Áp dụng cách làm báo cáo bán hàng bằng Excel hay Powerpoint, Freshbooks được xem là kỹ năng cơ bản của bất kỳ Sales Leader nào. Nếu áp dụng tốt các công cụ trên, các bản báo cáo bán hàng này có thể cung cấp những dữ liệu cơ bản về hiệu suất của nhóm và thông báo cho nhà quản lý về tiến độ và hiệu suất trong việc đạt được các mục tiêu bán hàng. Show Thông qua báo cáo doanh số bán hàng này, nhà quản lý có thể phân tích:
Từ các dữ liệu trong báo cáo, người quản lý có thể tiến hành đào tạo 1-1 với từng thành viên. Điều chỉnh quy trình bán hàng hoặc biến chúng thành các bài thuyết trình báo cáo bán hàng để nhân viên quản lý sử dụng. Cùng FastWork tìm hiểu 5 bước báo cáo doanh thu bán hàng đơn giản bằng Excel. Quy trình 5 bước làm báo cáo bán hàng bằng ExcelCó nhiều cách làm báo cáo bán hàng bằng Excel dành cho các trưởng nhóm sales. Cụ thể nhà quản lý có thể thu thập dữ liệu về các: Cuộc gọi bán hàng, số lượng khách hàng đã truy cập, dữ liệu mua lại doanh nghiệp mới, thị phần, phân bổ ngân sách,… Tuy nhiên tại nội dung bài viết sau đây FastWork sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình làm báo cáo bán doanh số bán hàng hàng tuần dành cho các sales leader. Bước 1:Điều đầu tiên các trưởng nhóm bán hàng cần làm là thu thập dữ liệu bán hàng và đưa vào một bảng tính chi tiết, như được hiển thị trong bảng trong tài liệu Excel mới bên dưới.  Đối với ví dụ này, các trưởng nhóm bán hàng đang kiểm tra số liệu doanh thu hàng tuần của một nhóm gồm 6 đại diện bán hàng. Các trưởng nhóm có thể thêm hai cột bổ sung:
Sau khi dữ liệu được lập biểu đồ, điều này sẽ cho phép các trưởng nhóm sales hình dung rõ hơn về hiệu suất của nhóm bán hàng của mình. Bước 2:Đánh dấu TẤT CẢ (ALL) dữ liệu trong biểu đồ (tiêu đề, ngày, đại diện bán hàng, số liệu, v.v.) Bấm vào tab CHÈN (INSERT) từ menu tiêu đề. Từ thanh thả xuống, chọn CHARTS – INSERT COLUMN CHARTS và sau đó ĐÓNG CỘT (CLUSTERED COLUMN). Khi bạn nhấp vào CLUSTERED CHARTS, một biểu đồ sẽ xuất hiện giống như hình bên phải của bảng dữ liệu. Bước 3:Để tiếp tục với báo cáo bán hàng hàng tuần, chúng ta cần:
Thao tác này sẽ chuyển trục X và Y của bạn:
Sử dụng cột chuyển đổi để trình bày báo cáo bán hàng trong Excel Các trưởng nhóm bán hàng cần thay đổi tiêu đề của biểu đồ, chỉ cần bấm đúp vào thư viện văn bản trống ở trên cùng. Bạn sẽ thấy một biểu đồ tương tự như bên dưới: Bước 4:Bước cuối cùng là thay đổi giá trị doanh thu dự báo để nó được biểu thị dưới dạng một đường dữ liệu chéo. Cách thực hiện bước này như sau: Chọn cột dữ liệu dự báo (trong trường hợp này là màu xanh lam) và nhấp chuột phải và chọn THAY ĐỔI LOẠI BIỂU ĐỒ DÒNG (CHANGE SERIES CHART TYPE) Bây giờ trong hộp [Thay đổi loại biểu đồ] (Change Chart Type box), hãy cuộn xuống cuối loại biểu đồ [Dự báo] (forecasted) và thay đổi nó từ [Cột tổng hợp] thành [Hàng]. Khi bạn nhấn phím Enter, biểu đồ của bạn sẽ giống như sau: Bước 5:Bước cuối cùng là hoàn toàn tùy chọn, các sales leader có thể giá trị thu nhập dự đoán của từng đại diện vào dòng mục tiêu của họ. Cách thực hiện như sau:
Khi đó, biểu đồ sẽ như sau: Trong đó:
Từ đó, các trưởng nhóm sales có thể theo dõi rõ ràng tiến trình và hiệu suất của nhóm bán hàng. Các trưởng nhóm sales có thể tạo các báo cáo bán hàng cơ bản để đại diện cho các hoạt động khác nhau. Doanh thu là một trong những số liệu bán hàng phổ biến nhất được đo lường bởi người quản lý bán hàng. Ngoài, ra nhà quản lý cũng có thể sử dụng những tiêu chí này để phân tích:
Theo lý thuyết, bất kỳ số liệu bán hàng nào cũng là dữ liệu đo lường hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng tại hiện trường. Tuy nhiên, các sales leader chỉ nên sử dụng phương pháp này khi có một nhóm bán hàng nhỏ khoảng 5 người và tối đa 6 đại diện bán hàng tại hiện trường. Lý do là bởi một khi doanh nghiệp mở rộng quy mô bán hàng, phát triển thêm các điểm bán mới hoặc bổ sung đội ngũ bán hàng, nhà quản lý sẽ thấy rằng mô hình Excel ngày càng trở nên khó quản lý. 8 mẫu Excel báo cáo bán hàng theo tháng, tuần, ngày mới nhấtBên cạnh hướng dẫn lập báo cáo bán hàng trên, gợi ý bạn tham khảo thêm một số mẫu excel báo cáo bán hàng dưới đây.
Kết luậnĐối với cách làm báo cáo bán hàng bằng Excel trên, FastWork đã cung cấp tới các bạn những kỹ năng cơ bản cho đội ngũ bán hàng nhỏ khi xây dựng báo cáo bán hàng. Tuy nhiên nếu nhà quản lý đang lãnh đạo một nhóm nhiều hơn 6 đại diện bán hàng, cần cân nhắc sử dụng các công cụ quản lý bán hàng. Các công cụ này không chỉ giúp người quản lý tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện trọng tâm và độ chính xác dữ liệu của báo cáo bán hàng. Từ đó nâng cao khả năng quản lý đội ngũ bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng FastWork Sales cung cấp các báo cáo bán hàng cần thiết cho nhà quản lý như: Báo cáo bán hàng theo thời gian, nhân viên, hàng hóa và khách hàng; Báo cáo công nợ theo nhân viên, đơn hàng, khách hàng, nhà cung cấp; Báo cáo tồn kho. Với hệ thống báo cáo trực quan, realtime, trưởng nhóm bán hàng có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình bán hàng trong nhóm, tối ưu thời gian làm báo cáo & quản lý. Nếu doanh nghiệp bạn đang kinh doanh theo mô hình B2B, bạn nên tìm hiểu thêm FastWork Sales. Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm quản lý bán hàng FastWork Sales, dành riêng cho B2B quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây! |
