Tại sao In Excel của tôi lạ?

Khi tôi in một cái gì đó từ excel, những gì được in ra khác với những gì tôi nhìn thấy trên màn hình, ngay cả màu sắc

Ví dụ: trong một ô, tôi có các đường chéo một chiều, nhưng khi in ra giấy, tôi có các đường chéo sang chiều khác. Ngay cả khi tôi "in thành PDF", tôi vẫn nhận được một tệp PDF có nhiều thứ khác với những gì tôi thấy trên bảng tính excel của mình

Nói chung, có thể nói rằng một tài liệu Microsoft Excel, giống như một nguyên tử, bao gồm phần lớn không gian trống. Nhưng không phải là đi dã ngoại khi bạn in một tệp Excel và máy in của bạn in ra nhiều trang trống. Đây là lý do tại sao điều đó có thể xảy ra và một vài cách bạn có thể thực hiện để khắc phục nó

Điều gì khiến tài liệu Microsoft Excel in các trang trống

Dưới đây là một số lý do khiến tài liệu Excel in ra có nhiều trang trống. Chúng tôi cũng có một hướng dẫn chung hơn về cách khắc phục mọi thứ nếu máy in của bạn đang in các trang trắng

1. Các ô được định dạng để xuất hiện trống

Đôi khi, bạn có thể định dạng các ô trong tài liệu Microsoft Excel theo một số cách nhất định để làm cho chúng có vẻ trống. Tình huống này xảy ra khi các ô có văn bản màu trắng và nền ô có màu trắng hoặc khi các giá trị dữ liệu nhất định được đặt để không hiển thị hoặc in

2. Tài liệu chứa các trang trống

Nếu tài liệu Microsoft Excel có một khối ô trống ở giữa các vùng có dữ liệu, bạn có thể in ra một số trang trống

3. Các trang chứa lỗi

Nếu một ô trên trang có lỗi và lỗi được đặt thành in trống, các tệp Excel có thể in ra trống hoặc với các ô có vẻ trống

4. Có các cột ẩn

Một lý do khác để nhận được các bản in Excel trống là nếu tài liệu chứa các cột bị ẩn với ngắt trang thủ công

Cách ngăn Microsoft Excel in các trang trống

Hãy thử các cách khắc phục đơn giản này để đảm bảo các tệp Microsoft Excel không in ra các trang trống

1. Đặt một khu vực cụ thể để in

In một tệp Excel hơi lạ. Nó có thể không nhất thiết phải tuân theo kích thước và bố cục trang tiêu chuẩn, tùy thuộc vào dữ liệu của bạn. Vì vậy, bản in có thể bị lệch. Một cách dễ dàng để khắc phục điều này là đặt khu vực bạn muốn in. Đây là cách

1. Trong một trang tính Excel, hãy chọn (tô sáng) các ô bạn muốn xuất hiện trên trang in
2. Trong tab Bố cục trang, nhấp vào menu thả xuống Vùng in và chọn Đặt vùng in

Vào View > Page Break Preview để xem các trang được thiết lập để in như thế nào

Chúng tôi có một bài viết cung cấp thông tin về cách đặt vùng in trong Excel, cũng như cách mở rộng và xóa vùng in

2. Đặt số lượng trang được in

Có thể gây khó chịu nếu nhiều trang trống được in ở phần cuối của tài liệu Excel của bạn, nhưng điều này có thể được xử lý dễ dàng. Tất cả những gì bạn phải làm là kiểm tra số trang trước khi in và bỏ đi những trang trống

Bạn cũng có thể áp dụng cách khắc phục này nếu các trang trống xuất hiện ở giữa bản in Excel của bạn và tất cả dữ liệu của bạn được in. Bạn sẽ phải xem qua từng trang trong bản xem trước bản in để đảm bảo không có trang trống nào xuất hiện

3. Chia tỷ lệ để phù hợp với khổ giấy

Chia tỷ lệ được sử dụng tốt nhất khi bạn muốn làm cho bảng tính Excel vừa với màn hình của mình, nhưng nó cũng có thể được sử dụng cho những mục đích khác. Và đôi khi, lỗi in có thể do các vấn đề về tỷ lệ

Vì Excel, theo mặc định, không cung cấp cho bạn các trang được xác định rõ ràng, nên có thể khó biết trang này kết thúc ở đâu và trang tiếp theo bắt đầu. Điều đầu tiên cần làm là căn giữa dữ liệu của bạn trên trang. Để làm điều này

1. Chuyển đến tab Bố cục trang trên ruy-băng, bấm vào menu thả xuống Lề và chọn Lề tùy chỉnh
2. Trong tab Lề, bên dưới phần Trung tâm trên trang, hãy chọn hộp kiểm Theo chiều ngang

Sau đó điều chỉnh thang đo

1. Chuyển đến phần Chia tỷ lệ cho vừa trong tab ribbon Bố cục trang
2. Giảm tỷ lệ từ 100% xuống thứ gì đó phù hợp hơn với trang của bạn

Kiểm tra bản xem trước bản in để xem điều này đã khắc phục được sự cố chưa. Một cách khác để chia tỷ lệ các trang của bạn để in là điều chỉnh tỷ lệ trong tùy chọn Excel. Để làm điều này

1. Đi tới Tệp > Tùy chọn
2. Trong tab Nâng cao, cuộn xuống phần Chung
3. Đảm bảo rằng nội dung Tỷ lệ cho A4 hoặc 8. Tùy chọn khổ giấy 5 x 11" được chọn

