Cách xóa trộn thư trong Word

Mail Merge In Word 2022

--- Bài mới hơn ---

Mail Merge in Word 2022

Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in

two different files. Youll need the main document (e.g. a letter), and a data source

(e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions

below to produce a merged document with these files using Mail Merge.

1. In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If

   creating labels, start with a blank new document.

2. The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select

   the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create

3. At Step 2, select the following option if you are

• Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the

  process

1. Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open

   the rear output tray)

2. Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.
3. Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.

1. At step 3, select one of the two options below

will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label

by default. Just add the Merge Fields there

1. Select one of the following option depending on what you are creating

• If creating letters or labels

for accuracy.
1. The last step is to either Print or Save the document for later use

• If creating e-mail messages

account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail

messages

1. At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.

--- Bài cũ hơn ---

Word 2010: Using Mail Merge

--- Bài mới hơn ---

Lesson 24: Using Mail Merge

/en/word2010/using-a-template/content/

When you are performing a Mail Merge, you will need a Word document (you can start with an existing one or create a new one) and a recipient list, which is typically an Excel workbook.

If youd like to work along with the lesson, you can download the examples below.

The Mail Merge task pane appears and will guide you through the six main steps to complete a merge. The following is an example of how to create a form letter and merge the letter with a recipient list.

Now youll need an address list so Word can automatically place each address into the document. The list can be in an existing file, such as an Excel workbook, or you can type a new address list from within the Mail Merge Wizard.

Now youre ready to write your letter. When its printed, each copy of the letter will basically be the same, except the recipient datalike the name and addresswill be different on each one. Youll need to add placeholders for the recipient data so Mail Merge knows exactly where to add the data. If youre using Mail Merge with an existing letter, make sure the file is open.

For some letters, youll only need to add an Address block and Greeting line. Sometimes, however, you may want to place recipient data within the body of the letter to further personalize it.

1. Open an existing Word document. If you want, you can use this example.
2. Download the recipient list.
3. Use the Mail Merge Wizard to merge the letter with the recipient list.
4. Place an Address Block at the top of the page and a Greeting line above the body of the letter.
5. Print the document.

/en/word2010/4-free-alternatives-to-microsoft-office/content/

--- Bài cũ hơn ---

Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

--- Bài mới hơn ---

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,.

Bước 2: Xuất hiệnMail Mergeở phía bên phải Word, các bạn chọn

Tại Step 1: Letters

Tại Step 2: Use the current document

Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new listđể tạo danh sách mới. Sau đó nhấnNext: Write your letter.

Bước 3: Trong hộp thoạiSelect Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấnOpen.

Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấnOK

Bước 5: Trong hộp thoạiMail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnhData Source.

Sau khi chọn xong các bạn nhấnOK.

Bước 6: ChọnNext: Write your letter.

Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vàoMore items. Xuất hiện hộp thoạiInsert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấnInsertđể chèn.

Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. ChọnNext: Preview your letters.

Bước 8:ChọnNext: Complete the mergeđể hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 9:Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọnEdit inpidual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document.

Bước 10: Chọn Save

Thông tin liên hệ

Fanpage:Trung tâm tin học văn phòng MOSViện kinh tế và thương mại Quốc tế Đại học Ngoại Thương

Email:

Hotline: 0914 444 343

--- Bài cũ hơn ---

Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word

--- Bài mới hơn ---

Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất

Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là Trộn Thư. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.

Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.

Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,

Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:

• Nội dung chính của email hoặc giấy mời
• File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ

Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo

Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.

Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge

Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.

Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.

Bước 3: Bắt đầu Mail Merge

Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.

Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.

Bước 4: Kiểm tra thông tin

Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.

Bước 5: Email hoặc in file

Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.

Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.

--- Bài cũ hơn ---

Mail Merge In Word 2022 Word 2022 Tutorials

--- Bài mới hơn ---

What Is A Word Mail Merge?

A mail merge in Word will combine a pppared letter with a mailing list, so that bulk mail is personalised before it is sent out. For example, you might be part of an organisation that has a list of members and you want to let them know about an upcoming Annual General Meeting. Your mailing list would be the list of members names and addresses, and the pppared letter would be a letter informing them of the AGM. Each letter produced will be identical, apart from the personalised portions.

The three files involved in the mail merge process are:

1. your main document
2. your mailing list
3. the merged document

Now we will link the letter to your mailing list.

Now that you have established the link between your document and mailing list, save the document.

Were going to assume that you want to send your letter to everyone on your list, but if you want to, you can select only certain entries from the list.

We now need to tell Word what personal details to add to the letter and where. To do this, we will insert merge fields in the main document. Were going to keep things very simple and were just going to insert the most basic information. In our example we will insert member names and addresses.

First of all position the cursor where you want the address to appear on your letter. Then, on the Mailings tab, in the Write & Insert Fields group, choose Address Block.

In the window that opens, you get the chance to review and amend the format of the address that will be inserted when the merge is actually run.

The address and greeting are standard items, that most people will want to use in their mail merges, so they get their own special buttons in the ribbon. What if you want to insert data that is not in the Write & Insert Fields group? You will need the Insert Merge Fields button for that.

Dont forget to save your document.

This tutorial was more of a quickstart than an in depth exploration of mail merge in Word. We will be looking at all the different variations in the step involved in later tutorials, so stay tuned for those.

