Cách làm MBO

Quản lý theo mục tiêu (MBO) hiện đang được thực hiện trên toàn thế giới. Tuy nhiên, mặc dù ứng dụng rộng rãi của nó, không phải lúc nào MBO cũng có nghĩa là gì. Một số người vẫn nghĩ về nó như một công cụ thẩm định, những người khác coi nó như một kỹ thuật tạo động lực, tuy nhiên, những người khác coi MBO là một thiết bị lập kế hoạch và kiểm soát.

1. MBO là gì ?

MBO là viết tắt của cụm từ quản trị theo mục tiêu  (Management By Objectives – MBO). Bản chất là khoán việc. Gần ngược so với MBP ( quản lý theo quá trình )

Quản lý theo mục tiêu (MBO) là một mô hình quản lý nhằm cải thiện hiệu suất của một tổ chức bằng cách xác định rõ các mục tiêu được cả quản lý và nhân viên đồng ý. Bản chất của quản lý theo mục tiêu là thiết lập, liên kết mục tiêu cùng với các hành động hướng tới mục tiêu của mọi nhân viên trong công ty. Một phần quan trọng của quản lý theo mục tiêu là đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với các tiêu chuẩn. Lý tưởng nhất là nhân viên được tham gia thiết lập mục tiêu và lựa chọn các chương trình hành động, họ sẽ có nhiều khả năng thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình. Điều này sẽ khuyến khích sự tham gia và cam kết giữa các nhân viên, cũng như sắp xếp các mục tiêu trong toàn tổ chức. Thuật ngữ này lần đầu tiên được đưa ra bởi bậc thầy quản lý Peter Drucker trong cuốn sách năm 1954 của ông, The Practice of Management.

Ví dụ, mục tiêu cho một kỹ sư dân sự có thể là hoàn thành cơ sở hạ tầng của bộ phận nhà ở trong vòng mười hai tháng tới. Mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu của tổ chức là hoàn thành phân ngành.

Bạn có thể nghĩ về một mục tiêu cá nhân như một mảnh ghép phải khớp với tất cả các mảnh khác để tạo thành câu đố hoàn chỉnh: mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu được đặt ra bằng văn bản hàng năm và được các nhà quản lý liên tục theo dõi để kiểm tra tiến độ. Phần thưởng được dựa trên thành tích mục tiêu.

MBO được xem là chìa khóa điều chỉnh mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức.

2. Đặc điểm của MBO

Theo các định nghĩa của MBO ở trên, các tính năng sau của nó có thể được xác định:

• Đó là một kỹ thuật và triết lý quản lý.
• Thiết lập khách quan và đánh giá hiệu suất được thực hiện bởi sự tham gia của các nhà quản lý liên quan.
• Mục tiêu được thiết lập cho tất cả các cấp của tổ chức.
• Nó được hướng tới việc hoàn thành hiệu quả và hiệu quả các mục tiêu của tổ chức.
• Nó liên quan đến việc chuyển đổi một mục tiêu của tổ chức thành một mục tiêu cá nhân dựa trên giả định rằng việc thiết lập các mục tiêu cá nhân làm cho một nhân viên cam kết dẫn đến hiệu suất tốt hơn.
• Sự nhấn mạnh cơ bản của MBO là về các mục tiêu. Quản lý bởi Mục tiêu cố gắng khớp mục tiêu với tài nguyên.
• Mục tiêu trong MBO cung cấp hướng dẫn cho các hệ thống và quy trình phù hợp.
• Đánh giá định kỳ về hiệu suất là một tính năng quan trọng của MBO.
• MBO cung cấp phương tiện để tích hợp tổ chức với môi trường, hệ thống con và con người.
• Nhân viên được cung cấp thông tin phản hồi về hiệu suất thực tế so với hiệu suất theo kế hoạch

3. Ưu điểm và nhược điểm của MBO:

MBO có một số lợi thế khác biệt. Nó cung cấp một phương tiện để xác định và lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu. Nếu bạn không biết mục tiêu của mình là gì, bạn sẽ không thể đạt được chúng. Lập kế hoạch cho phép hành vi chủ động và một cách tiếp cận kỷ luật để đạt được mục tiêu. Nó cũng cho phép bạn chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ và rào cản có thể cản trở kế hoạch. Các mục tiêu có thể đo lường được để có thể đánh giá và điều chỉnh dễ dàng. Các tổ chức cũng có thể đạt được hiệu quả cao hơn, tiết kiệm tài nguyên và tăng tinh thần tổ chức nếu các mục tiêu được đặt ra, quản lý và đạt được đúng.

