Chọn định dạng mong muốn từ danh sách Loại
Khi bạn bấm vào một định dạng trong danh sách Loại, Excel sẽ hiển thị tác động của điều này đối với giá trị đầu tiên trong vùng chọn ô hiện tại trong khu vực Mẫu phía trên danh sách Loại
Theo mặc định, mỗi ô được định dạng là “Chung”, có nghĩa là nó không có bất kỳ quy tắc định dạng đặc biệt nào. Khi bạn nhập dữ liệu vào một ô, Excel sẽ cố gắng đoán định dạng của ô đó. Khi nó không đoán đúng, bạn cần thay đổi định dạng. Excel có một vài tùy chọn định dạng đặt trước được đính kèm với các nút trong menu Trang chủ nhưng nếu những tùy chọn đó không đáp ứng nhu cầu của bạn, thì bạn cần sử dụng các tùy chọn đầy đủ có sẵn trong menu Định dạng ô
Để truy cập menu này, hãy tìm phần Số của tab Menu chính. Nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của phần Số
Nó sẽ hiển thị menu Format Cells trong tab Numbers
Bên dưới các định dạng số được xác định trước cho các mục phổ biến như tiền tệ và tỷ lệ phần trăm, có một danh mục có tên là Tùy chỉnh. Các kiểu định dạng trong phần này khác với các tùy chọn được thiết lập sẵn. Chúng chứa đầy các biểu tượng và mã số
Mã định dạng số được nhập vào trường Loại trong danh mục Tùy chỉnh. Các mã này là chìa khóa để tạo bất kỳ định dạng số tùy chỉnh nào trong Excel. Tuy nhiên, trước tiên, chúng ta cần hiểu cách chúng hoạt động…
Hiểu các mã định dạng số
Mã định dạng số là chuỗi ký hiệu xác định cách Excel hiển thị dữ liệu bạn lưu trữ trong ô. Chúng ta sẽ tìm hiểu các cách mô tả các định dạng trong một phút, nhưng trước tiên chúng ta cần tìm hiểu cách Excel diễn giải các ký hiệu đó. Mỗi mã định dạng số được tạo thành từ 4 phần được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;)
Các phần này kiểm soát định dạng cho một hoặc nhiều phần của dãy số, bao gồm số dương, số âm và số không. Họ cũng có thể kiểm soát định dạng cho các tập hợp con của các phần này, chẳng hạn như tất cả các số lớn hơn 100 và dữ liệu dạng văn bản. Nội dung kiểm soát của mỗi phần phụ thuộc vào số lượng phần có trong mã định dạng số. Mã định dạng số đầy đủ sẽ được nhập như sau
Section1;Section2;Section3;Section4
Hành vi của các phần khác nhau của dòng số sẽ như sau
Như đã chỉ ra ở trên, khi chỉ có một phần được cung cấp, nó sẽ mô tả định dạng cho tất cả các số. Với hai, phần đầu tiên mô tả định dạng của giá trị dương, số 0 và văn bản, trong khi phần thứ hai mô tả định dạng của giá trị âm, v.v.
Bạn có thể chọn bỏ qua định dạng cho bất kỳ phần nào ở giữa bằng cách nhập Chung thay vì dữ liệu định dạng khác. Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn tác động đến số dương và văn bản, bạn có thể nhập mã định dạng số với sự sắp xếp này
Section1;General;General;Section4
Chung loại bỏ tất cả định dạng khỏi dữ liệu đã nhập, vì vậy hãy cẩn thận với cách bạn sử dụng định dạng đó. Các số âm với mã Định dạng chung sẽ không hiển thị dấu trừ phía trước số của chúng
Lưu ý quan trọng. Sử dụng một mã định dạng số phần duy nhất không phải lúc nào cũng có kết quả giống như việc mở rộng các quy tắc giống nhau cho tất cả các phần. Ví dụ
Section1
không giống như
Section1;Section1;Section1;Section1
Nhìn vào các ví dụ dưới đây để xem các ví dụ về sự khác biệt…
Bây giờ chúng ta đã hiểu mã định dạng số là gì, chúng ta có thể làm gì với nó?
