Hóa đơn GTGT có những yêu cầu nào về chữ ký trên hóa đơn, có bắt buộc người mua và người bán ký hay bên liên quan nào kí. Dưới đây là các quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, các doanh nghiệp cần lưu ý để tránh sai sót Show
I. Các quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị giá tăng1. Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn. 2. Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT. 3. Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX… 4. Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không sử dụng bút phai màu. 5. Không được ký bằng mực đỏ. 6. Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn. 7. Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký. 8. Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.  Xem thêm: \>> Hướng dẫn chi tiết viết hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất 2019 \>> Cách xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn II. Xử phạt về vi phạm chữ ký trên hóa đơn GTGTTheo nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 xử phạt hành chính vi phạm sau về chữ ký. 1. Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các vi phạm
2. Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi
Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA SME.NET liên tục cập nhật thông tư, chính sách mới nhất của Bộ tài chính, nhà nước, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán viên nhanh chóng nắm bắt và thực hiện nghiệp vụ tài chính – kế toán tốt nhất. Ban biên tập cho tôi hỏi: Theo quy định mới tôi có thể ghi tên người bán trong hóa đơn điện tử theo địa chỉ nào cũng được phải không? Mong nhận được phản hồi từ anh chị.
Theo Điểm b Khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC (Có hiệu lực ngày 14/11/2019) quy định cách ghi tên người bán trong hóa đơn điện tử như sau: \=> Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Như vậy, theo quy định mới thì trên hóa đơn điện tử phải ghi địa chỉ của người bán theo đúng địa chỉ ghi trên chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Trong quá trình lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc về mẫu chữ ký số trên hóa đơn điện tử, yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số điện tử trên hóa đơn điện tử: Người mua, người bán có nhất thiết phải ký số không? Các loại chữ ký nào ký được trên hóa đơn điện tử?…
Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và giải đáp những vướng mắc về quy định, cách sử dụng. 1. Tìm hiểu về chữ ký sốChữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/ hình ảnh/ video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành. \>> Có thể bạn cần biết: Chữ ký số là gì? Các loại chữ ký số và cách sử dụng chữ ký số Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. \>> Xem thêm: Chứng thư số là gì? Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận. Dưới đây là hình ảnh mẫu chữ ký số điện tử MISA eSign trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice. 2. Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?Mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số…. Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không? Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng. Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?Trong tường hợp chữ ký số bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn 3. Hóa đơn điện tử MISA meInvoice kết nối với mọi chữ ký số hợp lệMISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất hiện nay và được phát triển bởi MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250,000 Doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice có đầy đủ có tiêu thức về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Quy định và cho phép tích hợp với chữ ký số hợp lệ của tất cả các nhà cung cấp. Ngoài ra, tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số cũng đem lại sự tối ưu về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp sử dụng. Bên cạnh đó, hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng như: Karofi Việt Nam, Ausdoor, Gucci Việt Nam, Toyota, Tập đoàn Tân Hoàng Minh,… và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ nhiệt tình và tính ưu việt của phần mềm đem lại: |
