Google Trang tính là một chương trình bảng tính có sẵn trong Google Workspace, cùng với các công cụ khác như Lịch Google và Tài liệu. Nó tăng gấp đôi như một bảng chấm công đơn giản để các doanh nghiệp ghi lại giờ làm việc của nhân viên Show
Tính năng theo dõi thời gian trên Google Trang tính có thể giúp bạn quản lý dự án, theo dõi số giờ có thể lập hóa đơn chính xác và các chức năng kinh doanh khác Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách theo dõi thời gian với Google Sheets, ưu điểm và nhược điểm của nó. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu ba lựa chọn thay thế cho tính năng theo dõi thời gian trên Google Trang tính Bài viết này bao gồm(Nhấp vào một liên kết để đi đến một phần cụ thể)
Bắt đầu nào 3 phương pháp theo dõi thời gian trên Google Trang tínhChủ yếu có ba cách khác nhau để theo dõi thời gian bằng Google Trang tính 1. Nhập thủ công các mục nhập thời gianTại đây, bạn nhập giờ vào và giờ ra ở 2 ô khác nhau trong bảng tính Google Sheets. Bạn cũng cần đặt định dạng dữ liệu Thời gian cho các ô có mục nhập thời gian Để làm điều này, bạn nên a. Chọn các cột thời gian (ví dụ: A. A cho thời gian bắt đầu và B. B cho thời gian kết thúc) và nhấp vào nút 123 trên thanh công cụ để truy cập menu thả xuống. b. Chọn định dạng Thời gian từ trình đơn thả xuống  c. Định dạng cột Số giờ đã làm việc (ví dụ: C. C) dưới dạng Thời lượng từ cùng một trình đơn thả xuống d. Sử dụng công thức (B2-A2) để lấy giá trị đầu tiên trong cột Số giờ đã làm việc 2. Sử dụng Google Biểu mẫu để tạo trình theo dõi thời gianGoogle Form có thể ghi lại thời điểm nhân viên bắt đầu và ngừng làm việc. Ngoài dấu thời gian, nó còn có tính năng thêm ghi chú đặc biệt, ID email nhân viên và phòng ban. Để làm điều này, bạn cần tạo các câu hỏi như Tên, Thời gian vào, Hết giờ, Bộ phận, v.v. , trong Google Biểu mẫu. Thiết kế mẫu theo ý thích của bạn bằng Google Biểu mẫu và yêu cầu nhân viên của bạn điền thông tin hàng ngày Nhân viên của bạn có thể trả lời các câu hỏi và gửi biểu mẫu. Sau đó, bạn có thể xuất dữ liệu sang Google Trang tính Bây giờ, bạn tính toán Số giờ đã làm việc bằng cách sử dụng các chức năng của Google Trang tính như đã đề cập ở trên 3. Sử dụng Tiện ích mở rộng của ChromeMột số công cụ theo dõi thời gian có Tiện ích mở rộng của Chrome để theo dõi thời gian khi làm việc bằng Google Trang tính. Các công cụ này có thể chạy ẩn trong khi nhân viên làm việc trên bảng tính Ngoài việc theo dõi tổng số giờ đã làm việc, bạn còn có thể sử dụng Google Trang tính cho các mục đích khác 3 ứng dụng khác của Google Sheets Theo dõi thời gianHãy cùng xem các ứng dụng khác nhau của Google Sheets trong việc theo dõi thời gian 1. Thêm giờ giải lao trong khi theo dõi giờBạn có thể bao gồm thời gian nghỉ giải lao của mình trong bảng tính Google Trang tính. Đối với điều này, bạn cần phải a. Tạo cột Bắt đầu ngắt và Kết thúc ngắt (ví dụ: C. C và D. D) và chọn Định dạng thời gian cho cả hai b. Sử dụng công thức (B2-A2)-(D2-C2) cho cột Số giờ đã làm việc Bằng cách này, bạn có thể biết tổng thời gian nhân viên đã làm việc sau