Để tìm hiểu về cách phát triển bằng API Google Workspace, bao gồm cả việc xử lý xác thực và ủy quyền, hãy tham khảo phần Phát triển trên Google Workspace
Nếu bạn đã dành nhiều thời gian để làm việc với các ứng dụng tính toán như Microsoft Excel hoặc Google Sheets hoặc nhập một số loại dữ liệu nhất định vào Microsoft Outlook, thì hãy chắc chắn rằng bạn đã gặp các bảng giá trị tệp được phân tách bằng dấu phẩy,
Tệp CSV là một tệp văn bản đơn giản mà bạn có thể mở trong nhiều chương trình, bao gồm bất kỳ chương trình nào hoạt động với văn bản thuần túy như ứng dụng Notepad. Điều làm cho tệp CSV trở nên độc đáo là cách tổ chức nội dung của nó. Dưới đây là những điều bạn cần biết về tệp CSV và cách sử dụng.
Những điều cần biết về tệp CSV
- Tệp CSV là tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy;
- Có thể chuyển đổi tệp CSV sang Excel (XLSX), tệp PDF, XML, TXT…với các chương trình tương tự hoặc các dịch vụ trực tuyến Zamzar
- Các tệp CSV cũng có thể được tạo và nhập vào hầu hết các ứng dụng email và các chương trình xử lý dữ liệu có cấu trúc khác
Tệp CSV là gì?
Tệp CSV là tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy, nó chứa các tệp dữ liệu văn bản thuần túy có thể chứa số, chữ cái và cấu trúc dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Với mỗi dòng trong tệp CSV sẽ đại diện cho một hàng cơ sở dữ liệu mới và mỗi hàng cơ sở dữ liệu sẽ bao gồm một hoặc nhiều trường được phân tách bằng dấu phẩy
Các tệp được lưu bằng định dạng tệp CSV thường được sử dụng để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Ví dụ bạn có thể lưu thông tin liên hệ từ Microsoft Excel dưới dạng tệp CSV và nhập thông tin đó vào địa chỉ sổ trong Microsoft Outlook.
Các chương trình cơ sở dữ liệu, phần mềm phân tích và các ứng dụng khác lưu trữ lượng thông tin lớn (như danh bạ và dữ liệu khách hàng) thường sẽ hỗ trợ định dạng này
CSV cũng được viết tắt của Xác thực phần mềm máy tính, Biến được phân tách bằng dấu phẩy, Giọng nói được chuyển mạch hoặc Giá trị được phân tách bằng dấu hai chấm. Nhưng cho dù mọi người gọi tệp CSV là gì thì như cách gọi trên thì họ đều nói về cùng một định dạng
Cách mở tệp CSV
Các phần mềm bảng tính thông thường được sử dụng để mở và chỉnh sửa tệp CSV như Microsoft Excel, OpenOffice Calc hoặc WPS Office Spreadsheets miễn phí. Ngoài ra, bạn còn có thể mở tệp CSV bằng các ứng dụng di động trên điện thoại thông minh bao gồm Microsoft Excel (Android và iOS), Apple Numbers (iOS) và Google Trang tính (Android và iOS)
Vì tệp CSV được lưu dưới dạng văn bản thuần túy nên bạn có thể mở chúng bằng trình chỉnh sửa văn bản như Microsoft Notepad (Windows) và Apple TextEdit (macOS). Để xem hoặc chỉnh sửa tệp CSV trực tuyến đã chỉnh sửa, bạn có thể sử dụng Google Trang tính miễn phí là có tài khoản Google. Dưới đây là chi tiết cách mở tệp CSV trên các phần mềm phổ biến
1. Mở tệp CSV bằng Microsoft Excel
Bước 1. Khởi động Microsoft Excel, chọn Data và chọn From Text
Bước 2. Tìm tệp CSV và nhấn nút Nhập để mở
Bước 3. Lựa chọn mã hóa (lưu ý chọn mã hóa UTF-8)
Bước 4. Select Comma (dấu phẩy) trong các ký tự phân cách
Bước 5. Select Text (text) to setting all lines in text format. Bấm Kết thúc để hoàn tất thiết lập
Bước 6. Select Existing Worksheet và nhấn OK để chèn dữ liệu
2. Mở tệp CSV bằng Google Trang tính
Bước 1. Kích hoạt trình duyệt web yêu thích, đăng nhập vào tài khoản Google và truy cập ứng dụng Google Trang tính (Trang tính). Sau đó mở một bảng tính mới, rồi truy cập menu File > Open.