4. Sao chép công việc của bạn vào một tệp Excel mới

Một cách khắc phục tạm thời đơn giản là chỉ sao chép những gì bạn muốn in và dán vào một tệp Excel mới. Bằng cách đó, bạn biết chính xác những gì có trong tệp và những gì sẽ được in

5. Kiểm tra văn bản không được chú ý

Bạn không cần phải kiểm tra thủ công từng ô trong tệp Excel của mình nếu bạn cho rằng có những ô có chữ trắng. Một phương pháp dễ dàng hơn là chạy một tìm kiếm cụ thể bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế trong Excel. Đây là cách

1. Nhấn Ctrl + F để mở hộp Tìm và Thay thế
2. Mở rộng Tùy chọn để xem thêm
3. Nhấp vào trình đơn thả xuống Định dạng và chọn Định dạng
4. Trong tab Phông chữ, đặt màu thành màu trắng và nhấp vào OK
5. Nhấp vào nút Tìm tất cả để xem tất cả các ô có chữ trắng

6. Kiểm tra các trang bị ngắt giữa các cột hoặc hàng ẩn

Bản thân các hàng hoặc cột bị ẩn sẽ không ảnh hưởng đến quá trình in, nhưng việc ngắt trang giữa các hàng hoặc cột bị ẩn có thể gây ra sự cố khi in. Làm theo các bước sau để kiểm tra

1. Điều hướng đến nhóm Chỉnh sửa trong tab Trang chủ
2. Đi tới bấm Tìm & Chọn > Chuyển đến Đặc biệt
3. Chọn Chỉ các ô hiển thị và nhấp vào OK

Nếu có bất kỳ ô nào bị ẩn, tất cả các ô sẽ được chọn với đường viền của hàng và cột bị ẩn được tô sáng. Chọn các hàng hoặc cột ở hai bên của hàng bị ẩn, nhấp chuột phải vào tên hàng hoặc cột và chọn Bỏ ẩn. Điều chỉnh ngắt trang để các trang được in như bạn muốn

7. In các ô có giá trị bằng 0

Bạn có thể nhận thấy nếu một phần lớn tài liệu Excel của bạn là số 0, nhưng để đảm bảo, hãy làm như sau để in các ô có số 0 làm dữ liệu của chúng, cho dù thông qua nhập trực tiếp, công thức hoặc một số phương pháp khác

1. Đi tới Tệp > Tùy chọn
2. Trong tab Nâng cao, cuộn xuống phần Tùy chọn hiển thị cho trang tính này
3. Đảm bảo rằng tùy chọn Hiển thị số 0 trong các ô có giá trị bằng 0 được chọn

8. Tìm hiểu cách xử lý lỗi

Nếu lỗi được đặt thành in trống, bạn có thể để lại các ô hoặc nhóm ô không in dữ liệu có giá trị của chúng. Đây là cách kích hoạt tính năng in ô bị lỗi trong Excel

1. Trong tab Bố cục trang, nhấp vào hộp Trình khởi chạy hộp thoại ở dưới cùng bên phải của phần Thiết lập trang
2. Trong tab Trang tính, đảm bảo các lỗi ô được đặt thành hiển thị

9. Kiểm tra chất lượng in

Một số máy in cho phép in ở chất lượng nháp để tiết kiệm mực và thời gian. Các cài đặt này có thể ảnh hưởng đến cách in tài liệu của bạn. Để đảm bảo rằng chất lượng bản nháp không được chọn, hãy làm như sau

1. Bấm vào Tiêu đề in trong tab Bố cục trang trong trang tính Excel
2. Trong tab Trang tính hoặc tiêu đề, đảm bảo rằng các hộp kiểm Đen trắng và Chất lượng nháp không được chọn

Tiếp theo, đảm bảo rằng bản in của bạn có chất lượng cao nhất. Để làm điều này

1. Bấm vào Tiêu đề in trong tab Bố cục trang trong trang tính Excel
2. Chuyển sang tab Trang hoặc tiêu đề và thay đổi chất lượng in thành Cao

Bạn có thể di chuyển để in trực tiếp từ đây bằng cách nhấn nút Print Preview

10. Chuyển đổi trang tính thành định dạng Microsoft Excel mới nhất

Lỗi có thể liên quan đến phiên bản chương trình của tệp Excel bạn đang sử dụng, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng định dạng XLS cũ. Đảm bảo bạn đang sử dụng định dạng Excel mới nhất. Nếu chưa, hãy chuyển đổi tệp của bạn sang định dạng mới nhất—XLSX

11. Nhận trình điều khiển máy in mới nhất

Đôi khi, sự cố với HĐH và trình điều khiển máy in có thể khiến các trang Microsoft Excel in ra trống. Giải pháp đơn giản nhất trong trường hợp này là cập nhật trình điều khiển máy in của bạn. Bạn sẽ phải đăng nhập vào trang web của nhà sản xuất máy in và kiểm tra các trình điều khiển mới nhất cho kiểu máy in của bạn

Cấm in các trang Excel trống

Một số vấn đề dễ giải quyết hơn các vấn đề khác và nếu bạn bắt đầu nhận thấy các tệp Excel in một vài trang trống, thì một thay đổi cài đặt đơn giản sẽ giải quyết được vấn đề. Các vấn đề tương thích nghiêm trọng hơn được xử lý bằng cách cập nhật định dạng tệp và trình điều khiển máy in