Thay đổi màu phông chữ với mã định dạng số
Một trong những điều đơn giản nhất bạn có thể làm với mã định dạng số là thay đổi màu của phông chữ trong các ô bị ảnh hưởng. Cú pháp để làm như vậy là đơn giản
[Color Name]
Chỉ cần chọn phần tương ứng với phần của dãy số bạn muốn đổi màu và cung cấp màu trong ngoặc. Các tùy chọn màu như sau (nền màu xám để tương phản trong bảng, nhưng nền không bị ảnh hưởng bởi mã định dạng số)
Ví dụ: chúng tôi có thể cung cấp mã màu riêng cho từng phần của mã định dạng số
[Red]General;[Blue]General;[Magenta]General;[Cyan]General
Thông báo Chung chỉ yêu cầu Excel biểu thị các số do người dùng nhập. Đầu ra của mã định dạng số này trông như thế này
Lưu ý số âm ở hàng 3 không tự động có dấu âm (-) đằng trước. Chúng tôi đang ghi đè định dạng mặc định của số âm trong ô. Cũng lưu ý rằng định dạng màu không ảnh hưởng đến bất kỳ điều gì về bản trình bày;
Thêm văn bản với mã định dạng số
Bạn có thể thêm văn bản xung quanh các số bằng mã định dạng số bằng cách chèn văn bản vào một phần theo một trong hai cách sau
Ký tự đơn
Đối với các ký tự đơn (như ký hiệu @ trước một số), hãy nhập dấu gạch chéo ngược (\) theo sau là ký hiệu. Mã định dạng số
\@General
Kết quả trong đầu ra sau
Lưu ý dấu trừ vẫn đứng trước số âm. Cũng lưu ý rằng giá trị Văn bản không bị ảnh hưởng bởi việc thêm ký hiệu @
Điều quan trọng là kết quả này khác với kết quả nếu chúng tôi mở rộng nguyên tắc định dạng của mình cho từng phần của mã định dạng số
\@General;\@General;\@General;\@General
Kết quả trong đầu ra sau
Lưu ý rằng dấu trừ đã biến mất khỏi số âm và giá trị Văn bản hiện nhận ký hiệu @
chuỗi văn bản
Để thêm toàn bộ chuỗi văn bản vào một số (chẳng hạn như thêm “đơn vị” vào cuối một số), chúng ta đặt chuỗi văn bản đó trong dấu ngoặc kép (” “). Mã định dạng số
________số 8Kết quả trong đầu ra sau
Một lần nữa, điều này khác với
General" units";General" units";General" units";General" units"
Kết quả nào trong
Ký tự đặc biệt
Ngoài hai phương thức này, còn có một tập hợp các ký tự ký hiệu đặc biệt không cần dấu gạch chéo ngược hoặc dấu ngoặc kép ở đầu để đưa vào mã định dạng số. Danh sách như sau
Excel cũng sẽ chấp nhận hầu hết các ký hiệu phi toán học khác, chẳng hạn như ký hiệu tiền tệ không phải đô la, ký hiệu bản quyền/nhãn hiệu và chữ cái Hy Lạp. Các ký hiệu này không có sẵn trên hầu hết các bàn phím tiêu chuẩn, nhưng chúng có thể được nhập bằng cách giữ phím ALT trong khi nhập một số có bốn chữ số. Một số trong những cái hữu ích nhất là dưới đây
Có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các mã ký tự ANSI trên Wikipedia tại đây
Thay đổi vị trí thập phân, chữ số có nghĩa và dấu phẩy
Việc thêm các ký hiệu và màu sắc là hữu ích, nhưng hầu hết công việc bạn có thể cần thực hiện với các định dạng số tùy chỉnh là thay đổi cách Excel hiển thị các số mà nó lưu trữ. Mã định dạng số sử dụng một tập hợp các ký hiệu để biểu thị cách dữ liệu sẽ xuất hiện trong ô. Dưới đây là tóm tắt các ký hiệu
Hãy xem xét chúng lần lượt…
Không (0)
Số không trong mã định dạng số đại diện cho một chữ số bắt buộc. Điều đó có nghĩa là dù chữ số có liên quan đến giá trị hay không, nó sẽ được hiển thị. Một ví dụ tuyệt vời về điều này là ký hiệu đô la và xu tiêu chuẩn được sử dụng để biểu thị giá ở Hoa Kỳ. $0. 00. Ngay cả khi không có thêm xu nào trong số tiền, hai số 0 vẫn được hiển thị trong ký hiệu
Dưới đây là một ví dụ về mã số không đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1;General;General;Section4
0Dấu chấm hỏi (?)
