Trong bài này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter rất là hay nhưng ít người biết và sử dụng. Show Lọc dữ liệu Trong dữ liệu này mình sẽ lọc ra những bạn chưa đạt trong môn thể dục nha và mình sẽ đưa kết quả này qua cái sheet kết quả. Bạn chọn một ô trống để vào đó điều kiện của mình ở đây mình để điều kiện là môn thể dục chưa đạt nha. Tiếp theo bạn qua sheet kết quả chọn Data -> Advanced -> cửa sổ mới hiện lên chọn Copy to another location. Trong List range bạn kích vào sau đó chọn qua sheet chứa vùng dữ liệu -> bôi đen vùng dữ liệu. Trong ô Criteria range kích qua sheet 1 chọn điều kiện mình đã tạo ra lúc đầu. Trong Copy to bạn chọn ô mà mình muốn bắt đầu để hiển thị kết quả sau đó kích chọn ok. Lọc dữ liệu nâng caoBây giờ mình không muốn lấy tất cả thông tin mà mình chỉ muốn lấy môn toán, văn và thể dục chưa đạt thì mình là như sau: Trong bảng kết quả bạn để 3 cột toán, văn và thể dục. Bạn cũng làm tương tự như trên là vào Data -> chọn Advanced -> trong List range chọn vùng dữ liệu -> trong List range cũng chọn điều kiện -> trong Copy to bôi chọn cả 3 trường toán, văn, thể dục -> ok. - Các thao tác, các hàm tính toán trên Excel thường thoả mãn các điều kiện quy định trong một vùng gọi là vùng tiêu chuẩn (Ciriteria Range)- Vùng này bao gồm một dòng đầu tiên chứa một hay nhiều tiêu đề của vùng cơ sở dữ liệu, các dòng còn lại chứa các điều kiện. Ví dụ: Vùng tiêu chuẩn với điều kiện: · Các dạng vùng tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn số, văn bản. Ô điều kiện có thể là số, văn bản, có thể kết hợp các phép toán >,<,>=,<=,<> Ví dụ 1: Vùng tiêu chuẩn với điều kiện: @Chú ý: Có thể dùng các ký tự * hay ? trong các chuỗi ký tự của điều kiện Ví dụ 2: Vùng tiêu chuẩn với điều kiện Tên bắt đầu bằng N ( Nam, Nga, Ngân) Chức vụ bắt đầu với bất kỳ ký tự nào sau đó là chữ P (TP,PP…) - Tiêu chuẩn Công thức: Ô điều kiện là một công thức. Nếu sử dụng tiêu chuẩn này phải lưu ý 2 điều kiện sau: + Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tieu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng dữ liệu hoặc là tiê đề trống. + Trong công thức của ô điều kiện, phải dùng địa chỉ ô trong mẩu tin đầu tiên ( Dòng thứ 2 trong vùng dữ liệu) + Giá trị trong ô điều kiện sẽ là True hoặc False ( Đúng hoặc Sai) Ví dụ: Tiêu chuẩn ký tự đầu của các tên khác “H” Công thức trong ô điều kiện là: Left(C2,1)<>”H” - Phối hợp nhiều điều kiện trong cùng một tiêu chuẩn: Trong vùng tiêu chuẩn có thể kết hợp nhiều điều kiện với nhau: a. Kết hợp Và: Các điều kiện đặt cùng dòng Ví dụ: Vùng tiêu chuẩn thể hiện 2 điều kiện: có số con bằng 2 và chức vụ là NV1 b. Kết hợp Hoặc: Các điều kiện đặt khác dòng: Ví dụ 1: Vùng tiêu chuẩn thể hiện 2 điều kiện: Có số con bằng 2 hoặc chức vụ bằng NV1. Ví dụ 2: Vùng tiêu chuẩn thể hiện 2 điều kiên: số con bằng 2 hoặc số con bằng 3 Ví dụ 3: Vùng tiêu chuẩn thể hiện cả 2 điều kiện có tính chất “Và” và “Hoặc”: Là nhân viên có chức vụ là NV1 và số con bằng 2 hoặc có chức vụ là NV2 và có số con bằng 3. · Tạo