Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã số sinh viên Khóa Lớp : THS. NGUYỄN NGỌC LINH : LÊ THỊ TRANG : 1405QTVB : 2014- : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Nguyễn Ngọc Linh – Giảng viên khoa Văn Thư- Lưu trữ đã hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp em hoàn thành bài tiểu luận này. Em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Nguyễn Mạnh Cường và toàn thể thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt tình giảng dạy và giúp đỡ em trong quá trình học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các anh chị trong Phòng Hành chính- Nhân sự cũng như anh chị trong công ty đã nhiệt tình hướng dẫn , phối hợp để em hoàn thành tốt Khóa luận. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất nhưng bài báo cáo không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung Phòng HC - NS Phòng Hành chính – Nhân sự HĐQT Hội đồng quản trị CNH- HĐH Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa CQHCNN Cơ quan hành chính nhà nước PHẦN MỞ ĐẦU ####### 1. Lí do chọn đề tài Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, là một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN) trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Theo đó, họp được phân thành nhiều loại khác nhau như họp tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn, họp tập huấn, triển khai chính sách, họp làm việc với các cấp, với các cơ quan liên tịch, họp tham mưu, tư vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác... Như vậy, họp là một công việc rất quan trọng và luôn gắn bó mật thiết với các hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”. Đó cũng là nơi mà các thành viên có thể tham gia đóng góp ý kiến, thể hiện bản thân và tạo dựng những mối quan hệ mật thiết trong cơ quan, tổ chức. Vì thế tổ chức một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân cũng như cho tổ chức, tiết kiệm thời gian, kinh phí, hiệu quả giải quyết công việc tốt hơn. Đối với nhà quản trị nói chung và nhà quản trị văn phòng nói riêng thì đòi hỏi phải là người có đầy đủ năng lực, kĩ năng tổ chức, điều hành đơn vị mình, đặc biệt là kĩ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp. Mặc dù các cuộc họp diễn ra nhiều và ở mọi cơ quan, tổ chức không chỉ nhà nước mà còn ở các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Tuy nhiên không phải cuộc họp nào cũng thành công và gặt hái được những kết quả như mong đợi, đặc biệt là trong các cơ quan nhà nước vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy em mạnh dạn chọn đề tài này làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp. Với mong muốn có thể tìm hiểu về công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây phân tích các biên bản tổ chức hội họp tại công ty... + Phương pháp tổng hợp; + Phương pháp so sánh... Ngoài ra bài nghiên cứu còn sử dụng, kế thừa thành quả của một số công trình nghiên cứu, bài viết, tài liệu có liên quan. ####### 5. Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp là một đề tài mở, có tầm ảnh hưởng rất lớn đến việc điều hành một tổ chức, có rất nhiều công trình nghiên cứu lớn trên thế giới đã đạt được thành tựu. Còn ở Việt Nam, đề tài nghiên cứu về Công tác tổ chức hội họp chưa thực sự được chú trọng vì tầm nhìn tri thức còn hạn hẹp và công tác này còn chưa được coi trọng. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu biểu như: Các sách, giáo trình chuyên khảo:
Ngoài ra còn có các đề tài nghiên cứu :
####### 6. Giả thuyết khoa học Công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực dụng được để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp của công ty. CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Một số đề xuất kiến nghị và giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần xây dựng và Nhân lực Việt nam nói riêng, và các cơ quan đơn vị nói chung. Từ đó tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp để đạt được kết quả và mục tiêu như mong muốn. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 ####### 1. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp ####### 1. Quy trình tổ chức hội họp Họp là một hình thức giao tiếp, trong đó một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, giải quyết một vấn đề hay quyết định một điều gì đó trong cơ quan, tổ chức, từ đó xác đinh những hành động cần phải tiến hành và sau đó xem xét việc thực hiện chúngì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt và đạt kết quả cao. Tóm lại “ Hội họp là một hình thức của hoạt đông quản lí, một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật”. Tổ chức hội họp là kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, ở đó nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức và phương pháp, kinh nghiệm để tổ chức tốt các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức. 1 Các loại hình hội họp ####### 1.2 Hội nghị Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tới.
Hội nghị khoa học: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề tài tổchức, triệu tập Hội nghị chuyên đề: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề án tổTổ chức hội thảo là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào. Hội thảo thường có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa học trong các lĩnh vực, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí, thương nhân, nhà hoạt động xã hội,... Thông tin, nội dung được thảo luận trong hội thảo thường sẽ trở thành định hướng giải quyết những khó khăn đang diễn ra. Từ sau năm 2000, phát triển thêm một hình thức mới: hội thảo trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (video conferencing). Hội thảo trực tuyến là một hệ thống tương tác cho phép sử dụng cả thiết bị phần cứng (máy quay, loa, đài...) và mạng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc nhiều địa điểm khác nhau có kết nối qua đường truyền internet, giúp các điểm cùng đồng thời liên lạc như đang trong cùng một phòng họp. Hội thảo trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn các nhược điểm so với phương thức truyền thống như : tốn thời gian di chuyển, phát sinh chi phí đi lại, ăn ở... Thông thường kết cấu của một buổi hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí.... Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. ####### 1.2 Họp báo Họp báo là cuộc họp có các nhà báo được mời và các khách mời có liên quan đến cuộc họp, tuyên bố một sự việc quan trọng của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục đích của buổi họp báo là đưa ra những thông tin hướng tới công chúng, khách hàng. Đây là hình thức kết nối doanh nghiệp với cộng đồng thông qua truyền thông, báo chí. Thông qua buổi họp báo, doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết cho các thông tấn báo chí để có thể giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Các thông tin mà doanh nghiệp thường đưa ra như :
####### 1.2 Họp giao ban Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm bắt tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo thực hiện giải quyết các công việc thường xuyên của cơ quan, tổ chức. Thông thường các đơn vị, tổ chức sẽ họp giao ban vào cuối tuần, nhằm xem xét lại quá trình làm việc của tổ chức trong tuần vừa qua và đề ra những nhiệm vụ mới, phân công công việc và thống nhất ý chí và hành động nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Họp giao ban sẽ có số lượng người tham dự không đông, thời gian diễn ra không dài, quy mô tổ chức nhỏ và chủ yếu là nội bộ các cơ quan, tổ chức, công ty. Vì vậy kinh phí dành cho các cuộc họp không lớn và công tác tổ chức sẽ đơn giản hơn nhiều. ####### 1.2 Họp kín Là các cuộc họp nội bộ quan trọng của cơ quan, tổ chức để quyết định một vấn đề quan trọng nào đó, thông tin trong cuộc họp phải được bảo mật. Thông thường các cuộc họp kín diễn ra ở những nơi yên tĩnh, ít người qua lại, có sự bố trí sắp xếp đơn giản, không mang tính nghi lễ, trọng thể. Chủ yếu là các thành viên trong nội bộ tự bàn bạc, thảo luận với nhau và đưa ra hướng giải quyết. Số lượng thành viên trong cuộc họp kín không nhiều, thời gian không gò bó và không nhất thiết phải họp trong giờ hành chính. Những vấn đề được đưa ra trong cuộc họp có tính quyết định và ảnh hưởng lớn đến tổ chức. Vì vậy thông tin trong cuộc họp phải hoàn toàn được bảo mật. Hội họp giúp thủ trưởng cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình từng tháng, từng năm, từ đó khen thưởng những cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc và kỉ luật những cá nhân vi phạm, chưa hoàn thành nhiệm vụ để răn đe và ổn định tổ chức; phát huy những điểm mạnh và tìm cách khắc phụ những điểm yếu để đưa tổ chức phát triển. |
