Một sự kiện có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng đầu tiên là vấn đề chi phí tổ chức sự kiện.Việc dự trù kinh phí như là một kỹ năng, một chuyên môn buộc phải có ở những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.Bảng dự trù kinh phí sẽ đảm bảo trong những tình huống, trường hợp phát sinh sẽ không thiếu hụt về ngân sách về tiếp tục thực hiện sự kiện.Khách hàng lựa chọn một đơn vị hay một cá nhân phụ trách tổ chức sự kiện sẽ dựa vào nhiều yếu tố và kinh phí là vấn đề hàng đầu họ ưu tiên. Show
2. Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiệnBảng dự trù kinh phí nói có vẻ dễ nhưng thật ra rất khó khăn và đòi hỏi người làm bảng dự trù kinh phí phải thật sự tỉ mỉ và kỹ lưỡng. Đặc biệt, sẽ càng khó khăn hơn nếu bạn là một người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Để hoàn thành bảng dự trù một cách dễ dàng bạn nên áp dụng công thức 4 bước dưới đây : 2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch sự kiệnĐể hoàn thành bảng dự trù kinh phí hiệu quả, bạn nên xem và hiểu rõ proposal. Sự kiện đó tổ chức trong nhà hay ngoài trời, quy mô bao nhiêu khách, chủ đề chính của sự kiện đó là gì, có những hoạt động gì sẽ diễn ra trong sự kiện, danh sách những tiết mục, khách mời, khán giả, thời điểm và thời gian tổ chức sự kiện ra sao, sự kiện có ý nghĩa và mục đích gì?,... Việc này giúp bạn nắm vững được toàn bộ sự việc gây tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.
2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mụcKhi tổ chức sự kiện bạn cần biết sắp xếp những hạng mục cần thiết, hoặc có thể kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng,... Tất cả đều phải được xác định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng. Trong quá trình xây dựng bảng dự trù kinh phí bạn phải tính tổng tất cả phí quản lý (khoảng từ 10- 15% tùy vào đơn vị đứng ra tổ chức) và khoảng 10% phí VAT (giá trị gia tăng). Về cơ bản, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thường sẽ bao gồm các hạng mục như sau:  2.3 Bước 3 : Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi roMột sự kiện diễn ra theo những gì có trong kế hoạch từ A cho đến Z là rất hiếm. Rủi ro là vấn đề nan giải mà ngay cả những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa thể kiểm soát được hoàn toàn các tình huống sẽ phát sinh. Có thể kể đến một số rủi ro thường gặp như rủi ro với khách mời, rủi ro về địa điểm tổ chức, rủi ro từ hệ thống trang thiết bị, rủi ro kỹ thuật, rủi ro về chi phí tổ chức sự kiện,… Do đó, khi dự toán bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc thiết lập các con số thể hiện được tính chênh lệch.
2.4. Bước 4: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thànhSau khi đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí, và trước khi trình bảng này lên cho khách hàng. Nhân viên tổ chức sự kiện cần tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh. Nếu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không được tính hiệu quả, chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, đơn vị mà bạn đang phụ trách sẽ buộc phải bỏ ra ngân sách tương ứng để bù vào.
3. Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiệnMột sự kiện diễn ra chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh khó tránh. Để chuẩn bị tốt cho những trường hợp phát sinh, bạn nên dự trù thêm chi phí chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm. Việc lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi người thực hiện phải cẩn thận, tỉ mỉ trong tính toán, cân nhắc chi phí, có kinh nghiệm dự đoán và ứng phó với những rủi ro có thể phát sinh.Tuy nhiên điều quan trọng vẫn là nên hiểu rõ, nắm bắt chính xác từng công đoạn và chi tiết từng hoạt động trong sự kiện.
Kết luậnLập dự toán ngân sách 1 cách chính xác không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất. Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể xảy ra trong sự kiện. Biên tập : Huỳnh Như Nguồn: https://timviec365.vn/blog/bang-du-tru-kinh-phi-to-chuc-su-kien-new12519.html
Cách dự trù chi phí cho nghiên cứu:
A. Dựa vào mục tiêu nghiên cứu
B. Dựa vào cách chọn mẫu
C. Dựa vào loại nghiên cứu
D. Dựa vào các hoạt động được liệt kê trong bảng kế hoạch
HƯỚNG DẪN LẬP DỰ TRÙ KINH PHÍ ĐỀ TÀI1.Đề tài nghiên cứu biên soạn giáo trình, tài liệu (Mẫu 1): Tổng kinh phíđược tính dựa theo trung bình đơn giá giảng dạy của Giảng viên:- 1 tiết giáo trình = 2 trang A4- 1 trang A4 = 1,5 tiết chuẩn- 1 tiết chuẩn = 75.000 đồng Tổng kinh phí đề tài = Số tiết chuẩn x 75.000đSau khi có tổng kinh phí dự trù, tác giả phân bổ hợp lý vào bảng dự trùkinh phí mẫu.2. Đề tài thực nghiệm (Mẫu 2): Tác giả lập dự trù dựa trên tổng các khoản chiphục vụ đề tài có minh chứng kèm theo (ví dụ: danh mục dự trù các khoảnchi mua vật liệu, thuê nhân công….)3. Chi phí cho Hội thảo và Hội đồng nghiệm thui. Hội thảo- Chủ trì HT: 200.000đ/ người * 1 chủ trì- Ủy viên: 150.000đ/ UV * 6 UV- Khách mời: 70.000/người * số lượng khách mời tham dự hội thảotùy thuộc vào đề tài và tác giả.ii. Nghiệm thu- Chủ tịch Hội đồng: 200.000đ/ người * 1 Chủ tịch- Ủy viên: 150.000đ/ UV * 4 UV- Cán bộ phản biện: Cấp trường: 500.000đ/CB * 2 CB phản biệnCấp Khoa: 300.000đ/CB * 2 CB phản biện4. Chi phí khác- Chi phí trà nước phục vụ hội thảo phụ thuộc số lượng thành viênhội đồng và khách mời tham dự.- Chi phí photo, in ấn tài liệu phụ thuộc số lượng và độ dày củagiáo trình, tài liệu.