vùng tiêu chuẩn: -Vùng tiêu chuẩn phải ở ngoài phạm vi của vùng cơ sở dữ liệu - Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột cần đặt điều kiện. - Thông thường, nếu khôngdùng tiêu chuẩn công thức, nên sao chép từ vùng dữ liệu ban đầu đến vùng dữ liệu tiêu chuẩn. - Những dòng phía dưới tiêu đề cột sẽ chứa các điều kiện Phần 2: Lọc và rút trích dữ liệu Kết xuất: (lọc dữ liệu) - Kết xuất các mẩu tin (dòng) thoả mãn điều kiện đã quy định đến một vùng khác. - Để thực hiện thao tác này phải tổ chức ra các vùng sau: · Vùng Database: Vùng chứa dữ liệu sẽ thao tác · Vùng Criteria: Vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện lọc · Vùng Extract: là vùng dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Ví dụ: Vùng A1:I8 là vùng Database Vùng B12:B13, hoặc D12 Vùng B15: ... là vùng kết xuất Thực hiện: 1. Chọn một ô bất kỳ trong vùng Database 2. Thực hiện lệnh Data \Filter \ Advanced Filter 3. Trong Action chọn Copy to another Localtion (Để sao chép các mẫu tin cần lọc sang một vùng khác). 4. Trong List Range nhập địa chỉ của vùng Database 5. Trong Criteria nhập địa chỉ của vùng Criteria range ( Vùng tiêu chuẩn) 6. Đặt con trỏ vào mục Copy to và chọn một ô là vị trí đầu tiên của vùng sẽ chứa dữ liệu được kết xuất ra. 7. Nếu chọn Unique record only, dữ liẹu lọc ra nếu có những dòng trùng nhau sẽ chỉ thể hiện một dòng. 8. Chọn Ok, các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong một vùng Criteria sẽ được trình bày trong vùng bắt đầu tại ô đã chọn trong vùng Copy to. @ Chú ý: Nếu trong Action chọn Filter the list, in place sau khi thực hiện vùng Database chỉ xuất hiện những vùng thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria. Từ trình đơn chọn Data \ Filter \ Show All để hiển thị lại các dòng trong vùng Database Advanced Filter dùng để làm gì?Sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter cho phép chúng ta lọc dữ liệu thoả mãn nhiều điều kiện trong nhiều cột, ngoài ra, Advanced Filter còn cho chúng ta lựa chọn copy dữ liệu thoả mãn điều kiện lọc ra một vùng khác.
Advanced trong Excel là gì?Advanced Filter trong Excel là tính năng dùng để lọc dữ liệu theo điều kiện từ đơn giản đến phức tạp. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu về công cụ này qua các ví dụ cụ thể nhé. Advanced Filter trong Excel có mặt ở mọi phiên bản từ Excel 2013 - Excel 2021 và cả Office 365.
Mức List Range chưa thông tin gì?Ở phần List Range là vùng dữ liệu chính bạn muốn lọc. Khi đặt chuột vào bảng chính và chọn chức năng Advanced Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu, bằng cách bao quanh bằng đường nhấp nháy. Nếu Excel chọn không đúng vùng dữ liệu, click vào nút nằm trong ô List Range và chọn lại vùng dữ liệu.
Vùng tiêu chuẩn là gì?Khái niệm Criteria range: Vùng tiêu chuẩn lọc (criteria range) là vùng có từ 2 dòng trở lên, dòng đầu tiên chứa nhãn, dòng thứ 2 trở đi chứa các điều kiện. Vùng tiêu chuẩn gồm 2 thành phần: - Trong đó Nhãn là tên một hoặc nhiều cột tham gia vào điều kiện lọc.
|
