Dựa vào bảng danh sách khách dự định check-out, khi khách rời khỏi phòng, tiến đến quầy lễ tân và yêu cầu được check-out khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành một số công việc chuẩn bị trước khi thanh toán như sau: - Khẳng định với khách về việc trả phòng
- Thông báo việc khách trả phòng đến các bộ phận liên quan và đề nghị kiểm tra
- Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, bao gồm: phiếu đăng ký khách sạn; thư xác nhận đặt phòng; các loại hóa đơn, dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu ký nợ (nếu có); phiếu đổi phòng (nếu có); phiếu thanh toán trước của khách (nếu có); liên cà số thẻ tín dụng; hóa đơn tổng hợp (đính kèm các hóa đơn lẻ); Thư cảm ơn của Giám đốc khách sạn.
Lưu ý: tất cả các phiếu, hóa đơn nêu trên được xếp vào hồ sơ thanh toán đề tên khách và đặt ngay ngắn vào trong tủ theo thứ tự để tiện sử dụng khi cần. Quy trình thanh toán cho khách
- Chào khách và gợi ý giúp đỡ
- Tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách
- Hỏi tên khách và số buồng
- Tìm hồ sơ thanh toán và xác nhận lại các thông tin với khách
- Hỏi khách trong thời gian lưu trú có sử dụng thêm dịch vụ gì của khách sạn không
- Chuyển và yêu cầu khách kiểm tra bảng tổng hợp chi phí
- Báo cho bộ phận buồng về việc khách trả buồng và đề nghị kiểm tra
- Nhập tiếp những chi phí còn lại nếu có vào bảng tổng hợp chi phí
- Chuyển cho khách bảng tổng hợp chi phí sau cùng để kiểm tra lại
- Làm thủ tục thanh toán cho khách:
Trường hợp là khách lẻ: + Hỏi phương thức thanh toán. Nhiều khách sạn có ký hiệu viết tắt cho các hình thức thanh toán như: POA (Pax Own Account) hay DBA (Direct Billing Agent) + Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán (sau khi đã trừ tiền đặt cọc nếu có) + Lập hóa đơn thanh toán + Thực hiện việc thanh toán + Chuyển hóa đơn cho khách kiểm tra và đề nghị ký tên + Đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” vào hóa đơn khách đã trả tiền và đưa cho khách. Chuyển thư cảm ơn của khách sạn (nếu có) + Nhận lại chìa khóa buồng và trả lại giấy tờ tùy thân cho khách + Trả đồ trong két an toàn lại cho khách (nếu có) Ảnh nguồn Internet Trường hợp là khách đoàn: + Hỏi cách thanh toán của đoàn: chung hay riêng từng cá nhân thanh toán + Lập hóa đơn + Yêu cầu trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách kiểm tra, ký nhận và lưu lại hóa đơn + Giao lại khách hóa đơn đã thanh toán + Những hóa đơn chưa thanh toán: nếu hóa đơn được công ty thanh toán thì yêu cầu khách kí xác nhận và lưu lại để thanh toán với công ty; các hóa đơn còn lại, yêu cầu khách thanh toán + Giao những hóa đơn còn lại (nếu có) cho khách. + Nhận lại chìa khóa và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ trong két an toàn (nếu có) cho trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách - Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn
- Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu
- Giao phiếu đã thanh toán (check-out card) cho nhân viên hành lý
- Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn sớm gặp lại
- Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đổi tình trạng buồng
- Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán.
Lưu ý: Với nhiều trường hợp, không được cho khách biết giá phòng khách sạn thu bao nhiêu để tránh ảnh hưởng đến bên thứ 3 như với các công ty du lịch (chỉ trưởng đoàn hoặc tour guide được ký bill) hoặc những trường hợp có hoa hồng hoặc gửi giá. Nhân viên lễ tân hoặc thu ngân cần hết sức tỉnh táo và xử lý khéo léo khi gặp những trường hợp này. Sau khi tham khảo thông tin phòng do website cung cấp, để đặt phòng, Khách hàng có thể làm theo hai cách sau: Cách 1: Gọi điện thoại trực tiếp đến số điện thoại của Khách sạn để nhận tư vấn nhanh hơn và biết chính xác thông tin phòng còn trống. Cách 2: Đến trực tiếp địa chỉ khách sạn trên website để đặt phòng. Thời gian nhận phòng: - Nhận phòng từ 14:00 (việc nhận phòng sớm tùy thuộc vào tình trạng phòng trống của Khách sạn và Quý khách có thể phải trả thêm một khoản cho yêu cầu này)
- Trả phòng trước 12:00 trưa.
*Lưu ý: Các dịch vụ khác ngoài chương trình, thu phí bình thường theo quy định/giá của khách sạn. Hình thức thanh toánKhi Quý khách đặt phòng, hệ thống đặt phòng của Chúng tôi sẽ gửi xác nhận cho Quý khách qua Email. Quý khách cần thanh toán cho đơn đặt phòng vào ngày đến hạn theo một trong các cách sau: Thanh toán trực tuyến qua thẻ ngân hàng: thẻ ATM, hoặc thẻ thanh toán quốc tế. - Là hình thức thanh toán trực tuyến nhanh chóng, tiện lợi cho những khách muốn đặt phòng trước.
