Thời đại công nghệ số, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là vấn đề quan trọng và cấp thiết đối với doanh nghiệp. Không chỉ mang tính lưu trữ dữ liệu văn bản, hệ thống này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình phát triển của doanh nghiệp về lâu dài. Show
Nguyên tắc và yêu cầu khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. 1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là hệ thống quản lý văn bản và điều hành, có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống quản lý tài liệu đóng vai trò quan trọng. Không chỉ bao gồm các quy trình lưu trữ, hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của nhiều bộ phận. Đặc biệt, trong giai đoạn xu thế chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử để làm “nền tảng” vững chắc cho các hoạt động được thông suốt, ổn định. 2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tửCăn cứ theo Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử:
Hệ thống quản lý tài liệu cần đảm bảo an toàn thông tin.
3. Các yêu cầu khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tửCăn cứ theo Điều 19, 20, 21 và 22 của Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau: Yêu cầu chungHệ thống quản lý tài liệu được thiết kế theo các yêu cầu:
>> Tham khảo: 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu. Yêu cầu về chức năng hệ thốngĐối với quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản:
Đối với việc kết nối, liên thông tài liệu, văn bản: hệ thống cần đảm bảo có khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống cần có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh. Đối với an ninh thông tin: Hệ thống quản lý dữ liệu cần phân quyền truy cập và có sự cảnh báo nếu có sự thay đổi truy cập để đảm bảo an toàn thông tin. Đối với việc bảo quản, lưu trữ tài liệu: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ tất cả các thông tin về quá trình giải quyết công việc và đáp ứng các vấn đề về:
Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ tài liệu. Đối với giải quyết tài liệu hết giá trị: Với những tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống cần có khả năng xử lý các vấn đề:
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử. Với quy trình thống kê, tra cứu và sử dụng tài liệu:
Các yêu cầu về thống kê, tra cứu tài liệu. Yêu cầu về quản trị hệ thốngHệ thống quản lý tài liệu điện tử cần thực hiện được các nhiệm vụ:
4. Quản lý tài liệu chuyên nghiệp, chuẩn mực với CloudOfficeViệc xây dựng một hệ thống quản lý văn bản đòi hỏi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đầu tư và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Hiểu được vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã nghiên cứu và cung cấp giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice.
Quản lý tài liệu toàn diện với CloudOffice. CloudOffice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và cung cấp các chức năng giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý tài liệu toàn diện. Đặc biệt, hệ thống CloudOffice phát triển và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu. Trên đây là những nguyên tắc và yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thời đại “số hóa” trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện mang tính “nền tảng”, đặc biệt là quản lý tốt các tài liệu, hồ sơ chứa dữ liệu quan trọng để phục vụ cho tiến trình chuyển đổi số toàn diện. Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
|