Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng và các quy... Show
Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định như thế nào? Bài viết này, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST sẽ hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Cùng tìm hiểu ngay nhé! Hóa đơn điện tử là gì?Theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ trước ngày 01/07/2022. Để thực hiện đúng quy định này, doanh nghiệp cần phải nắm rõ được các nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử là gì, đặc điểm, phân loại, nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử,... Hóa đơn điện tử là gì? Khái niệm hóa đơn điện tửHóa đơn điện tử tiếng Anh là gì? Tên tiếng Anh của hóa đơn điện tử (HĐĐT) là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice. Đây là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập. Hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử. HĐĐT bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Như vậy, có thể nói một cách ngắn gọn, dễ hiểu: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc điểm của hóa đơn điện tử là gì?Hóa đơn điện tử bao gồm các đặc điểm sau:
Đặc điểm của hóa đơn điện tử Phân loại hóa đơn điện tửCó thể phân HĐĐT thành các loại chính sau đây:
Bên cạnh đó còn có loại HĐĐT có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế:
Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử là gì?Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử như sau: 1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. 2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. 3. Số hóa đơn. 4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. 5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. 6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. 7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua. 8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. 9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. 10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này. 11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e Khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có). 12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử Nguyên tắc sử dụng HĐĐTViệc sử dụng HĐĐT cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: số hóa đơn cần được xác định theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, chỉ được lập và sử dụng mỗi số hóa đơn một lần duy nhất. Hóa đơn sau khi lập dưới dạng giấy phải được xử lý, truyền hoặc lưu trữ, bảo quản bằng phương tiện điện tử thì mới được xem là HĐĐT. Đồng thời cần thỏa mãn các điều kiện sau thì HĐĐT mới có giá trị pháp lý:
Quy định sử dụng hóa đơn điện tửQuy định sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm:
Quy định sử dụng hóa đơn điện tử Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tửQuy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục này sẽ được chia làm 2 trường hợp, đó là đăng ký sử dụng hóa đơn có mã CQT và không có mã CQT. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuếCác đối tượng đăng ký lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục đăng ký sử dụng như sau:
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuếCác đối tượng có thể đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử,... hay các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế. Thủ tục đăng ký như sau:
Thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?Việc khởi tạo hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 32. Nội dung cụ thể như sau. Đối với tổ chức kinh doanh cá nhân
Đối với đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT trung gian
CÔNG TY PHẦN MỀM FAST cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử Fast e-Invoice uy tín, tuân thủ quy định của pháp luật Thông báo phát hành hóa đơn điện tửTrước khi khởi tạo HĐĐT, đơn vị phát hành phải hoàn thiện các thủ tục đăng ký HĐĐT, bao gồm các nội dung sau:
Trong đó, thông báo phát hành HĐĐT phải được thực hiện theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Thông báo được lập thành văn bản giấy hoặc văn bản điện tử để gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ để lập thông báo phát hành HĐĐT lần đầu bao gồm:
\=> Quý khách có thể tham khảo nội dung chi tiết về lập thông báo phát hành HĐĐT tại bài viết: Quy trình thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục ThuếCách sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế như sau:
Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-InvoiceFast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng tạo lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật đầy đủ các tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cách sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm điện tử Fast e-Invoice Tính năng nổi bật của Fast e-Invoice
Cách sử dụng hóa đơn điện tử trên Fast e-InvoiceBước 1: Khởi tạo mẫu hoá đơn
Bước 2: Khai báo đơn vị sử dụng
Bước 3: Lập hoá đơn
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử
Tùy vào khai báo hình thức hóa đơn điện tử khi đăng ký: Hệ thống sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã. Riêng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế thì trên bản thể hiện sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn của cơ quan Thuế và trên tệp XML sẽ có thêm thông tin mã hóa đơn và chữ ký số của cơ quan Thuế. Tùy vào khai báo phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế khi đăng ký: Hệ thống sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan Thuế sau mỗi lần phát hành hoặc chuyển định kỳ theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế (mẫu số 01/TH-HĐĐT). \>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 Các câu hỏi thường gặp1. Hóa đơn điện tử có liên như hóa đơn giấy không?Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên mà chỉ có một bản duy nhất. Việc khai thác dữ liệu của đơn vị phát hành, tiếp nhận và cơ quan thuế được thực hiện trên bản HĐĐT duy nhất này. 2. Các hình thức nhận hóa đơn điện tử là gì?Khách hàng có thể nhận HĐĐT thông qua các hình thức sau:
Khách hàng có thể yêu cầu nhận hóa đơn điện tử qua Email hoặc tra cứu trên hệ thống của Fast e-Invoice 3. Có thể tra cứu HĐĐT hợp pháp bằng cách nào?Để tra cứu HĐĐT, quý khách có thể thực hiện bằng cách truy cập vào website HĐĐT của Tổng cục thuế, Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc bằng phần mềm Fast e-Invoice. Cách tra cứu HĐĐT theo Thông tư 78 qua website HĐĐT của Tổng cục thuế
Cách tra cứu HĐĐT qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử
Sử dụng phần mềm Fast e-Invoice để tra cứu HĐĐT
Tra cứu hóa đơn trên website Fast e-Invoice 4. Có cần thực hiện kê khai thuế với người mua HĐĐT? Cách kê khai ra sao?Khách hàng sau khi nhận được HĐĐT có thể kê khai thuế với các tương tự như với hóa đơn giấy. Đó là gửi yêu cầu cho bên bán để cấp HĐĐT đã được chuyển đổi thành giấy, có chữ ký và đóng dấu rồi lập hồ sơ chứng từ để quyết toán thuế. 5. Xử lý hóa đơn sai sót đã phát hành cho người mua thế nào?Trong một số trường hợp, HĐĐT đã lập bị sai sót bởi nhiều lý do khác nhau. Để xử lý lỗi này một cách nhanh chóng, quý khách cần phải xác định đúng nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp, đúng quy định. Trường hợp 1: Chưa cung ứng dịch vụ, chưa giao nhận hàng hoặc chưa khai báo thuế
Trường hợp 2: Đã tiến hành giao dịch hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã khai báo thuế
Cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn bị sai sót 6. Làm sao chứng minh nguồn gốc hàng hóa với hàng đang lưu thông khi dùng hóa đơn điện tử?Theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 32, người bán phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa đối với hàng đang lưu thông. Quá trình chuyển đổi này chỉ được thực hiện một lần và đảm bảo các quy định được nêu tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12. Đồng thời phải có xác thực bằng chữ ký và đóng dấu của người đại diện có thẩm quyền của bên bán. 7. Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử?Việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2 Điều 6 của Nghị định 123. Cụ thể như sau: “Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.” \=> Nội dung chi tiết về cách lưu trữ hóa đơn điện tử, quý khách hãy xem ngay bài viết Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định nhé! Như vậy, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST vừa chia sẻ thông tin về hóa đơn điện tử là gì, cũng như cách sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. Khi sử dụng phần mềm Fast e-Invoice quý khách sẽ lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử, quý khách xin vui lòng liên hệ trực tiếp tại website |