do

Michael Ansaldo là nhà báo công nghệ doanh nghiệp nhỏ và tiêu dùng kỳ cựu. Anh ấy đóng góp thường xuyên cho TechHive và PCWorld

[CÁCH SỬ DỤNG. nếu bạn muốn sử dụng mẫu, vui lòng truy cập 'Sổ hộ gia đình kỹ thuật số'. Ở góc trên bên trái, nhấp vào ‘Tệp’ > ‘Tạo bản sao’ (đây là vid hướng dẫn hoặc ảnh chụp màn hình bên dưới)

Google có công cụ theo dõi chi phí không?

Có thể sử dụng Google trang tính để tạo công cụ theo dõi ngân sách không?