Cách luiwu hóa đơn điện tử mua vào

Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào không phải kế toán doanh nghiệp nào cũng biết. Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để nắm được vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123 quy định cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử như sau:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.

- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy/tra cứu được khi có yêu cầu.

Đồng thời, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được làm thay đổi, sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ.

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán (thông thường là 10 năm theo điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015).

- Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

2. Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không?

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ mà chỉ cần lưu trữ bằng phương tiện điện tử và có thể sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (theo khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử chỉ phải in ra giấy trong trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Hóa đơn điện tử được in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có giá trị để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định này.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Hóa đơn giấy chỉ có 01 bản thể hiện là bản giấy còn hóa đơn điện tử thì có 02 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML). Trong đó, chỉ có file XML là có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi) còn file PDF chỉ là bản thể hiện để giúp người dùng xem và in ra bản giấy (nếu cần).

Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… phòng trường hợp máy tính gặp sự cố và để không bị mất dữ liệu.

3.1. Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

• Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
• Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
• Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.
• Mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 01 file Excel như: Mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

3.2. Đối với hóa đơn điện tử bán ra

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn đầu ra theo quy định như sau:

- Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu.

“Hóa đơn đầu vào (hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường), thuật ngữ này dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động trong tổ chức”.

Qua đó, hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào;
• Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào;
• Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

  \>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chưa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

3. Quy định về cách lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ các quy định như sau:

• Hóa đơn điện tử đầu vào phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Hóa đơn điện tử tử đầu vào được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu;
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn theo quy định. Nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy;

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên bán và bên mua

3.1. Đối với bên bán

• Phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm;
• Không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu trữ dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào;
• Nên Export dữ liệu và nén lại dưới dạng .zip lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro. Bởi ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

3.2. Đối với bên mua

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để hóa đơn điện tử có dạng XML;
• Hoặc có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng dạng khác là DPF. Tuy nhiên cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý;

\>>> ĐỌC THÊM: Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.