Tuy nhiên, MBO không phải không có nhược điểm. Áp dụng MBO cần nỗ lực phối hợp. Bạn không thể dựa vào một cách tiếp cận thiếu suy nghĩ, máy móc, và bạn nên lưu ý rằng một số nhiệm vụ rất đơn giản đến mức đặt mục tiêu không có ý nghĩa và trở thành một nghi thức hàng năm ngớ ngẩn.

Ví dụ: nếu công việc của bạn đang ghép hai mảnh sản phẩm lại với nhau trên dây chuyền lắp ráp, việc đặt các mục tiêu riêng cho công việc của bạn là không thực sự cần thiết.

4. Các yếu tố chung của quản lý theo chương trình mục tiêu:

Bản chất của MBO là thiết lập mục tiêu có sự tham gia, lựa chọn một quá trình hành động và quá trình ra quyết định. Một phần quan trọng của MBO là đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với các tiêu chuẩn được đặt ra.

Quản lý bởi Objective được định nghĩa là một hệ thống quản lý, trong đó mục tiêu hiệu suất cụ thể được xác định bởi các nhân viên và người quản lý của họ, tiến trình hoàn thành các mục tiêu đó được xem xét định kỳ và phần thưởng được phân bổ trên cơ sở tiến trình này.

Bốn thành phần phổ biến của Chương trình MBO là:

• Mục tiêu cụ thể,
• Ra quyết định có sự tham gia
• Một khoảng thời gian rõ ràng và
• Thông tin phản hồi hiệu suất.

Các mục tiêu trong MBO phải là tuyên bố ngắn gọn về những thành tựu dự kiến. Nó không đầy đủ, ví dụ chỉ đơn thuần là để mong muốn cắt giảm chi phí, cải thiện dịch vụ hoặc tăng chất lượng.

Những mong muốn đó cần được chuyển đổi thành các mục tiêu hữu hình có thể đo lường và đánh giá để giảm 8% chi phí bộ phận để cải thiện dịch vụ bằng cách đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu bảo hiểm được xử lý trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận được, hoặc tăng chất lượng bằng cách giữ lợi nhuận thấp hơn 0,05 phần trăm doanh số.

• Ra quyết định có sự tham gia

Trong MBO, các mục tiêu không được sếp đơn phương đặt ra và giao cho nhân viên, như đặc trưng của cài đặt mục tiêu truyền thống.

Thay vào đó, MBO thay thế các mục tiêu áp đặt này bằng các mục tiêu được xác định có sự tham gia. Người quản lý và nhân viên cùng chọn các mục tiêu và thống nhất về cách họ sẽ đạt được.

Mỗi mục tiêu cũng có một khoảng thời gian ngắn gọn mà nó sẽ được hoàn thành. Thông thường khoảng thời gian là ba tháng, sáu tháng hoặc một năm.

Các thành phần cuối cùng trong một chương trình MBO là phản hồi liên tục về hiệu suất và mục tiêu cho phép các cá nhân giám sát và điều chỉnh hành động của chính họ.

Phản hồi liên tục này được bổ sung bởi các cuộc họp thẩm định chính thức định kỳ, trong đó cấp trên và cấp dưới có thể xem xét tiến trình hướng tới mục tiêu, dẫn đến phản hồi tiếp theo.

5. Các bước thực hiện MBO:

Peter Drucker đã vạch ra quá trình sáu bước cho MBO. Mỗi giai đoạn có những thách thức mà bạn phải giải quyết để toàn bộ hệ thống hoạt động hiệu quả.

                                                                                     Hình 1: Quy trình MBO 6 bước

Để sử dụng MBO với nhân viên của bạn, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Đặt hoặc xem xét mục tiêu tổ chức

MBO bắt đầu với các mục tiêu tổ chức chiến lược được xác định rõ ràng, được thể hiện bằng Sứ mệnh và Tầm nhìn rõ ràng, dễ hiểu.

Mục tiêu là vấn đề quan trọng đối với hiệu quả của tổ chức và chúng phục vụ một số mục đích. Các tổ chức cũng có thể có một số loại mục tiêu khác nhau, tất cả đều phải được quản lý phù hợp.

