Niêm yết thông báo sử dụng hóa đơn gì gì

Làm thông báo phát hành hóa đơn là điều kiện tiên quyết trước khi các tổ chức, doanh nghiệp muốn sử dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử.

Vì sao phải làm thông báo phát hành hóa đơn?

1. Vì sao phải làm thông báo phát hành hóa đơn

Làm thông báo phát hành hóa đơn là điều kiện tiên quyết trước khi các tổ chức, doanh nghiệp muốn sử dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Việc sử dụng hóa đơn mà chưa làm thông báo phát hành hóa đơn sẽ là bất hợp pháp và phải chịu xử phạt theo quy định của pháp luật.

• Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp >> Xem thêm

2. Quy định cần biết khi làm thông báo phát hành hóa đơn

Khi làm thông báo phát hành hóa đơn, bạn cần phải tìm hiểu trước về các quy định liên quan đến việc phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo quy trình được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài Chính quy định thông báo phát hành hóa đơn điện tử điện tử sẽ được làm theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm.

Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

• Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại,...
• Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy)

Lưu ý rằng, trong nội dung thông báo phát hành hóa đơn, bạn cũng cần quan tâm đến cả chữ ký điện tử của tổ chức phát hành với trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Với các trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế nơi mình chuyển đến, trong đó cần nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng và sẽ tiếp tục sử dụng.

Với trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu đến cho cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong khoảng thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn mới nhất 2019

Nếu bạn vẫn chưa biết mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất 2019 như thế nào thì có tham khảo ngay mẫu dưới đây:

.png)

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất 2019.

Sau khi đã có mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần hoàn tất các thông tin được yêu cầu để có thể gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý.

Trên đây, thaison.vn đã giúp bạn trả lời vì sao phải làm thông báo phát hành hóa đơn và giới thiệu mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới nhất 2019 đến bạn.

Mọi thắc mắc về thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Lần đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chắc chắn không ít doanh nghiệp thắc mắc về cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi gửi thông báo, nhiều đơn vị không rõ đã đăng ký thành công hay chưa, cách tra cứu hoá đơn điện tử đã được thông báo phát hành qua cổng thông tin của cơ quan thuế như thế nào? Các thông tin dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cụ thể.

1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm thông báo phát hành hóa đơn để gửi lên Cơ quan Thuế. Thủ tục này để đảm bảo cho doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.

Trường hợp doanh nghiệp tự ý phát hành hóa đơn với Cơ quan Thuế được coi là bất hợp pháp. Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC, mức phạt áp dụng cho trường hợp này từ 20 - 50 triệu đồng.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn

Trước khi làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau đây:

• Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng của doanh nghiệp.

Hóa đơn mẫu phải được niêm yết tại doanh nghiệp.

• Chỉ sau khi đã gửi thông báo phát hành hóa đơn và doanh nghiệp được Cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử.
• Từ lần thứ 2 phát hành hóa đơn, nếu các thông tin của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên, không có sự điều chỉnh thì từ lần tiếp theo không cần gửi hóa đơn mẫu.
• Trường hợp doanh nghiệp có cơ sở, đơn vị trực thuộc nhưng kê khai Thuế GTGT riêng thì cần gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cả cơ sở, đơn vị đó. Trường hợp kê khai Thuế GTGT chung thì không cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
• Thông báo phát hành hóa đơn cùng với hóa đơn điện tử mẫu cần được gửi đến Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp trước thời gian 2 ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Cách nộp và tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn

Bộ hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp: Sử dụng mẫu số 1 Phục lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Sử dụng mẫu số 2 Phục lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (lấy từ đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử).

Chuẩn bị hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu cần scan và đưa vào một file chung để ở định dạng word (.doc).
• Riêng đối với thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị 1 bản file XML.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cần có chữ ký số để ký điện tử xác nhận việc phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế

Để hạn chế đa lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, bạn nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer. Bạn truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng mã số Thuế của doanh nghiệp đang sử dụng.

Đăng ký để nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bạn truy cập mục tài khoản và chọn “Đăng ký thêm tờ khai” để hiển thị danh sách tờ khai sau đó tiếp tục chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” từ danh sách, lưu ý tích vào ô vuông nằm ở cuối mục thông báo để lựa chọn, chọn “Tiếp tục” để đăng ký.

Sau khi đã đăng ký thành công, bạn vào mục “Nộp tờ khai” để tải lên file thông báo phát hành hóa đơn. File thông báo phát hành hóa đơn phải để ở định dạng XML để đảm bảo hợp lệ.

Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu, thông báo và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp cả hồ sơ trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành là bạn có thể vào mục “Tra cứu” để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn, nếu thấy hóa đơn đã có đầy đủ thông tin nghĩa là doanh nghiệp được phép sử dụng.

Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Trên đây là các thông tin hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cực đơn giản cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ phát hành hóa đơn nhanh chóng, doanh nghiệp có thể liên hệ thông tin sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.