--- Bài cũ hơn ---

Mail Merge In Word 2003

--- Bài mới hơn ---

Here we come to the origin of one of the most successful Microsoft Office productivity features Mail Merge, in Word 2003 an equally one of the most successful and popular Office installments by a wide margin. Mail Merge in Word took an impssive start by appearing on this platform after its birthplace Word 2002 (of Office XP, released in 2001).

Office 2003 is now officially no longer supported by its parent, but, despite this fact, and despite it being somewhat outdated (in comparison to the more modern Microsoft Office installments released over the years) both interface-, security- and feature-wise, many people who still own the license use it and pfer it over the rest of the Office family. For these people, and professionals who have to use the feature in Word 2003 over the line of duty, we will explain how to use the Mail Merge in MS Word 2003, thus continuing our series of articles which describe the Word Mail Merge feature.

The core feature of Mail Merge a mailing productivity tool, which allows to greatly improve the way people communicate via email using massive known recipients base, which is its impssive trademark personalization and automation ability remains on this platform with little change. The Word Mail Merge allows to send each recipient a personalized copy of the letter formed from a single Word document, which is composed using the main text in its body, and the special Macros a value placeholder, which extracts any inpidual detail about a recipient (from the Outlook Contacts storage or an external data-source p-populated by hand) and replaces the Macro code with the actual value a First or Second Name, Business or Home address, date, time or amount anything could be used to personalized the letter to achieve a lot more in regards to the quality of a mailing with less time.

However, due to the major differences in regards to the user interface between Word 2003 and later Word editions, one must take a somewhat different approach to performing his/her mailing we will describe all the steps a minute. The main difference here, of course, is the introduction of the now-trademark Ribbon interface in all subsequent editions of Office.

There you will see a familiar 6-step wizard allowing you to conveniently compose your mailing from scratch. Enabling the toolbar will allow you to easily insert your customized Greeting Line, for instance.

The following procedure is ptty simple and straightforward:

1) Select the type of the document choose E-mail messages;

2) Select the document you wish to mail merge in Word, or use the one that is currently open;

4) Step 4 will allow you to customize your document using the Word Merge tools available in the subsequent Word editions; you can enter your Greeting Line from here normally, if you havent before using the toolbar:

5) Here you will be psented with a pview of your document with Macros replaced, and specifically check any record for errors; you can also run the pview from the MS Word Mail Merge toolbar:

6) The last step is basically the main Word Mail Merge window, where you can finalize your settings, select an appropriate field for the To: fields and specify the recipient records:

To surpass this and other limitations, we have created an add-in called Mail Merge Toolkit. It is a massive extension for many native features; for instance, while Mail Merge in Word 2003 only allows a single attached file to be sent to all recipients, the add-in enables you to specify inpidual attachments and a way to specify whether a recipient will receive an attachment at all.

Its benefits are explained more thoroughly in, for example, the following article Mail merge with attachments in Outlook.

--- Bài cũ hơn ---

Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007

--- Bài mới hơn ---

Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

1 Những tài liệu ban đầu.

2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v

Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

• Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư) hoặc gửi qua mạng (như email).
• Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận.

Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

• Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
• Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
• Thông tin về nhân viên của bạn.

Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge.

Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

Tiêu Đề Họ Tên

Địa Chỉ Tên Đường

Thành Phố, Bang Mã Quốc Gia

Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

Để thực hiện trộn thư, chọn

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

Chọn

nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.

Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

Chọn

nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

Chọn

nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

Chọn

nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

• Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
• Vị trí định sẵn Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.

Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

--- Bài cũ hơn ---

Using Mail Merge In Word 2022 For Mac

--- Bài mới hơn ---

Follow

Was this article helpful?

0 out of 0 found this helpful

--- Bài cũ hơn ---

(Archives) Microsoft Word 2003: Mail Merge: Using An Excel Database For Mail Merge

--- Bài mới hơn ---

Last updated Monday, Aug. 31, 2022, at 10:35 a.m.

This article is based on legacy software.

In addition to the features and functions of Excel that make your database useful, you can also use the database to merge information into Word for large mailings. This means that you will not have to duplicate information you already have in your Excel database to perform a mail merge.

NOTE: These instructions assume that you have an understanding of the Word Mail Merge process. If you need more information, refer to Mail Merge Wizard: An Overview.

The field names of your Excel database must begin in the upper-left corner of your worksheet, cell A1 (the first row and column).

Navigating to your Excel data document is similar to selecting a Word data document.

1. Open a blank Word document

2. From the Tools menu, select Letters and Mailings » Mail Merge

   The Mail Merge task pane appears.

3. Under Select document type, select Letters

4. Under Select starting document, select Use the current document

5. Under Select recipients, select Use an existing list

6. To retrieve an existing recipient list,

   The Select Data Source dialog box appears.

7. From the Look in pull-down list, locate and select the Excel workbook you will use for your list

8. The Select Table dialog box appears.

The Merge to New Document dialog box appears.

Make the appropriate changes in the new document that appear

--- Bài cũ hơn ---

Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022

--- Bài mới hơn ---

Cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2022

Để sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2022, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: AddressBlock).

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

--- Bài cũ hơn ---