Dấu chấm hỏi trong mã định dạng số đại diện cho một chữ số căn chỉnh. Điều này có nghĩa là khi số được hiển thị không cần chữ số được đề cập, thì một khoảng trống có cùng kích thước sẽ được sử dụng. Điều này được sử dụng để căn chỉnh các vị trí thập phân và dấu phẩy để xếp hạng các giá trị dễ dàng hơn, v.v.
Dưới đây là một ví dụ về mã dấu hỏi đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1;General;General;Section4
1Dấu thăng (#)
Đôi khi được gọi là dấu thăng, dấu thăng trong mã định dạng số đại diện cho một chữ số tùy chọn. Điều này có nghĩa là khi số được hiển thị không cần chữ số được đề cập, nó sẽ bị bỏ qua khỏi số được hiển thị. Điều này thường được sử dụng để biểu thị các số ở dạng dễ đọc nhất của chúng
Dưới đây là một ví dụ về mã dấu thăng đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1;General;General;Section4
2Giai đoạn = Stage (. )
Khoảng thời gian trong mã định dạng số biểu thị vị trí của dấu thập phân trong số được hiển thị. Khi được ghép nối với mã dấu phẩy, nó có thể hiển thị các số ở hàng nghìn hoặc hàng triệu, thay đổi 1.200 thành 1. 2, ví dụ. Nó tương tự như các mã định dạng văn bản ở trên ở chỗ nó luôn được hiển thị khi nó là một phần của mã số, ngay cả khi số được hiển thị không nằm giữa dấu thập phân. Xem các ví dụ về dấu phẩy, dấu thăng và dấu chấm hỏi ở trên để có những minh họa hữu ích về khoảng thời gian được sử dụng
Dấu phẩy (,)
Dấu phẩy trong mã định dạng số đại diện cho dấu phân cách hàng nghìn trong số được hiển thị. Nó cho phép bạn mô tả hành vi của các chữ số liên quan đến các chữ số hàng nghìn hoặc hàng triệu
Dưới đây là một ví dụ về mã dấu phẩy đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1;General;General;Section4
3Dấu hoa thị (*)
Dấu hoa thị trong mã định dạng số đại diện cho công cụ sửa đổi ký tự lặp lại. Nó được sử dụng cùng với một ký tự để hiển thị một chữ số lặp lại lấp đầy khoảng trống trong một ô
Dưới đây là một ví dụ về mã dấu hoa thị đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1;General;General;Section4
4Dấu gạch dưới (_)
Dấu gạch dưới trong mã số đại diện cho công cụ sửa đổi ký tự khoảng trắng. Nó được sử dụng cùng với một ký tự để hiển thị một khoảng trống có kích thước tương đương với ký tự đã chỉ định. Ví dụ, nó có thể được sử dụng để sắp xếp đúng các số dương và số âm khi dấu ngoặc đơn chỉ được sử dụng trong trường hợp âm
Dưới đây là một ví dụ về mã gạch dưới đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1;General;General;Section4
5Sử dụng phân số, tỷ lệ phần trăm và ký hiệu khoa học
Một số loại ký hiệu yêu cầu sử dụng các ký hiệu để biểu thị sự thay đổi định dạng, bao gồm phân số, tỷ lệ phần trăm và ký hiệu khoa học. Dưới đây là một bản tóm tắt các ký hiệu cho mỗi
Chúng tôi sẽ kiểm tra từng chi tiết…
