Quy trình làm việc là những quy định và cách thức để tiến hành thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn và trình tự đã được thống nhất. Doanh nghiệp có thể liên tục đổi mới quy trình để phù hợp với tình hình chung của công ty. Các quy trình phổ biến trong công ty bao gồm quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quản lý sản xuất sản phẩm,... Show
Tìm hiểu về quy trình làm việc là gì \>>>> Xem thêm: Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả 2. Lợi ích khi xây dựng quy trình công việcMột quy trình làm việc của công ty chuyên nghiệp sẽ giúp công việc giữa các phòng ban được suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất. Để làm rõ hơn về điều này, hãy cùng Viindoo tìm hiểu những lợi ích mà việc xây dựng một quy trình công việc đạt chuẩn mang lại cho doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc của công tyMọi doanh nghiệp đều mong muốn có một quy trình làm việc hoàn chỉnh để nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, cách xây dựng quy trình làm việc như thế nào để hợp lý và đạt được hiệu quả nhất? Cùng Viindoo tìm hiểu dưới đây. 3.1 Bước 1 - Xác định mục tiêu công việcCác doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu của công việc để có thể xây dựng quy trình công việc hợp lý hơn. Các mục tiêu này có thể là vì muốn đổi mới tiêu chuẩn làm việc, thiết lập lại cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo, của thị trường. Xác định mục tiêu để xây dựng quy trình công việc Ngoài ra, việc xác định mục tiêu còn giúp doanh nghiệp xác định được phương pháp, thời gian và phân bổ nguồn lực để hoàn thành công việc. Doanh nghiệp cũng phải xác định phạm vi của quy trình làm việc để giới hạn phạm vi của dự án. 3.2 Bước 2 - Xác định số bước trong từng công việcSố bước thực hiện công việc nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất của từng công việc, trung bình sẽ có từ 8 - 12 bước thực hiện công việc. Các doanh nghiệp có thể áp dụng công thức 5W-1H-5M để xác định số bước của một công việc. Công thức 5W-1H-5M bao gồm:
5M sẽ bao gồm các yếu tố sau đây:
Công thức 5W-1H-5M 3.3 Bước 3 - Xác định số người thực hiện công việcSố lượng người thực hiện công việc và trình độ của người đó sẽ được quyết định dựa trên khối lượng công việc ít hay nhiều, đơn giản hay phức tạp. Ngoài ra, ban lãnh đạo cần cân nhắc một cách kỹ lưỡng để đảm bảo đủ nguồn nhân lực đáp ứng quy trình công việc. Đảm bảo nhân sự để hoàn thành công việc \>>>> Đọc thêm: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả [Kèm mẫu] 3.4 Bước 4 - Kiểm tra quy trình làm việc hiện tạiViệc kiểm tra quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp nắm được những vấn đề đang tồn tại trong bộ máy làm việc. Từ đó, các nhà quản lý sẽ có những giải pháp để cải thiện quy trình làm việc phù hợp hơn. Kiểm tra lại quy trình công việc rất quan trọng Chỉ tiêu để đánh giá và kiểm soát chất lượng công việc bao gồm:
Khi xác định phương pháp kiểm tra, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố:
3.5 Bước 5 - Tính toán mức độ hoàn thành các nội dungSau khi tiến hành đánh giá lại quy trình làm việc, người kiểm tra cần tính toán mức độ hoàn thành của các nội dung đã kiểm tra. Thang đo của từng nội dung sẽ cho biết mức độ hoàn thiện của công việc mà doanh nghiệp đã đạt được. Nếu có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có thể nhanh chóng đưa ra những giải pháp kịp thời. Tính toán mức độ hoàn thành để có những giải pháp phù hợp Ba quá trình bao gồm sản xuất thử, kiểm tra trong quá trình sản xuất, cuối cùng là tính toán lại mức độ khả thi của quy trình làm việc cần được thực hiện nối tiếp, chặt chẽ. Nội dung cần được đánh giá thường là các bước thực hiện, tần suất, công cụ, nhân lực,... 