khi nghỉ giải lao 2. Tìm lượng thời gian làm việc ngắn nhất và dài nhấtGoogle Trang tính có chức năng tích hợp để tìm số giờ làm việc tối thiểu và tối đa Để thiết lập chức năng a. Đặt công thức. =Tối thiểu(Cột Số giờ đã làm việc) trong cột Số giờ đã làm việc tối thiểu b. Tương tự, gán công thức = Max(Số giờ đã làm việc) vào cột Số giờ đã làm việc tối đa Thực hiện theo các bước trên có thể giúp bạn phát hiện ra những nhân viên đang làm việc quá sức hoặc không đáp ứng yêu cầu về số giờ làm việc tối thiểu. 3. Tính tổng số giờ làm việcTổng số giờ đã làm việc có thể cho bạn biết nhân viên của tổ chức bạn đã làm việc bao lâu trong một khoảng thời gian cụ thể. Để xác định điều này, bạn cần a. Tạo cột Tổng số giờ đã làm việc và chèn công thức =SUM(cột Số giờ đã làm việc) Bây giờ chúng ta đã biết cách theo dõi thời gian với Bảng tính Google, hãy xem các loại khác nhau của nó 4 loại Bảng chấm công khác nhau trong Google Trang tínhDưới đây là một số loại bảng tính Google Sheet phục vụ mọi nhu cầu công việc 1. Bảng chấm công hàng ngàyBảng chấm công hàng ngày của nhân viên cho phép bạn ghi lại số giờ làm việc của nhân viên, người làm việc tự do hoặc nhà thầu trong một ngày. Doanh nghiệp cần theo dõi lịch làm việc của nhân viên hàng ngày có thể sử dụng bảng chấm công hàng ngày 2. Bảng chấm công hàng tuầnBảng chấm công hàng tuần là tốt nhất cho các doanh nghiệp muốn xem nhân viên, người làm việc tự do hoặc nhà thầu sử dụng thời gian của họ như thế nào trong một tuần. Bạn cũng có thể xem mức năng suất của họ trong một tuần và đánh giá hiệu suất trong thời gian ngắn 3. Bảng chấm công hai tuần một lầnBảng chấm công hai tuần một lần ghi lại các mục thời gian của một nhân viên và nhiều nhân viên trong hai tuần. Với bảng chấm công này, bạn chỉ cần tạo tiền lương hai lần một tháng 4. Bảng chấm công hàng thángBảng chấm công hàng tháng theo dõi công việc được thực hiện bởi nhân viên được trả lương và dịch giả tự do mỗi ngày trong một tháng. Bảng chấm công bao gồm số giờ làm việc và làm thêm giờ của từng nhân viên trong ngày và các chi tiết khác Xem một vài mẫu bảng chấm công miễn phí có sẵn cho Google Trang tính Tất cả các bảng chấm công này của Google, bất kể loại nào, đều mang lại cho bạn một loạt lợi ích. Hãy nhìn vào chúng 4 Ưu điểm của Theo dõi thời gian trên Google Trang tínhMột số lợi ích của việc theo dõi thời gian với Google Trang tính bao gồm 1. Không cần đào tạoGoogle Trang tính dễ vận hành nhờ các chức năng đơn giản và giao diện trực quan. Hơn nữa, tương tự như Microsoft Excel, nhân viên của bạn có thể nhanh chóng tìm ra cách sử dụng nó. Ví dụ: bạn có thể phải dạy nhân viên của mình vận hành tính năng Tiện ích bổ sung trong Google Spreadsheets. