Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về tổ chức và khoa học tổ chức, nhưng về cơ bản các tác giả đều nhìn nhận tổ chức là một tập hợp gồm nhiều người, được bố trí, sắp xếp và liên kết với nhau theo một cách thức nhất định để hoàn thành mục tiêu chung. Khoa học tổ chức ra đời vào thế kỷ XVIII, nghiên cứu quy luật, nguyên tắc, cấu trúc của tổ chức và các điều kiện cần cho tổ chức hoạt động có hiệu quả nhất, bởi các quy luật vận động và tồn tại của tổ chức là nền tảng của quá trình thiết kế, xây dựng và vận hành tổ chức; các quy luật đó chi phối, ảnh hưởng ở tất cả mọi tổ chức, không phân biệt về quy mô, cơ cấu cũng như tính chất của tổ chức. Như vậy, có thể hiểu khoa học tổ chức nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tổ chức thông qua các quan hệ tổ chức được hình thành từ hệ thống cơ cấu giữa “con người - con người” bên trong và bên ngoài tổ chức. Cụ thể là: - Nghiên cứu cấu trúc và các loại hình tổ chức. Cấu trúc của tổ chức bao gồm mục tiêu, định hướng, sứ mệnh của tổ chức; con người và bộ máy, cơ chế hoạt động và cách thức vận hành bộ máy; các nguồn lực của tổ chức (cơ sở vật chất, tài chính, thông tin, thời gian), văn hóa của tổ chức.Nghiên cứu các loại hình tổ chức để tìm ra những ưu điểm, nhược điểm và các phương pháp quản lý thích ứng với từng loại hình tổ chức. - Nghiên cứu các quy luật của tổ chức. Sự hình thành và phát triển của tổ chức chịu sự tác động của nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Những yếu tố khách quan được các nhà nghiên cứu coi như những quy luật cơ bản chi phối sự hình thành và phát triển của tổ chức, gồm: quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức; quy luật hệ thống của tổ chức; quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức; quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức; quy luật tự điều chỉnh của tổ chức; quy luật giao thoa giữa khoa học quản lý và khoa học tổ chức(1). 2. Vai trò của khoa học tổ chức đối với tổ chức bộ máy nhà nước Thứ nhất, xác định sứ mệnh của tổ chức. Tổ chức do con người đặt ra nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, đáp ứng lợi ích thiết thực cho con người, do đó mỗi tổ chức đều hướng tới thực hiện một chức năng xã hội nhất định. Mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức là yếu tố liên kết các thành viên của tổ chức và là lý do tồn tại của mỗi tổ chức. Xác định mục tiêu lâu dài, xuyên suốt của tổ chức là công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi phải tổng kết lý luận và thực tiễn cũng như dự báo tương lai. Đồng thời, phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức cho phù hợp và phải chọn được mục tiêu ưu tiên. Để xác định hiệu quả của tổ chức, phải xác định được ba yếu tố: yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả của tổ chức. Mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả là quy luật khách quan quyết định sự tồn tại của tổ chức, quy định cấu trúc và phương thức hoạt động của tổ chức. Ví dụ, trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh vai trò tập hợp, đoàn kết các dân tộc, tôn giáo và đại diện, bảo vệ lợi ích của các giai cấp, tầng lớp, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam còn có vai trò quan trọng là giám sát và phản biện xã hội, tham gia góp ý xây dựng các chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước. Thứ hai, điều chỉnh cơ cấu hoạt động của tổ chức. Nhiệm vụ của khoa học tổ chức là nghiên cứu cơ sở lý luận làm căn cứ đề xuất mô hình tổ chức bộ máy thích hợp. Hoàn cảnh khách quan luôn biến đổi, nhiệm vụ của tổ chức có sự vận động phát triển, do đó đòi hỏi tổ chức phải luôn đổi mới, hoàn thiện. Bất kỳ một tổ chức nào, sau một thời gian hoạt độngđều bộc lộ những ưu điểm và nhược điểm, những mặt hợp lý và bất hợp lý, đòi hỏi phải được kiện toàn để thực hiện tốt mục tiêu, nhiệm vụ. Đó là bố trí, sắp xếp lại các bộ phận, điều chỉnh nhân sự, đổi mới trang thiết bị, phương tiện làm việc; thay đổi phương thức hoạt động, đề xuất các quy định mới, sửa đổi, bổ sung các quy định cũ, hoặc chuyển đổi tính chất, nội dung hoạt động, bổ sung nhiệm vụ mới cho tổ chức... Ví dụ: các Ban Chỉ đạo Trung ương được lập ra trong thời điểm tình