+ Làm thử trước các phương pháp, bảng liệt kê, bộ câu hỏi ở địa điểm nghiên cứu, rà xét lại các công cụ thu thập thông tin khi cần thiết;+ Thu thập số liệu; + Nếu công tác thu thập số liệu mất hơn một ngày: rà soát lại số liệu đã thu thập đượcvào mỗi buổi tối để có thể vẫn thu thập được những số liệu bị thiếu hoặc nhận được nhiều thông tin hơn về số liệu không chắc chắn;+ Xử lý số liệu để làm báo cáo sơ bộ cho cộng đồng.- Sẽ có ích nếu người nghiên cứu suy nghĩ trước tất cả các bước này để công việc được tiến hành trôi chảy một khi nó bắt đầu.- Khi nghiên cứu được tiến hành và số liệu đã được thu thập, nó phải được phân tích để đưa ra những kết luận. II. DỰ TRÙ KINH PHÍ1. Ý nghĩa Ước tính chi phí cho nghiên cứu để lo liệu dự trù, xin kinh phí, ...; Phát hiện những công việc chưa được ghi trong kế hoạch triển khai cơng việc dựa vàotính logic của việc chi tiêu; Tìm các cách chi phí cho nghiên cứu thấp nhất.2. Cách dự trù kinh phí − Dựa vào các hoạt động được liệt kê trong bản kế hoạch triển khai nghiên cứu.− Tính giá thành cho mỗi hoạt động theo số ngày công đã dự trù. − Tính giá thành cho các hoạt động, chi phí hỗ trợ để thực hiện được được các nhiệm vụ đềra đi lại, trang thiết bị cần thiết, thuốc men, hoá chất, giấy bút, .... − Dự kiến nguồn kinh phí cho nghiên cứu tại chỗ, do cấp trên, xin các tổ chức, ....− Nên có một khoản dự kiến phát sinh khoảng 5 tổng kinh phí dự trù. − Cân nhắc các giải pháp khác nhau để triển khai nghiên cứu với hiệu quả cao nhất.− Cần phải có phần giải thích cho việc dự trù trên để người đọc hiểu rõ hơn. Ví dụ: Dự trù kinh phí cho nghiên cứu tình hình bệnh tật của nhân dân huyện Nam Đơng, tỉnhThừa Thiên Huế, năm 2004 - 2005 Bảng 1. Dự trù kinh phí cho nghiên cứu tình hình bệnh tật của nhân dân huyện NamĐông, tỉnh Thừa Thiên Huế, năm 2004 - 2005STT Tên hoạt độngNgười thực hiệnNgười × ngàyThành tiền VNĐ1. Khảo sát ban đầu để thu thập sốliệu cơ bản Nhóm NCCTV 3 người× 4 ngày = 12600 000 2. Chiphí đi lại Huế - Nam Đông 1chuyến 200 0003. Tiền ở tại huyện 1 phòng× 4 ngày = 4400 000 4. Làmthử và điều chỉnh bộ câu hỏi Nhóm NC3 người × 2 ngày= 6 300 0005. Thuê sao chụp biểu mẫu 7700× 100 770 000236. Thu thập số liệuNhóm NC 20 người×12 ngày = 24012 000 000 7.Thu thập số liệu ở trạm y tế xã, thảo luận nhóm, giám sátNhóm NC 3 người×12 ngày = 363 600 000 8. Tiền ở tại huyện NhómNC 1 phòng× 12 ngày = 12120 0000 9. Thảo luận nhóm30 người × 12 ngày= 15 300 00010. Cặp đựng hồ sơ + bút xoá 25 cặp + 1 bút150 000 11. Duyệt đề cương nghiên cứuHĐ, nhóm NC10 người ×12 ngày= 5 200 00012. Xe đi lại Huế - Nam Đông1 chuyến 400000Tổng 20 120 0003. Một số giải pháp để có thể hạ giá thành − Chọn đối tượng hợp tác trong nghiên cứu: điều tra viên, giám sát viên, trợ lý nghiên cứu,thuê phương tiện, ... − Tăng cường sử dụng các nguồn lực sẵn có từ địa phương;− Kiểm tra chặt chẽ các chi phí.ZWXY2425NGHIÊN CỨU TRÊN MẪUMục tiêu học tập:1. Trình bày được các cách chọn mẫu ngẫu nhiên và cơng thức tính cỡ mẫu; 2. Thiết kế được một mẫu cho một nghiên cứu cụ thể; |