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không phải giải thích cách thêm hàng hoặc cột hoặc sử dụng công thức trong ứng dụng — đặc biệt nếu nhân viên đã quen thuộc với Excel 2. Có thể truy cậpGoogle Trang tính là một giải pháp dựa trên đám mây. Nó có thể được nhân viên của bạn truy cập từ bất cứ đâu miễn là họ có kết nối internet mạnh. Ngoài ra, nhân viên tại hiện trường có thể dễ dàng bấm giờ vào và ra từ ứng dụng Google Trang tính trên điện thoại di động của họ khi họ di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác Hơn nữa, Google Trang tính cũng giúp tăng tính linh hoạt của nhóm bằng cách cho phép làm việc từ xa. Nhân viên từ xa có thể đăng nhập và đăng xuất từ các địa điểm làm việc ưa thích của họ bằng bảng tính dựa trên đám mây này 3. Khả năng tương thích cao với các ứng dụng khácGoogle Trang tính tích hợp với các ứng dụng khác như Trello, Slack, Clockify, v.v. , thông qua một API. Chức năng này cho phép nhân viên của bạn theo dõi thời gian trong khi làm việc với dự án của họ từ Trello hoặc các giải pháp khác. Hơn nữa, các công cụ theo dõi thời gian nâng cao theo dõi thời gian liền mạch mà không làm gián đoạn công việc Google Trang tính cũng hoạt động với Google Tài liệu, Lịch, PowerPoint và các ứng dụng khác của Google để cộng tác dễ dàng và liên kết dữ liệu nhanh chóng Ngoài ra, bạn có thể mở rộng Google Sheets bằng App Scripts. Bạn có thể thêm menu tùy chỉnh, thanh bên, hộp thoại, v.v. vào bảng tính với nó. 4. Ứng dụng miễn phíGoogle Trang tính là một giải pháp miễn phí. Bạn không phải trả tiền cho một thuê bao hàng tháng hoặc mua nó. Tuy nhiên, bạn có thể phải mua thêm dung lượng trong Google Drive để lưu trữ bảng tính sau khi sử dụng hết dung lượng lưu trữ miễn phí tối đa Google Trang tính cũng cung cấp nhiều mẫu miễn phí hoặc bổ sung. Một vài trong số đó là mẫu bảng chấm công hàng tuần, mẫu ngân sách hàng tháng, mẫu hóa đơn và mẫu biểu đồ Gantt Mặc dù tính năng theo dõi thời gian trên Google Trang tính có những lợi ích nhưng nó cũng có những nhược điểm 4 Nhược điểm của Theo dõi thời gian trên Google Trang tínhMột số hạn chế của tính năng theo dõi thời gian trên Google Trang tính là 1. Mất thời gianNhân viên của bạn có thể phải nhập thời gian bắt đầu và kết thúc theo cách thủ công nếu công ty của bạn sử dụng Google Trang tính, việc này có thể tốn nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần ghi chú thủ công thời gian bắt đầu và kết thúc nghỉ trưa, họp,…. , có thể mất nhiều thời gian hơn 2. Khó quản lýViệc quản lý Google Trang tính có thể trở nên khó khăn khi công ty của bạn phát triển. Người giám sát có thể cảm thấy tẻ nhạt khi tổ chức, định vị và lưu trữ chúng Ngoài ra, họ có thể phải tính toán thủ công số giờ bình thường, số giờ làm thêm và tổng số giờ làm việc hàng ngày 3. dễ bị lỗiMặc dù Google Trang tính cho phép sử dụng các công thức nâng cao nhưng nhân viên vẫn cần nhập thời gian đăng nhập và đăng xuất hàng ngày, trạng thái tham dự, v.v. Việc ghi chép thủ công như vậy dễ bị sai sót Ngoài ra, những nhân viên trì hoãn điền vào hồ sơ thời gian có thể quên thời gian của họ và điền dữ liệu sai, dẫn đến đánh giá quá cao thời gian làm việc. Nó có thể làm tăng đáng kể chi phí của bạn, đặc biệt đối với những nhân viên tính phí theo giờ Việc phát hiện những lỗi này trong bảng chấm công của Google Trang tính có thể trở nên khá bận rộn 4. Khả năng mở rộng hạn chếMặc dù bạn có thể định cấu hình Google Trang tính để theo dõi thời gian