hình an ninh trật tự vùng Tây Bắc, Tây Nguyên, Tây Nam Bộ diễn biến phức tạp, kinh tế - xã hội chậm phát triển; hệ thống chính trị cấp cơ sở chưa đủ mạnh; công tác tuyên truyền thiếu hiệu quả; các thế lực thù địch lợi dụng khó khăn để tuyên truyền kích động... Khi đã hoàn thành sứ mệnh, việc chấm dứt hoạt động và chuyển giao nhiệm vụ còn lại (nếu có) cho chính quyền các cấp là hợp lý và tất yếu. Thứ ba, sắp xếp bộ máy của tổ chức. Trong bất kỳ một tổ chức nào, các bộ phận cấu thành tổ chức đều có mối liên hệ chặt chẽ, hình thành các tuyến quan hệ, quy định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Mỗi tổ chức đều phải xác định đúng, đủ số người hoạt động trong từng bộ phận cấu thành trên cơ sở xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, đồng thời giao nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng và đòi hỏi trách nhiệm tương xứng với quyền được giao cho các thành viên của tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức phải tạo điều kiện cho việc tiếp nhận, xử lý thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức, đồng thời bảo đảm phạm vi kiểm soát công việc của người lãnh đạo, quản lý. Thông tin phải được luân chuyển, phản hồi và thông suốt từ người lãnh đạo, quản lý đến nhân viên và ngược lại. Khoa học tổ chức chỉ ra rằng: “Nhà quản lý có thể giữ được sự quản lý chặt chẽ nếu chỉ lãnh đạo từ 5-6 người”(2). Do đó, nếu bố trí nhiều cấp phó (quản lý ở diện hẹp) không chỉ gây tốn kém vì thêm cấp quản lý mà còn khiến cho mối quan hệ theo chiều dọc trong tổ chức thêm phức tạp; mặt khác, việc quản lý theo diện hẹp sẽ tạo ra sự giám sát chặt chẽ quá mức và không khuyến khích được tính tự chủ của các nhân viên. Thứ tư, điều chỉnh cơ chế hoạt động của tổ chức. Cơ chế hoạt động của tổ chức được hiểu là chế độ vận hành của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Đó là những nguyên tắc, quy định xuất phát từ yêu cầu, sứ mệnh của tổ chức, do vậy bắt buộc tất cả các bộ phận, các yếu tố của tổ chức phải phục tùng. Cơ chế hoạt động của tổ chức càng rõ ràng, chặt chẽ thì tổ chức hoạt động càng hiệu quả, nhân sự trong bộ máy tổ chức đó có khả năng phát triển. Vì vậy, khoa học tổ chức hướng các tổ chức đến xác lập các quy định cụ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, nhằm bảo đảm cho toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả, thực hiện được mục tiêu đề ra. Các quy định này có thể là do cơ quan cấp trên định ra và cả những quy định có từ khi thiết kế tổ chức. Những quy định hoạt động của tổ chức tác động không chỉ trong nội bộ tổ chức, các bộ phận và nhân viên cấu thành tổ chức mà còn tác động đến các đối tượng bên ngoài tổ chức, như: người dân, tổ chức kinh tế, xã hội... Trong hệ thống quản lý, sự phân công và quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận đồng cấp và các cấp trong hệ thống càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao. Nếu không quy định rõ có thể xảy ra hiện tượng đùn đẩy, né tránh giữa các bộ phận, cấp dưới lạm quyền, cấp trên bao biện. Trong hệ thống, khi xảy ra hiện tượng rối loạn chức năng phần lớn là do hiện tượng “vừa đá bóng, vừa thổi còi”, người ra quyết định lại đồng thời là người thực hiện quyết định. Để khắc phục tình trạng trên, không nên bố trí người lãnh đạo hệ thống kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển (dù không chính thức) bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức đó(3). Thứ năm, bố trí nguồn nhân lực trong tổ chức. Con người luôn là nhân tố cơ bản nhất, năng động nhất của tổ chức; mỗi thành viên là đơn vị nhỏ nhất cấu thành tổ chức. Tổ chức mạnh có nghĩa là từng thành viên của tổ chức đó đã được đào tạo, bồi dưỡng, phát huy hết năng lực của cá nhân và từ đó góp phần tạo ra sức mạnh của tổ chức. Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức không phát huy được hết khả năng thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức đó. Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định: “Muôn việc thành công hoặc thất bại, đều do cán bộ tốt hay kém. Đó là một chân lý nhất định”(4). Người yêu cầu “huấn luyện cán bộ là công việc gốc của Đảng”, “Đảng phải nuôi dạy cán bộ, như người làm vườn vun trồng những cây cối quý”. Theo Người, việc “dạy cán bộ và dùng cán bộ” thể hiện ở 6 việc là: 1) Phải biết rõ cán bộ; 2) Phải cất nhắc cán bộ một cách cho đúng; 3) Phải khéo dùng cán bộ; 4) Phải phân phối cán bộ cho đúng; 5) Phải giúp cán bộ cho đúng; 6) Phải giữ gìn cán bộ”(5). Vì vậy, những người làm công tác tổ chức cần vận dụng khoa học tổ chức trong việc thu hút, tuyển chọn, sử dụng hợp lý những người có đức, có tài và đánh giá tài năng không phải bằng lời nói mà phải bằng thành quả lao động và cống hiến cụ thể. Có thể thấy vai trò quan trọng của khoa học tổ chức trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy nhà nước. Tổ chức cần có bộ máy và con người, nhưng như thế chưa đủ, mà phải có cơ chế và thể chế chặt chẽ để bộ máy hoạt động. Nhưng để tổ chức hoạt động có hiệu quả, cần tổ chức quản lý và phân công lao động trong bộ máy, đồng thời nghiên cứu tổ chức khoa học lao động quản lý: nghiên cứu phân chia và hợp tác lao động giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, lựa chọn cán bộ đáp ứng yêu cầu và đòi hỏi của tình hình mới, xây dựng cơ chế đánh giá, kích thích sự hăng say lao động cho các thành viên trong tổ chức.v.v. 3. Định hướng vận dụng khoa học tổ chức trong đổi mới tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế Đổi mới tổ chức bộ máy nhà nước là một trong những điều kiện để hoàn thiện và thực thi hệ thống thể chế nhằm giữ vững ổn định chính trị - xã hội, khai thác và phát huy các tiềm năng, lợi thế, thúc đẩy sự phát triển nhanh, bền vững của đất nước. Vận dụng khoa học tổ chức trong đổi mới tổ chức bộ máy nhà nước là một tất yếu nhằm giải quyết các vấn đề đang đặt ra như: bộ máy nhà nước cồng kềnh, chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, số lượng biên chế cán bộ, công chức lớn, chính sách tinh giản biên chế chưa đạt yêu cầu, chi thường xuyên chiếm tỷ lệ lớn trong tổng thu ngân sách. Do đó, định hướng các giải pháp vận dụng khoa học tổ chức vào đổi mới tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam trong điều kiện hiện nay là: Thứ nhất,cần nghiên cứu kinh nghiệm trong và ngoài nước để có cơ sở khoa học đề xuất một mô hình tổ chức bộ máy nhà nước thích hợp. Phải tìm ra nguyên nhân và lý giải tại sao cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước, trong đó có bộ máy hành chính nhà nước cũng như cơ cấu bên trong của mỗi tổ chức ở nước ta liên tục được cải cách, nhưng vẫn chưa tinh gọn, hoạt động kém hiệu quả, nhiều tầng nấc, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ. Thứ hai, cần làm rõ nội dung, tính chất của những thay đổi trong bộ máy nhà nước, từ đó chỉ ra những yêu cầu, đòi hỏi khách quan đặt ra trong giai đoạn mới để tổ chức bộ máy đó vừa thích ứng với thực tế, vừa bảo đảm định hướng chính trị và thực hiện được mục tiêu phát triển đất nước. Tổ chức và cấu trúc của Chính phủ là yếu tố quyết định khả năng và hiệu quả trong quản trị. Mặc dù các cải cách của Chính phủ khác nhau về phạm vi, nội dung và phương pháp, nhưng đều dựa trên các cải cách cơ cấu theo các mức độ khác nhau, nghĩa là dựa trên việc tối ưu hóa cấu trúc tổ chức của Chính phủ. Mục tiêu của cải cách không chỉ là tuân thủ các nguyên tắc hợp lý hóa, thống nhất và hiệu quả mà còn đảm bảo Chính phủ phải thực hiện đầy đủ chức năng của mình, thiết lập hợp lý các cơ quan, tổ chức và cải thiện cơ chế hoạt động nhằm cung ứng dịch vụ công cho người dân tốt hơn. Kinh nghiệm cải cách của các quốc gia trên thế giới cho thấy, điểm khởi đầu cho bất kỳ thành công nào là đưa ra những đánh giá về thời gian, mức độ, quy mô, trọng tâm và tác động của cải cách thể chế chính phủ đến mọi hoạt động quản lý và phát triển của kinh tế - xã hội. Thứ ba,chuyển đổi chức năng của Chính phủ để thích ứng và phù hợp với những thay đổi của môi trường quản lý trong những điều kiện mới. Các chức năng của Chính phủ cũng giống như một cơ thể sống, có mối liên hệ và tương tác hữu cơ và không thể tách rời với môi trường bên ngoài vốn vô cùng phức tạp, đa dạng và thường xuyên thay đổi. Trong quá trình phát triển của xã hội, nhu cầu về đời sống vật chất và tinh thần của người dân luôn có xu hướng mở rộng, các vấn đề xã hội cần được quản lý thông qua Chính phủ ngày càng