Chia sẻ trang tính Excel trực tiếp

Cộng tác rất quan trọng trong nhiều không gian làm việc. Vì hầu hết các dự án đều yêu cầu nhiều người dùng truy cập tệp nên việc thiết lập cộng tác trở nên cần thiết

Microsoft Excel chỉ là một trong nhiều chương trình được các công ty trên toàn thế giới sử dụng. Như vậy, nhu cầu về sổ làm việc dùng chung là rất quan trọng.

Mục lục

Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách bạn và nhóm của bạn có thể cộng tác bằng cách sử dụng Excel 2016 và các phiên bản Excel trực tuyến khác

Chia sẻ tệp Excel ngoại tuyến

Nếu bạn có kết nối cục bộ, tất cả người dùng trong mạng có thể có quyền truy cập vào bất kỳ tệp nào. Không chỉ vậy, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp đều có thể được theo dõi. Bạn cũng có thể đặt người dùng nào sẽ có quyền truy cập vào tệp

Bắt đầu bằng cách lưu tệp ở vị trí mà mọi người trong nhóm của bạn có thể truy cập được. Sau đó, bạn có thể đặt tệp của mình để cộng tác

Thêm lại tính năng sổ làm việc được chia sẻ

Người dùng Office 365 sẽ thấy tính năng Shared Workbook bị ẩn theo mặc định. Điều này là do Microsoft khuyến khích người dùng chia sẻ sổ làm việc trực tuyến

Đây là cách bạn kích hoạt tính năng. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo – Chia sẻ tài liệu

• Chuyển đến Tệp > Tùy chọn > Thanh công cụ Truy nhập Nhanh

• Trong menu thả xuống Chọn lệnh từ, chọn Tất cả lệnh. Cuộn qua danh sách cho đến khi bạn thấy Share Workbook (Legacy) và chọn mục đó

• Nhấp vào nút Thêm
• Làm tương tự cho các lệnh sau

1. Theo dõi thay đổi (Cũ)
2. Chia sẻ bảo vệ (Cũ)
3. So sánh và hợp nhất sổ làm việc

• Nhấp vào OK khi bạn hoàn tất

Chia sẻ tài liệu

• Trên tab Xem lại, bấm vào nút Chia sẻ Sổ làm việc

Những người đã làm theo các bước trong phần Thêm lại Tính năng sổ làm việc được chia sẻ sẽ tìm thấy nút Chia sẻ sổ làm việc (cùng với các lệnh khác mà bạn đã thêm) trong Thanh công cụ truy cập nhanh thay thế

• Điều này sẽ nhắc một hộp thoại xuất hiện. Đánh dấu vào tùy chọn kích hoạt tính năng sổ làm việc được chia sẻ

• Chuyển đến tab Nâng cao và bật Theo dõi thay đổi cũng như các cài đặt khác mà bạn có thể muốn bật

Bảo vệ tệp của bạn

Các bước trên cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp của bạn. Nhưng nó cũng cấp cho mọi người quyền truy cập quản trị theo mặc định. Bảo vệ tệp của bạn có nghĩa là quyền truy cập vào tệp sẽ bị hạn chế và theo dõi

• Chuyển đến tab Xem lại và nhấp vào nút Bảo vệ và Chia sẻ Sổ làm việc
• Đánh dấu vào hộp kiểm Chia sẻ với Theo dõi Thay đổi

• Bạn cũng nên tạo mật khẩu nếu không bất kỳ ai cũng có thể hoàn nguyên sổ làm việc về cài đặt gốc
• Lưu các thay đổi của bạn và thoát

Chia sẻ tệp Excel trực tuyến

Mặc dù làm việc ngoại tuyến là một giải pháp tuyệt vời, nhưng bạn bị cản trở bởi sự cần thiết của ổ đĩa cục bộ dùng chung. Làm việc trực tuyến rõ ràng là sự lựa chọn tốt hơn. Đây là cách bạn làm điều đó

Sử dụng OneDrive

• Mở tệp và chuyển đến Tệp > Chia sẻ > Lưu vào Đám mây

• Mời những người mà bạn muốn cộng tác bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt cài đặt quyền
• Nhấp vào Chia sẻ khi bạn hoàn tất

Sử dụng Google Drive

Google Drive có lẽ là cách dễ nhất để làm việc đồng thời trên một dự án. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập tệp và chỉnh sửa khi cần

• Đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Google Drive
• Sau khi đăng nhập, bạn có thể tạo tệp mới hoặc tải lên tệp hiện có

• Khi tài liệu của bạn đã được tạo hoặc tải lên, hãy nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của trang tính

Điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn chia sẻ bảng tính bằng cách nhập địa chỉ email hoặc bằng cách chia sẻ liên kết với đồng nghiệp của bạn

Tất cả các thay đổi được tự động theo dõi và lưu lại. Bạn có thể làm việc cùng nhau trên tài liệu trong thời gian thực, rất thuận tiện

Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa Excel cùng một lúc không?

Bạn có thể cộng tác trên Excel trong thời gian thực không?