Những tuyên bố này nên chứa các mục tiêu cụ thể. Mục tiêu mơ hồ như “cải thiện sự hài lòng của khách hàng” là vô nghĩa đối với các thành viên trong nhóm; và chúng cũng khó đo lường. Mục tiêu tốt hơn là “giảm 90% khiếu nại của khách hàng”. Mục tiêu này cụ thể, rõ ràng hơn nhiều và quan trọng là đo lường được.

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, các nhà quản lý thường sử dụng từ viết tắt SMART để đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được. Mục tiêu SMART là:

• Specific: Cụ thể
• Measurable: Có thể đo lường được.
• Agree: Đã được thống nhất.
• Realistic: Thực tế.
• Time related: Liên quan đến thời gian cụ thể.

Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và tiêu chuẩn hiệu suất cho từng mục tiêu, mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tiến trình trong toàn tổ chức. Đây cũng là yếu tố quan trọng để truyền đạt kết quả và đánh giá tính phù hợp của các mục tiêu mà bạn đã đặt ra.

Bước 2: Xác định mục tiêu cá nhân

Sau khi đảm bảo rằng các nhà quản lý của nhân viên đã thông báo về các mục tiêu, chiến lược và kế hoạch chung thích hợp, người quản lý có thể tiến hành làm việc với nhân viên trong việc thiết lập các mục tiêu của họ.

Người quản lý hỏi những mục tiêu mà nhân viên tin rằng họ có thể hoàn thành trong khoảng thời gian nào, và với những nguồn lực nào.Sau đó, họ sẽ thảo luận về một số suy nghĩ sơ bộ về những mục tiêu có vẻ khả thi cho công ty hoặc bộ phận.

Bước 3:Theo dõi hiệu suất và tiến độ,

Quá trình MBO không chỉ cần thiết để làm cho các nhà quản lý dây chuyền trong các tổ chức kinh doanh hiệu quả hơn mà còn quan trọng không kém trong việc giám sát hiệu suất và tiến độ của nhân viên.

Để theo dõi hiệu suất và tiến độ, các bước sau đây là bắt buộc;

• • Xác định các chương trình không hiệu quả bằng cách so sánh hiệu suất với các mục tiêu được thiết lập trước,
  • Sử dụng ngân sách dựa trên số không ,
  • Áp dụng các khái niệm MBO để đo lường cá nhân và kế hoạch,
  • Chuẩn bị các mục tiêu và kế hoạch dài và ngắn hạn,
  • Cài đặt các điều khiển hiệu quả và
  • Thiết kế một cấu trúc tổ chức hợp lý với sự rõ ràng, trách nhiệm và quyền ra quyết định ở cấp độ thích hợp.

Bước 4: Đánh giá tiến độ:

Theo đánh giá hiệu suất quá trình MBO này được thực hiện bởi sự tham gia của các nhà quản lý có liên quan

Bước 5: Cung cấp thông tin phản hồi

Các đánh giá tiến độ trong một chương trình MBO là phản hồi liên tục về hiệu suất và mục tiêu cho phép các cá nhân giám sát và điều chỉnh hành động của chính họ.

Phản hồi liên tục này được bổ sung bởi các cuộc họp thẩm định chính thức định kỳ mà cấp trên và cấp dưới có thể xem xét tiến trình hướng tới mục tiêu, dẫn đến phản hồi tiếp theo.

Bước 6: Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất là một đánh giá thường xuyên về hiệu suất của nhân viên trong các tổ chức. Nó được thực hiện ở giai đoạn cuối của quy trình MBO.

Khi các nhân viên của bạn đạt được mục tiêu của họ, bạn có thể khen thưởng cho họ theo nhiều cách. Một lời cảm ơn đơn giản cho một công việc được thực hiện tốt cũng là một cách ghi nhận hay, hoặc bạn có thể làm nổi bật thành tích của họ với nhóm hoặc bạn có thể có chiến lược đãi ngộ cho công việc mà họ làm.

Khi bạn thưởng cho những người đạt mục tiêu, bạn gửi một thông điệp rõ ràng đến tất cả mọi người rằng mục tiêu đạt được là có giá trị và quá trình MBO không chỉ là một bài tập, mà còn là một khía cạnh quan trọng của việc đánh giá hiệu suất.

Nguồn: internet