- Để thanh toán cho đơn đặt phòng:
- Hệ thống đặt phòng sẽ chuyển Quý khách đến trang thanh toán trực tuyến. Quý khách làm theo hướng dẫn để thanh toán cho đơn đặt phòng.
- Khi hệ thống đặt phòng chưa được kết nối để thanh toán trực tuyến, Chúng tôi sẽ gửi cho Quý khách một đường dẫn đến trang thanh toán trực tuyến của ngân hàng mà Chúng tôi hợp tác. Quý khách làm theo hướng dẫn để thanh toán cho đơn đặt phòng.
- Nếu quá thời hạn mà đơn đặt phòng chưa được thanh toán, Chúng tôi có quyền đơn phương hủy đơn đặt phòng của Quý khách.
Thanh toán ngoại tuyến qua thẻ ngân hàng: thẻ ATM, hoặc thẻ thanh toán quốc tế. - Khi hình thức thanh toán trực tuyến chưa sẵn sàng, Chúng tôi sẽ gửi cho Quý khách phiếu “Ủy quyền thanh toán thẻ tín dụng”, Quý khách vui lòng điền đẩy đủ thông tin, ký tên và cung cấp bản sao bản sao 2 mặt thẻ, bản sao Hộ chiếu / Chứng minh thư để đảm bảo cho đơn đặt phòng, và gửi lại cho Chúng tôi.
- Trường hợp Quý khách muốn dùng thẻ đã cung cấp cho Chúng tôi để thanh toán cho đơn đặt phòng, chúng tôi sẽ thu tiền trên thẻ vào ngày đến hạn thanh toán. Quý khách vui lòng đem theo thẻ và trình cho nhân viên chúng tôi lúc nhận phòng để xác thực chủ thẻ. Nếu không, đơn đặt phòng của Quý khách phải được thanh toán bằng thẻ khác hoặc tiền mặt. Khi đó, Chúng tôi sẽ hoàn lại khoản tiền vào thẻ mà chúng tôi đã thu tiền. Việc này sẽ mất một khoản thời gian, trung bình khoảng 21 ngày làm việc, để Quý khách nhận được khoản tiền vào tài khoản thẻ.
- Trường hợp Quý khách muốn thanh toán cho đơn đặt phòng bằng thẻ khác, vui lòng báo cho Chúng tôi. Chúng tôi sẽ không thu tiền trên thẻ đã được cung cấp. Tuy nhiên, Chúng tôi sẽ khóa một khoản, bằng số tiền của đơn đặt phòng, trên thẻ này vào ngày đến hạn thanh toán.
- Chúng tôi sẽ thu tiền trên thẻ đã được cung cấp nếu Quý khách không đến nhận phòng như đã đặt vào ngày nhận phòng (No-show) và không hoàn lại.
- Chúng tôi yêu cầu chủ thẻ phải là khách đến lưu trú tại Khách sạn.
- Chúng tôi có quyền đơn phương hủy đơn đặt phòng của Quý khách nếu Quý khách không cung cấp đầy đủ thông tin hoặc Chúng tôi không nhận được hồi âm của Quý khách vào ngày đến hạn thanh toán.
Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng: - Đây là hình thức thanh toán không sử dụng thẻ ngân hàng, dành cho khách muốn đặt phòng trước
- Chúng tôi sẽ gửi thông tin tài khoản đến địa chỉ email của Quý khách
- Vui lòng chuyển tiền đến tài khoản của Khách sạn. Khi chuyển khoản ghi rõ Họ tên, số điện thoại người gửi, số xác nhận của đơn đặt phòng, và báo cho Chúng tôi để kiếm tra số tiền của Quý khách đã chuyển.
- Sau khi nhận được tiền, Chúng tôi sẽ liên hệ để xác nhận cho Quý khách
- Nếu quá thời hạn mà đơn đặt phòng chưa được thanh toán, Chúng tôi có quyền đơn phương hủy đơn đặt phòng của Quý khách.
Phương thức thanh toán trực tiếp: - Đây là cách thanh toán linh hoạt, dành cho Quý khách đặt phòng trực tiếp tại quầy Lễ tân của Khách sạn. Tùy theo thỏa thuận, Quý khách sẽ thanh toán trực tiếp chi phí tại quầy Lễ tân trước hoặc sau khi sử dụng dịch vụ.
Chính sách bảo mật thanh toán: Chúng tôi không lưu giữ bất kỳ thông tin nào liên quan đến Thẻ Tín Dụng hoặc tài khoản ngân hàng mà Quý khách sử dụng trên website thông qua cổng thanh toán của bên thứ 3. Hệ thống thanh toán thẻ trên website được cung cấp bởi các Đối tác cổng thanh toán đã được cấp phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Do đó, các tiêu chuẩn bảo mật thanh toán thẻ của chúng tôi đảm bảo tuân thủ theo các tiêu chuẩn bảo mật của Đối tác cổng thanh toán. | 