Phân số (/)
Phân số rất đặc biệt vì chúng cần đổi đơn vị. số 0. 23 được biểu thị là 23/100, nhưng 0. 25 có thể được đơn giản hóa t0 1/4 hoặc hiển thị dưới dạng 25/100. Tương tự, 1. 25 có thể được hiển thị dưới dạng 1 1/4 hoặc phân số không chính xác 5/4. Cách Excel hiển thị số phụ thuộc vào cách bạn xây dựng mã định dạng số
Phân số làm tròn giá trị một cách hiệu quả đến phân số gần nhất có thể. Họ cũng lấy nguyên tắc của dấu thăng và ký hiệu dấu chấm hỏi mà họ được ghép nối với
Số nguyên có phân số rút gọn
Một biểu diễn khá điển hình cho các phân số là giữ nguyên các số độc lập với phần còn lại của phân số. Biểu diễn cho điều này tương đối đơn giản và có thể được thực hiện bằng dấu thăng và dấu chấm hỏi để tạo hiệu ứng hơi khác một chút…
Sử dụng ký hiệu dấu chấm hỏi (?), mã định dạng số sau
Section1;General;General;Section4
6Tạo phần còn lại của phân số có tối đa ba chữ số
Căn chỉnh của thanh phân số được giữ nguyên bất kể số lượng chữ số được sử dụng. Nếu chúng ta giới hạn số chữ số ở mỗi bên của phân số là 2, Excel sẽ làm tròn số đến giá trị phân số gần nhất. Định dạng mã số sau
Section1;General;General;Section4
7Thay đổi biểu diễn của 0. 23 từ 23/100 đến 13/3
Nếu bạn không muốn duy trì căn chỉnh xung quanh thanh phân số, bạn có thể sử dụng mã định dạng số phân số tương tự sử dụng dấu thăng
Sử dụng ký hiệu dấu thăng, mã định dạng số sau
Section1;General;General;Section4
8Tạo phần còn lại của phân số dễ đọc hơn có thể được căn chỉnh hoặc căn giữa trong ô
Các phân số không thích hợp
Nếu bạn muốn nhóm toàn bộ phần số của một giá trị vào chính phân số đó, bạn có thể chỉ định nhiều như vậy trong mã định dạng số
Sử dụng ký hiệu dấu thăng, mã định dạng số sau
Section1;General;General;Section4
9Tạo ra một phân số không chính xác với tối đa ba chữ số
Phân số cơ sở cố định
Cũng có thể buộc Excel làm tròn các phân số thành một mẫu số cụ thể bằng cách chỉ định nó trong mã định dạng số
Dưới đây là một ví dụ về mã cơ sở cố định đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1
0Kết quả là phần còn lại của phân số được làm tròn đi đến số gần nhất của phần 15
Tỷ lệ phần trăm (%)
Giống như phân số, tỷ lệ phần trăm được kiểm soát bởi các mã định dạng số đi kèm với chúng. Tỷ lệ phần trăm cơ bản có thể đạt được bằng ký hiệu dấu thăng trong mã định dạng số
Section1
1Kết quả trong đầu ra sau
Bạn cũng có thể chỉ định tỷ lệ phần trăm phân số, như được hiển thị với mã định dạng số này
Section1
2Kết quả ở dạng phân số một chữ số theo tỷ lệ phần trăm khi cần
Cuối cùng, như mọi khi, bạn có thể chỉ định số chữ số có nghĩa với vị trí thập phân
Section1
3Kết quả ở vị trí thứ 10 được căn chỉnh theo số thập phân
Ký hiệu khoa học (E)
