Định dạng xác thực dữ liệu google sheet

Chúc mừng ngày bảng tính. Hôm nay đánh dấu việc phát hành bảng tính điện tử đầu tiên từ một công ty có tên là Visicalc. Gần 40 năm sau, bảng tính vẫn là một công cụ thiết yếu để giúp các doanh nghiệp xử lý—và chia sẻ—dữ liệu của họ

Để kỷ niệm, chúng tôi sẽ phát hành một Mẹo G Suite Pro khác để giúp bạn nắm vững nghệ thuật sắp xếp bảng tính bằng cách sử dụng hai tính năng chính trong Google Trang tính. Xác thực dữ liệu và định dạng có điều kiện. Với mẹo này, bạn sẽ có thể làm cho bảng tính của mình trông đẹp nhất bằng cách thêm danh sách thả xuống vào các ô và tác vụ mã hóa màu

Phá vỡ nó

Trong Mẹo G Suite Pro này, chúng tôi chia nhỏ cách sử dụng hai tính năng trong Trang tính

Đầu tiên, Xác thực dữ liệu

Xác thực dữ liệu là một tính năng được sử dụng phổ biến nhất để thêm danh sách thả xuống vào các ô trong Trang tính. Giả sử bạn muốn có một cột trong bảng tính của mình để theo dõi trạng thái của dự án. Bạn có thể sử dụng xác thực dữ liệu để tạo các tùy chọn thả xuống trong ô có nội dung “Chưa bắt đầu”, “Đang tiến hành” hoặc “Sẵn sàng. ”

Chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu và chọn từ một số tùy chọn trong phần “Tiêu chí. ” Đối với ví dụ cụ thể này, bạn có thể chọn “danh sách các mục” và chèn các tùy chọn thả xuống mà bạn muốn có, được phân tách bằng dấu phẩy

Điều mà một số người không nhận ra là xác thực dữ liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích hơn là tạo danh sách thả xuống. Ví dụ, bạn có thể

• Theo dõi công việc sắp tới. Bạn có thể sử dụng tùy chọn “ngày” trong xác thực dữ liệu và kết hợp tùy chọn này với định dạng có điều kiện (xem hướng dẫn bên dưới) để thiết lập tùy chọn này sao cho mọi thứ có một ngày nhất định—hoặc quá một ngày nhất định—tự động chuyển sang màu xám trong Trang tính của bạn. Điều này thật tuyệt nếu bạn cần xem nhanh công việc sắp tới. Chuyển đến Xác thực dữ liệu >

• Thêm ý nghĩa tùy chỉnh vào hộp kiểm. Thay vì chỉ thêm một hộp kiểm, bạn có thể sử dụng xác thực dữ liệu để tự động đánh dấu hộp kiểm bằng một giá trị. Ví dụ: nếu bạn chọn hộp, điều đó có thể có nghĩa là “có” hoặc nếu bạn bỏ chọn hộp, điều đó có thể có nghĩa là “không. ” Chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu > và chọn Hộp kiểm bên dưới “tiêu chí. ” Chọn “Sử dụng giá trị ô tùy chỉnh” trong tùy chọn Tiêu chí và nhập ý nghĩa bạn muốn

• Bảo vệ dữ liệu có cấu trúc hoặc công thức. Bạn có thể đặt tùy chọn trong xác thực dữ liệu thành 'Từ chối đầu vào' đối với các mục nhập không hợp lệ. Điều này hữu ích nếu bạn đang cố gắng bảo vệ dữ liệu có cấu trúc, chẳng hạn như công thức hoặc Tập lệnh ứng dụng mà bạn đang chạy, khỏi vô số trình chỉnh sửa có thể có trong Trang tính của bạn. Xác thực dữ liệu có thể giúp bạn khóa các ô để các công cụ tùy chỉnh của bạn chạy như mong đợi

Thứ hai, Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một công cụ có thể giúp bạn tạo mã màu cho bảng tính của mình—chẳng hạn như nếu bạn muốn tự động gán màu cho một ô dựa trên các tiêu chí cụ thể

Dựa trên ví dụ về trình theo dõi dự án, giả sử bạn muốn nhắc nhở các thành viên trong nhóm thực hiện hành động bằng cách làm cho mọi thứ được phân loại là "Đang tiến hành" xuất hiện bằng màu vàng trong Trang tính của bạn

Bạn có thể chọn ô hoặc cột bạn muốn gán màu và vào Định dạng > Định dạng có điều kiện. Nó sẽ mở ra một bảng điều khiển bên với các tùy chọn

Trong “Định dạng ô nếu…” chọn từ một số tùy chọn (chúng tôi khuyên dùng “văn bản chính xác”). Nhập văn bản mà bạn muốn tự động đổi màu cho. Trong trường hợp này, bất cứ khi nào ai đó chọn “Đang xử lý” từ các tùy chọn thả xuống, bạn có thể chọn làm cho màu xuất hiện thành màu vàng trong ô

Cho dù đó là làm chủ macro hay tập trung hóa dữ liệu của bạn, chúng tôi đều muốn giúp bạn trở thành G Suite Pro. Tìm hiểu thêm mẹo trên kênh YouTube của chúng tôi