Khi làm việc với Excel, dữ liệu của tập tin quá lớn sẽ làm người xem khó xác định được cụ thể. Bạn có thể khắc phục việc này bằng cách định dạng ô dữ liệu với công cụ Conditional Formatting trong Excel. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Conditional Formatting? Cùng theo dõi bài viết bên dưới để biết cách thực hiện nhé!Lưu ý: Hướng dẫn bên dưới được thực hiện trên Microsoft Excel 365. Các phiên bản khác như Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 sẽ có chút khác biệt về giao diện nhưng có cách thực hiện tương tự.: Hướng dẫn bên dưới được thực hiện trên Microsoft Excel 365. Các phiên bản khác như Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 sẽ có chút khác biệt về giao diện nhưng có cách thực hiện tương tự. Show
1. Conditional Formatting trong Excel là gì?Conditional Formatting trong Excel là công cụ dùng để làm nổi bật giá trị trong ô giúp người xem xác định được dữ liệu nhanh chóng bằng cách thay đổi màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu của ô theo một quy tắc định dạng có điều kiện.màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu của ô theo một quy tắc định dạng có điều kiện. 2. Tìm hiểu các định dạng theo điều kiện có sẵn- Highlight Cells Rules+ Khái niệm: Định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn thiết lập.Khái niệm: Định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn thiết lập. Một số thiết lập có sẵn có chức năng như sau:
+ Ví dụ: Đánh dấu ô có giá trị lớn hơn 8.5 tại cột Toán. Ví dụ: Đánh dấu ô có giá trị lớn hơn 8.5 tại cột Toán. Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Toán.: Quét chọn giá trị trong cột Toán. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than. Bước 3: Nhập 8.5 vào ô > Nhấn OK.: Nhập 8.5 vào ô > Nhấn OK. - Top / Bottom Rules+ Khái niệm: Định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn.Khái niệm: Định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn. Ô sẽ được định dạng theo các chức năng dưới đây:
+ Ví dụ: Định dạng 2 giá trị lớn nhất tại cột Văn. Ví dụ: Định dạng 2 giá trị lớn nhất tại cột Văn. Bước 1: Quét chọn các giá trị trong cột Văn.: Quét chọn các giá trị trong cột Văn. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Top/Bottom Rules > Chọn Top 10 Items.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Top/Bottom Rules > Chọn Top 10 Items. Bước 3: Giảm giá trị xuống 2 > Chọn OK.: Giảm giá trị xuống 2 > Chọn OK. - Data Bar+ Khái niệm: Data Bar có chức năng hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong một vùng dữ liệu mà bạn chọn. Khái niệm: Data Bar có chức năng hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong một vùng dữ liệu mà bạn chọn. + Ví dụ: Sử dụng Data Bar để định dạng cột Anh. Ví dụ: Sử dụng Data Bar để định dạng cột Anh. Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Anh.: Quét chọn giá trị trong cột Anh. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars > Chọn một bảng màu tại Gradient Fill.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars > Chọn một bảng màu tại Gradient Fill. - Color Scales+ Khái niệm: Chức năng dùng màu sắc để phân biệt các ô của một vùng dữ liệu dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ô. Khái niệm: Chức năng dùng màu sắc để phân biệt các ô của một vùng dữ liệu dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ô. + Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý. Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý. Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Lý.: Quét chọn giá trị tại cột Lý. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu. - Icon Sets+ Khái niệm: Dùng các biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu. Khái niệm: Dùng các biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu. + Ví dụ: Sử dụng chức năng Icon Sets tại cộng Hóa.Ví dụ: Sử dụng chức năng Icon Sets tại cộng Hóa. Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Hóa.: Quét chọn giá trị tại cột Hóa. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Icon Sets > Chọn 1 nhóm biểu tượng.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Icon Sets > Chọn 1 nhóm biểu tượng. 3. Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng- Khái niệm: Conditional Formatting trong Excel ngoài định dạng theo những chức năng có sẵn được giới thiệu ở phía trên thì công cụ còn cho phép bạn có thể tự thiết lập một quy định để định dạng ô chứa giá trị.Khái niệm: Conditional Formatting trong Excel ngoài định dạng theo những chức năng có sẵn được giới thiệu ở phía trên thì công cụ còn cho phép bạn có thể tự thiết lập một quy định để định dạng ô chứa giá trị. - Ví dụ: Định dạng các ô tại cột Anh có giá trị lớn hơn 6.9 do bạn tự thiết lập. Ví dụ: Định dạng các ô tại cột Anh có giá trị lớn hơn 6.9 do bạn tự thiết lập. Bước 1: Quét chọn các giá trị tại cột Anh.: Quét chọn các giá trị tại cột Anh. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule. Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format > Nhập vào ô công thức “=E4 > 6.9” > Chọn Format.: Chọn Use a formula to determine which cells to format > Nhập vào ô công thức “=E4 > 6.9” > Chọn Format. Bước 4: Chọn màu tại Fill trong hộp thoại Format Cells > Nhấn OK.: Chọn màu tại Fill trong hộp thoại Format Cells > Nhấn OK. Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất.: Nhấn OK để hoàn tất. 4. Các thao tác với Conditional Formatting áp dụng trong bài thi MOS- Áp dụng màu ô và màu chữ dựa theo giá trịĐể áp dụng màu ô và màu chữ dựa theo giá trị với Conditional Formatting bạn thực hiện như sau: Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu.: Quét chọn vùng dữ liệu. Bước 2: Chọn chức năng Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules trong Conditional Formatting.: Chọn chức năng Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules trong Conditional Formatting. - Hiển thị data bars, color scale hoặc icon dựa vào giá trị dữ liệuMột số chức năng có sẵn còn lại của Conditional Formatting cũng được áp dụng trong bài thi MOS và cách thực hiện như sau: Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu.: Quét chọn vùng dữ liệu. Bước 2: Chọn chức năng Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules trong Conditional Formatting.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars, Color Scale hoặc Icon Sets. - Hiển thị data bars, color scale hoặc icon dựa vào giá trị dữ liệuMột số chức năng có sẵn còn lại của Conditional Formatting cũng được áp dụng trong bài thi MOS và cách thực hiện như sau: Bước 1: Quét chọn dữ liệu.: Quét chọn dữ liệu. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rules để tạo quy tắc mới.: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rules để tạo quy tắc mới. - Hiệu chỉnh quy tắc được áp dụngNếu bạn thiết lập quy tắc có thiếu sót thì bạn có thể hiệu chỉnh bằng cách như sau: Bước 1: Quét chọn vùng cần hiệu chỉnh.: Quét chọn vùng cần hiệu chỉnh. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Manage Rules.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Manage Rules. Bước 3: Chọn Edit Rule và sửa lại.: Chọn Edit Rule và sửa lại. - Xóa quy tắc đã áp dụngĐể xóa quy tắc đã áp dụng trên các giá trị trong ô bạn thực hiện như sau: Bước 1: Quét chọn dữ liệu.: Quét chọn dữ liệu. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Clear Rules > Chọn Clear Rules from Selected Cells để xóa quy tắc tại vùng bạn chọn hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa quy tắc toàn bộ bảng tính.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Clear Rules > Chọn Clear Rules from Selected Cells để xóa quy tắc tại vùng bạn chọn hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa quy tắc toàn bộ bảng tính. 5. Một số câu hỏi liên quan- Làm sao để đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ?Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu.: Quét chọn vùng dữ liệu. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Duplicate Values.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Duplicate Values. Bước 3: Chọn Light Red Fill with Dark Red Text > Nhấn OK.: Chọn Light Red Fill with Dark Red Text > Nhấn OK. - Làm sao để tạo ra một bản đồ nhiệt?+ Bản đồ nhiệt là gì? Bản đồ nhiệt là gì? Bản đồ nhiệt là một dạng biểu đồ dùng để minh họa số liệu trong đó từng giá trị đại lượng được biểu thị bằng 1 loại màu sắc khác nhau. Trong Excel bản đồ nhiệt dùng so sánh của một tập dữ liệu để người xem có thể nhanh chóng xác định các giá trị thấp hơn hoặc cao hơn trên một vùng dữ liệu. + Cách thực hiện:Cách thực hiện: Bước 1: Chọn vùng dữ liệu.: Chọn vùng dữ liệu. Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Rules > Chọn một bảng màu.: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Rules > Chọn một bảng màu. Bước 3: Xem kết quả.: Xem kết quả. Mời tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động: Xem thêm::
Trên đây là cách sử dụng công cụ Conditional Formatting trong Excel. Mong bài viết sẽ hữu ích dành cho bạn. Cảm ơn đã theo dõi và hẹn gặp lại! |