Bước 2. Trong hộp thoại Open a file display. Bạn chọn thẻ Tải lên, sau đó nhấn nút Duyệt để tìm và tải tệp CSV lên hoặc kéo thả từ máy tính vào cửa sổ này
Bước 3. Tệp CSV sẽ tự động được định dạng đúng và được mở trong ứng dụng Google Trang tính
3. Mở tệp CSV bằng trình soạn thảo văn bản
Không giống như bảng tính phần mềm, các trình soạn thảo văn bản sẽ không tự động định dạng định dạng hoặc tệp cấu trúc CSV. Thay vào đó, bạn sẽ chỉ thấy dữ liệu được phân tách bằng dấu hài hoặc dấu phân cách khác và đây là cách đơn giản, nhanh nhất để xem nội dung của tệp CSV.
Bước 1. Mở một trình soạn thảo văn bản dưới dạng Windows Notepad hoặc TextEdit
Bước 2. Truy cập vào menu File > Open.
Bước 3. Trong hộp thoại Mở, duyệt đến vị trí tệp CSV. Tùy thuộc vào trình chỉnh sửa, bạn có thể phải kích hoạt đơn hàng xổ số ở bên phải của trường Tên tệp. Thay đổi cài đặt mặc định từ Text Documents thành All Files để có thể hiển thị tất cả các tệp, tất nhiên bao gồm cả tệp CSV
Bước 4. Tìm tệp CSV, kích chọn và nhấn nút Mở để mở tệp
Cách tạo tệp CSV
Bạn có thể tạo tệp CSV nếu muốn bằng một trong các cách sau.
1. Từ Microsoft Excel
Bước 1. Mở tài liệu Excel cần chuyển đổi sang tệp CSV và truy cập vào menu Tệp > Lưu dưới dạng từ menu xổ số
Bước 2. Bấm nút Duyệt, trong hộp thoại Lưu dưới dạng hiển thị bạn chuyển đến vị trí cần lưu tệp CSV sau khi chuyển đổi sang.
Kích vào menu xổ số tại mục Lưu dưới dạng, bạn chọn định dạng lưu là Văn bản (được phân cách bằng tab) hoặc CSV (được phân cách bằng dấu phẩy). Nhập tên tệp vào khung Tên tệp
Bước 3. Cuối cùng nhấn nút Lưu để lưu tệp
Lưu ý. Sẽ có hai hộp thoại xuất hiện khi bạn nhấn nút Lưu của bước 3. Bấm nút OK với hộp thoại đầu tiên và bấm nút Có trên hộp thứ hai để lưu tệp mới. Sẽ chỉ có một trang tính trong Excel được chuyển đổi sang định dạng tệp CSV tại một thời điểm. Để chuyển đổi nhiều trang tính khác nhau, bạn cần thực hiện lại từng bước như trên cho từng trang tính
2. Từ Google Trang tính
Bước 1. Kích hoạt trình duyệt web yêu thích, đăng nhập vào tài khoản Google và mở tệp Google Trang tính được lưu trữ trong Google Drive mà bạn muốn xuất sang tệp CSV
Bước 2. Truy cập vào menu Tệp (File), từ menu xổ xuống tùy chọn Tải xuống (Download) và tùy chọn Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (. csv) để tải xuống tệp máy tính CSV đã được chuyển đổi sang
3. Từ trình soạn thảo văn bản
Bước 1. Bạn kích hoạt trình soạn thảo văn bản như Notepad trên Windows hoặc TextEdit trên macOS.
Bước 2. Nhập dữ liệu cho tài liệu, phân tách từng giá trị bằng dấu hài và mỗi hàng bằng một dòng mới.
Bước 3. Truy cập vào menu File > Save (Ctrl + S) để lưu file. Trong hộp thoại Lưu dưới dạng hiển thị, nhập tên tệp với phần mở rộng là. csv vào khung File name, mục Save as type, tùy chọn All Files
Sau cùng nhấn nút Lưu để lưu lại tệp CSV mới.
Cách chuyển file CSV sang Excel
Vì tệp CSV lưu trữ thông tin ở định dạng văn bản thuần túy, vì vậy nó hỗ trợ lưu tệp sang các định dạng khác nhau mà nhiều dịch vụ trực tuyến và các chương trình hỗ trợ
Rất nhiều phần mềm trên máy tính đã được cập nhật đề trên Microsoft Excel, Apple Numbers và LibreOffice Calc, có thể chuyển đổi tệp CSV sang các định dạng khác nhau. Quá trình chuyển đổi cũng khá đơn giản và thường được thực hiện thông qua menu Tệp > Lưu dưới dạng.