tăng. Khi một số vấn đề công cộng tăng đến một mức độ phổ quát nhất định hoặc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, khách quan, các chức năng cốt lõi của Chính phủ cần điều chỉnh cho phù hợp. Ở nước ta, vấn đề điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của Chính phủ bước đầu đạt được một số kết quả, nhưng cần chủ động hơn nữa trong việc mở rộng các chức năng dịch vụ cho các tổ chức xã hội, doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu xây dựng “chính phủ nhỏ, xã hội lớn”. Thứ tư, đơn giản hóa quy mô Chính phủ và đẩy mạnh phân quyền, phân cấp quản lý cho chính quyền địa phương. Tinh giản các cơ quan của Chính phủ là một công việc phức tạp, theo đó cần: tái cấu trúc cơ cấu của chính quyền trung ương đến địa phương; cải cách thể chế; phân quyền, tư nhân hóa và các cải cách khác làm giảm quy mô của Chính phủ. Nhìn chung, cải cách thể chế chính phủ ở các nước phát triển được điều chỉnh theo xu hướng thị trường hóa, dịch vụ công được thực hiện bởi các doanh nghiệp, tổ chức xã hội và chính quyền địa phương. Việc tinh giản quy mô của Chính phủ phụ thuộc vào mức độ chuyển giao và phân quyền, phân cấp quản lý hành chính nhà nước. Nguyên tắc cơ bản để đạt được quy mô Chính phủ hợp lý và phân quyền, phân cấp hành chính là: những việc nào cộng đồng, tổ chức xã hội, doanh nghiệp có thể đảm nhiệm thì chính quyền cần chuyển giao; việc nào chính quyền địa phương có thể làm hiệu quả, chính quyền trung ương sẽ không làm. Bản chất của việc phân quyền, phân cấp quản lý của Trung ương đối với địa phương là chuyển giao một số thẩm quyền (như quyền lập quy, quyền tài chính, quyền quản lý dự án, quyền nhân sự, v.v.) cho chính quyền địa phương và thúc đẩy sự phân chia chức năng hợp lý giữa chính quyền trung ương và địa phương. Đây chính là xu hướng “cải cách quyền lực”, theo đó, chức năng phục vụ công cộng được giao cho chính quyền địa phương càng nhiều càng tốt, nhiệm vụ của chính quyền trung ương là quản lý và kiểm soát vĩ mô đối với nền kinh tế và xã hội. Về mặt thiết lập thể chế, chính quyền trung ương cần tăng cường các cơ quan kiểm soát, điều tiết kinh tế vĩ mô và các tổ chức hành chính công; chính quyền địa phương nên tăng cường các cơ quan thực thi kinh tế và quản lý xã hội khác nhau. Thứ năm,vận dụng các quan điểm và phương pháp khoa học tổ chức trong tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, bố trí, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Trên cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức thực hiện cơ chế quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo vị trí việc làm kết hợp với tiêu chuẩn chức danh, bao gồm các nội dung: tuyển dụng nhân sự phải căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế; bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của mỗi người; đánh giá nhân sự theo các tiêu chuẩn cụ thể, gắn với kết quả thực hiện nhiệm vụ; đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh, chức vụ lãnh đạo, quản lý và yêu cầu nhiệm vụ; quy định rõ chế độ trách nhiệm và gắn kết quả thực thi nhiệm vụ với các chế tài về khen thưởng, kỷ luật, thăng tiến, đãi ngộ. Trước yêu cầu của giai đoạn phát triển mới, cần có cách nhìn đầy đủ, toàn diện về khoa học tổ chức, đặc biệt là vai trò của khoa học tổ chức trên các khía cạnh phát triển của tổ chức nói chung cũng như bộ máy nhà nước nói riêng. Cải cách bộ máy nhà nước cần được nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau, đảm bảo tính khoa học, thực tiễn và phải linh hoạt nhằm thích ứng với sự biến động của tình hình trong nước và thế giới, để Việt Nam có thể khắc phục được những hạn chế, vướng mắc trong tổ chức bộ máy nhà nước hiện nay./. ---------------------------------- Ghi chú: (1),(3) Zhang Cheng Fu:Nghiên cứu cơ chế vận hành và cơ cấu tổ chức chính phủ: kinh nghiệm và gợi mở, Nxb Đại học Nhân dân Trung Quốc, 2016. (2) J. H. Gittell,Phạm vi giám sát, sự phối hợp tương đối và sự thể hiện khi cất cánh: Đánh giá lại của thuyết hậu quan liêu,Organization Science tháng 7-8/2001. (4) Hồ Chí Minh,Toàn tập, tập 5, Nxb CTQG-ST, H.2011, tr.280, tr.313-314. PGS.TS Nguyễn Minh Phương - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn: tcnn.vn |