nhưng Google Trang tính không được thiết kế để làm điều đó. Và nó thiếu nhiều tính năng mà một công cụ theo dõi thời gian chuyên dụng cung cấp. Những hạn chế này khiến các công ty không thể mở rộng quy mô vì nó có thể tạo thêm nhiều việc cho nhân viên. Nó cũng có thể làm tăng khả năng mắc lỗi và giảm sự hài lòng trong công việc Đó là lý do tại sao bạn cần xem xét các lựa chọn thay thế cho tính năng theo dõi thời gian của Google Trang tính. Ngày nay, có một số công cụ với chức năng theo dõi thời gian hiện đại và các tính năng khác đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các loại hình doanh nghiệp khác nhau 3 lựa chọn thay thế phổ biến cho tính năng Theo dõi thời gian trên Google Trang tínhDưới đây là ba lựa chọn thay thế nổi tiếng để theo dõi thời gian trên Google Trang tính 1. bác sĩ thời gianTime Doctor là phần mềm theo dõi năng suất và thời gian của nhân viên được sử dụng bởi các công ty nhỏ, như ThriveMarket, cũng như các công ty lớn, như Ericsson. Công cụ này tạo bảng chấm công tự động dựa trên thời gian được theo dõi và nhiệm vụ đã thực hiện trong khoảng thời gian đó Các tính năng chínhHãy xem xét một số tính năng chính của Time Doctor A. Tiện ích mở rộng và tích hợp của ChromeTime Doctor có tiện ích mở rộng của Chrome tích hợp với hơn 50 phần mềm, bao gồm cả Google Trang tính Để sử dụng tích hợp Google Trang tính, bạn cần phải
Các tích hợp khác của công cụ là
Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng bảng chấm công di động của Time Doctor hoạt động trên thiết bị Android B. Theo dõi thời gian im lặng và tương tácTime Doctor cung cấp một trình theo dõi thời gian im lặng ghi lại số giờ của nhân viên trong nền khi họ làm việc. Tính năng tự động này cho phép nhân viên tập trung vào công việc của họ bằng cách không làm họ mất tập trung bằng bộ đếm thời gian. Công cụ bắt đầu và dừng theo dõi thời gian khi nhân viên tắt mở hệ thống Ngoài ra, Time Doctor còn có tính năng tương tác theo dõi thời gian. Tại đây, nhân viên có thể tự Khởi động và Dừng bộ đếm thời gian của dụng cụ khi chúng bắt đầu và ngừng hoạt động. C. Theo dõi thời gian nhàn rỗiTime Doctor theo dõi thời gian nhàn rỗi của nhân viên dựa trên hoạt động của hệ thống của họ. Khi hệ thống không hiển thị bất kỳ thao tác nhấn phím hoặc di chuyển chuột nào, hệ thống sẽ cho rằng nhân viên đang rảnh rỗi và theo dõi thời gian nhàn rỗi. Khi nhân viên đạt đến giới hạn thời gian không hoạt động (mà bạn có thể đặt), công cụ sẽ hiển thị cửa sổ bật lên cảnh báo nhân viên tập trung vào nhiệm vụ của họ Nếu nhân viên không phản hồi một phút sau khi hiển thị cửa sổ bật lên, trình theo dõi sẽ tự động dừng theo dõi thời gian. Ghi chú. Time Doctor không ghi lại các lần nhấn phím hoặc nhấp chuột để bảo vệ quyền riêng tư. Nó chỉ theo dõi xem người dùng nhấn phím hay nhấp chuột D. Xếp hạng năng suấtTime Doctor cho phép bạn phân loại các trang web và ứng dụng dựa trên mức độ phù hợp của chúng để hoạt động