3.6 Bước 6 - Mô tả các bước công việcĐây chính là lúc mà cấp trên, ban quản lý hay lãnh đạo cung cấp cho các thành viên trong đội nhóm của mình một bản hướng dẫn về công việc cần làm. Tùy vào mỗi công việc, khối lượng và trình độ của từng cá nhân mà bản mô tả có thể khác nhau. Nhưng mục đích cuối cùng vẫn là để mang đến cho mọi người một cái nhìn cụ thể nhất về công việc. Ban quản lý nên mô tả lại chi tiết công việc cho các thành viên 3.7 Bước 7 - Hoàn thiện các hướng dẫn, tài liệu kèm theoCuối cùng, doanh nghiệp cần hoàn thiện các tài liệu và bản hướng dẫn để chốt lại quy trình làm việc. Ban quản lý cần đảm bảo mọi người đều đã hiểu về bản hướng dẫn đó, các định nghĩa cùng những thuật ngữ trong quá trình làm việc. Chuẩn bị tài liệu để tránh thiếu sót cho công việc Mọi tài liệu và biểu mẫu nên được đính kèm với nhau, giúp nhân viên hạn chế thiếu sót và lúng túng trong khi thực hiện công việc. Một quy trình làm việc có tài liệu hướng dẫn rõ ràng, chi tiết sẽ đạt hiệu quả tốt hơn. 4. Kiểm soát quy trình làm việc hiệu quả với Viindoo ProjectCác doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện xây dựng các quy trình và kiểm soát hiệu quả làm việc bằng phương pháp thủ công. Tuy nhiên, ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý sẽ giúp công việc này được thực hiện một cách đơn giản những vẫn mang lại hiệu quả cao. Với Viindoo Project, các doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng quy trình làm việc và thực hiện kiểm soát một cách hiệu quả. Giao diện báo cáo của Viindoo Project Lý do đầu tiên mà doanh nghiệp không nên bỏ qua Viindoo Project là khả năng quản lý quy trình là việc của phần mềm này. Theo đó, mức độ hoàn thành công việc của các thành viên sẽ được cập nhật liên tục và tránh được tình trạng trì hoãn, chậm tiến độ của nhân viên. Bên cạnh đó, Viindoo Project còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình làm việc. Các thao tác thực hiện công việc sẽ trở nên đơn giản hơn và theo một quy trình nhất định. Vì thế, người dùng sẽ có thể nhanh chóng cập nhật các tin tức mới nhất liên quan và không phải mất quá nhiều thời gian để hoàn thành công việc. Người dùng hoàn toàn có thể tin tưởng lựa chọn phần mềm Viindoo với những giá trị hướng đến người dùng:
Với những tính năng và ưu điểm trên, Viindoo Project đã mang đến cho nhiều khách hàng những giải pháp tối ưu trong việc quản lý và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả. \>>>> TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ NGAY <<<< Tóm lại, doanh nghiệp có quy trình làm việc phù hợp có thể tăng hiệu quả và loại bỏ nhiều bước công việc không cần thiết. Viindoo hi vọng với những thông tin trong bài viết, doanh nghiệp có thể có được cái nhìn tổng quan về các bước của một quy trình làm việc hiệu quả. Hướng dẫn làm việc là gì?Hướng dẫn công việc là gì? Hướng dẫn công việc đơn giản là các tài liệu mô tả cụ thể, chi tiết, rõ ràng từng bước một phải tuân theo để thực hiện chính xác bất kỳ hoạt động hoặc công việc/ nhiệm vụ cụ thể nào. Quy trình hướng dẫn công việc là gì?Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp. Quy trình làm việc để làm gì?Quy trình làm việc giúp cho người thực hiện công việc xác định rõ mục tiêu, các bước thực hiện và nhìn nhận được kết quả của từng gian đoạn, từng vị trí công việc. Quy trình giúp cho công việc được diễn ra một cách có logic, xác định rõ ngay từ đầu những công việc phải làm. |