Với Excel trên Windows và Mac, bạn có thể chuyển đổi tệp CSV sang rất nhiều định dạng bao gồm. XLSX, XLS, XLSB, ODS, DIF, PDF, RTF, TXT, HTM, HTML, XML, MHT, MHTML và XPS.
Bạn có thể sử dụng Google Trang tính bằng cách truy cập menu Tệp > Tải xuống, chọn XLSX, ODS, PDF hoặc bất kỳ định dạng nào cũng được hỗ trợ
Ngoài ra còn có một số trình chuyển đổi miễn phí trực tuyến như Zamzar, có thể chuyển đổi tệp CSV sang một số định dạng phổ biến như sang PDF và RTF
Làm gì khi không thể mở tệp CSV?
Các tập tin CSV có dữ liệu đơn giản tương ứng. Nhưng nếu đặt sai lỗi hoặc một sự nhầm lẫn cơ bản như dưới đây có thể khiến bạn thấy bối rối.
Hãy nhớ rằng bạn không thể mở tệp đã được hoặc đọc văn bản bên trong tệp đó, vì lý do đơn giản là bạn đang nhầm lẫn tệp khác với tệp ở định dạng CSV. Một số tệp cùng sử dụng các chữ cái của định dạng mở rộng giống nhau nhưng không thực sự giống nhau ở một định dạng hoặc thậm chí là một định dạng tương tự nhưng rất khác
CVS, CVX và CV chỉ là một số ví dụ mà các tệp không thể mở được trong các bảng tính của chương trình mặc dù hậu tố trông rất giống CSV. Nếu trường hợp này xảy ra với tệp của bạn, hãy tìm hiểu về phần mở rộng tệp đó từ Google để xem ứng dụng hỗ trợ nào trước khi cố gắng mở tệp đó bằng một ứng dụng không tương thích
Những lưu ý khi tạo tệp CSV
Có thể bạn sẽ chỉ gặp tệp CSV khi xuất thông tin từ một chương trình sang một tệp, sau đó sử dụng tệp chính này để nhập dữ liệu vào một chương trình khác. Phổ biến nhất là xuất danh bạ trên điện thoại thông minh sang tệp CSV, sau đó nhập dữ liệu từ tệp này sang thiết bị khác. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể thấy mình đang chỉnh sửa tệp CSV hoặc tạo tệp từ đầu, trong trường hợp này cần lưu ý những điều sau
Một chương trình biến phổ biến được sử dụng để mở và chỉnh sửa tệp CSV là Excel. Điều quan trọng cần hiểu về việc sử dụng Excel hoặc bất kỳ phần mềm bảng tính tương tự nào khác là mặc dù các chương trình dường như hỗ trợ nhiều trang tính khi chỉnh sửa tệp CSV, nhưng định dạng CSV sẽ không hỗ trợ “
Ví dụ: bạn đã sửa đổi dữ liệu trong trang tính đầu tiên của tài liệu và sau đó lưu vào tệp CSV và dữ liệu trong trang tính đầu tiên sẽ là dữ liệu sẽ được lưu. Nhưng nếu chuyển sang một trang tính khác và thêm dữ liệu vào, sau đó lưu tệp lại một lần nữa thì thông tin trong trang tính được chỉnh sửa gần đây sẽ được lưu lại. Nhưng dữ liệu trong trang tính đầu tiên sẽ không thể truy cập được nữa sau khi tắt chương trình bảng tính đó
Đó là bản chất của bảng tính phần mềm làm cho sự nhầm lẫn này trở nên khó hiểu. Hầu hết các bảng công cụ tính toán đều hỗ trợ các dữ liệu như biểu đồ, công thức, hình ảnh và nhiều dữ liệu khác mà đơn giản là không thể lưu dưới định dạng CSV
Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn hiểu chế độ này. Đây là lý do tại sao các định dạng bảng khác được tối ưu hóa tốt hơn như XLSX được sử dụng phổ biến. Nói cách khác, nếu bạn muốn lưu bất kỳ công việc nào ngoài những thay đổi dữ liệu rất cơ bản đối với CSV, thì không nên sử dụng CSV mà hãy lưu hoặc xuất sang định dạng nâng cao hơn
Trên đây, mình vừa cùng các bạn tìm hiểu về rất nhiều thông tin quan trọng về file CSV như. Tệp CSV là gì, cách mở, cách tạo, cách chuyển tệp CSV sang Excel và những lưu ý khi làm việc với tệp này. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Cám ơn bạn đã xem bài viết
