Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy hiện là nhu cầu của không ít đơn vị kinh doanh. Với trường hợp này, hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp tới bạn và doanh nghiệp một cách chi tiết nhất. Show  Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không? 1. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy mới nhấtTrong quá trình kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, chỉ cần tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 12/9/2018, Chính Phủ đã quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau: - Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy; - Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy phải đảm bảo tuyệt đối sự trùng khớp nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi. \>> Có thể bạn quan tâm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ. 2. Yêu cầu nội dung với hóa đơn chuyển đổiCăn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung so với hóa đơn điện tử được chuyển đổi. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung như một hóa đơn điện tử thông thường. Cụ thể, một hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường sẽ phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau: - Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế). - Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. - Chữ ký số, chữ ký điện tử của hai bên bán và mua. - Thời điểm lập hóa đơn điện tử. - Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. - Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có). Với các trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung theo quy định, sẽ được hướng dẫn bởi Bộ Tài chính. 3. Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý và không cần đóng dấuChứng từ giấy chuyển đổi từ HĐĐT không cần đóng dấu. Tại khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.” Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật. Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp. \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. 4. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóngHiện nay, để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp. Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không? (Ảnh minh họa) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc. Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm: - Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn - Số hóa đơn - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế). - Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ - Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua - Thời điểm lập hóa đơn - Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử - Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có - Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có). Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không phải đóng dấu. Lưu ý: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm. In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào? Mặc dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy nhưng việc lưu giữ hóa đơn ở cả bản giấy mang lại khá nhiều tiện lợi khi hạch toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế. Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử ra giấy khá đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, các bước thực hiện sẽ có khác biệt nhất định nhưng về cơ bản thì sẽ gồm các bước dưới đây: - Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử - Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi - Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi - Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. |