Tính năng này sẽ cho bạn biết khi một nhân viên dành thời gian trên một trang web hoặc ứng dụng được phân loại là 'Không hiệu quả'. ' Nó cũng cảnh báo nhân viên bằng một cửa sổ bật lên và thúc đẩy họ quay lại trang hiệu quả E. ScreencastsBạn có thể sử dụng Time Doctor để ghi lại màn hình của nhân viên khi họ đang làm việc. Hơn nữa, bạn có thể lên lịch cho phần mềm nhấp vào ảnh chụp màn hình theo các khoảng thời gian cụ thể. Ghi chú. Nhân viên có thể làm mờ hoặc xóa ảnh chụp màn hình chứa thông tin cá nhân F. Quản lý biên chếNgoài việc theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác, Time Doctor còn giúp tạo bảng lương. Phần mềm tích hợp với Paypal, Gusto, ADP và Wise để bạn có thể trả lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và an toàn. định giáTime Doctor cung cấp gói dùng thử 14 ngày miễn phí (không cần thẻ tín dụng). Gói cơ bản của nó bắt đầu ở mức 7 đô la mỗi người dùng/tháng và cung cấp tính năng theo dõi thời gian, ảnh chụp màn hình không giới hạn, theo dõi hoạt động, v.v. Đánh giá của khách hàng
2. Chuyển đổi theo dõiToggl Track là một công cụ theo dõi thời gian được thiết kế cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ dịch giả tự do đến các doanh nghiệp lớn. Bạn có thể truy cập công cụ này từ trang web, máy tính để bàn hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. Các tính năng chính
định giáCùng với gói miễn phí, Toggl Track cung cấp gói trả phí bắt đầu từ $10 mỗi người dùng/tháng Đánh giá của khách hàng
3. vĩnh viễnMục tiêu của Everhour là giúp các công ty vừa và nhỏ tổ chức công việc của họ bằng cách theo dõi giờ làm việc. Nó cũng cung cấp các tính năng như lập ngân sách, lập hóa đơn cho khách hàng và bảng lương dễ dàng Các tính năng chính
định giáCác gói giải pháp đám mây của Everhour bắt đầu từ $7/người dùng mỗi tháng cho năm người dùng Đánh giá của khách hàng
kết thúcMặc dù tính năng theo dõi thời gian trên Google Trang tính có những ưu điểm nhưng nó vẫn dễ xảy ra lỗi, tốn thời gian và khó quản lý. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp cần xem xét phần mềm theo dõi thời gian tiên tiến để giúp theo dõi thời gian. Công cụ theo dõi thời gian chuyên dụng, như Time Doctor, có công nghệ tiên tiến, mẫu bảng chấm công có thể tùy chỉnh và các tính năng khác giúp ghi lại số giờ có thể lập hóa đơn của nhân viên một cách dễ dàng Tại sao không đăng ký dùng thử miễn phí Time Doctor ngay hôm nay và đơn giản hóa cách bạn theo dõi thời gian?
Vaishali Badgujar Vaishali Badgujar là chuyên gia Nội dung và SEO tại Time Doctor, một hệ thống theo dõi thời gian thân thiện với nhân viên giúp tăng năng suất Bạn có thể tính giờ trên Google Trang tính không?Để sử dụng HOUR trong Google Trang tính, bạn có thể sử dụng công thức sau. =HOUR(A1) trong đó A1 là ô bạn muốn trích xuất giờ từ đó. Điều này sẽ trả về giờ từ thời điểm trong A1 dưới dạng một số từ 0 đến 23.
Google Trang tính có mẫu bảng chấm công không?Mẫu bảng chấm công trên Google Trang tính là một bảng tính có thể chỉnh sửa mà nhân viên sử dụng để nhập và gửi giờ làm việc để phê duyệt . Các doanh nghiệp sử dụng các mẫu này để trả lương cho nhân viên và quản lý bảng lương của họ. Các mẫu Google Trang tính tự động lưu các thay đổi. |