Rất khó để đọc các số cực nhỏ và cực lớn theo cách thông thường vì có tất cả các số 0 ở đầu và ở cuối. Ký hiệu khoa học khắc phục điều đó bằng cách di chuyển số thập phân sang các chữ số có liên quan, vì vậy 0. 0000001 có thể trở thành 1 x 10-7. Excel sử dụng ký hiệu E cho điều này, do đó, cùng một số sẽ là 1E-07. Vì vậy, như bạn mong đợi, chữ hoa E báo hiệu ký hiệu khoa học trong mã định dạng số
Mặt khác, ký hiệu khoa học trong Excel được kiểm soát bởi các mã số giống như tỷ lệ phần trăm và phân số. Nó cần một mã định dạng số phía trước chữ E để mô tả các chữ số có liên quan và dấu cộng (+) và mã định dạng số khác phía sau để mô tả việc xử lý chữ số hàm mũ
Dưới đây là một ví dụ về mã ký hiệu khoa học đang hoạt động. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1
4Bạn cũng có thể đạt được ký hiệu nhất quán hơn với số không. Các ví dụ sau đang sử dụng mã định dạng số này
Section1
5Lưu ý rằng trong trường hợp này, cả số thập phân và số mũ đều bị giới hạn ở 2 chữ số có nghĩa, bất kể chúng có cần thiết hay không. Sự đánh đổi là, nó giữ cho đầu ra ổn định hơn nhiều, với độ dài chuỗi có thể dự đoán được
Ngày và Giờ
Ngày và giờ trong Excel là một trường hợp đặc biệt. Để thảo luận chi tiết về cách Excel sử dụng chúng, vui lòng xem lại Hướng dẫn dứt khoát về cách sử dụng ngày và giờ trong Excel. Các mã định dạng số hoạt động giống hệt với đầu vào format_text cho lệnh TEXT và chúng có thể được xem lại tại đây
Nhận các mẹo và thủ thuật Excel mới nhất bằng cách tham gia bản tin
Andrew Roberts đã giải quyết các vấn đề kinh doanh với Microsoft Excel trong hơn một thập kỷ. Excel Tactics được dành riêng để giúp bạn thành thạo nóTham gia bản tin để cập nhật những bài viết mới nhất. Đăng ký và bạn sẽ nhận được hướng dẫn miễn phí với 10 phím tắt tiết kiệm thời gian
Các kiểu định dạng trong Excel là gì?
Định dạng số có sẵn trong Excel. Bài báo
Định dạng có điều kiện. Bài báo
Căn chỉnh hoặc xoay văn bản trong một ô. Bài báo
Thay đổi định dạng của một ô. Bài báo
Sao chép định dạng ô. Bài báo
Thêm hình mờ trong Excel. Bài báo
Hiển thị hoặc ẩn các giá trị bằng không. Bài báo
Tạo định dạng số tùy chỉnh. Bài báo
Định dạng đặc biệt trong Excel ở đâu?
Áp dụng định dạng số tùy chỉnh .
Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn định dạng
Trên tab Trang chủ, bên dưới Số, trên menu bật lên Định dạng Số. , nhấp vào Tùy chỉnh
Trong hộp thoại Định dạng ô, bên dưới Danh mục, hãy bấm vào Tùy chỉnh
Ở cuối danh sách Loại, chọn định dạng tích hợp sẵn mà bạn vừa tạo. .
Nhấp vào OK
Định dạng số đặc biệt trong Excel là gì?
Định dạng số Excel tùy chỉnh chỉ thay đổi biểu diễn trực quan, i. e. cách một giá trị được hiển thị trong một ô . Giá trị cơ bản được lưu trữ trong một ô không bị thay đổi. Khi bạn đang tùy chỉnh định dạng Excel tích hợp, một bản sao của định dạng đó sẽ được tạo.
