Lệnh ngắt trang trong excel

Khi bạn in công việc của mình trong Excel, sẽ hữu ích nếu có một hệ thống quyết định lượng nội dung trên một trang và nội dung nào sẽ được in trên trang tiếp theo, v.v.

Theo mặc định, Excel thực hiện điều này bằng cách chèn ngắt trang đều đặn trong trang tính trong khi in

Điều này được thực hiện dựa trên các tùy chọn khổ giấy, lề và tỷ lệ

Nhưng trong trường hợp bạn cần kiểm soát nhiều hơn và muốn quyết định lượng nội dung sẽ được in trên Trang 1 và vị trí ngắt trang và chuyển sang trang tiếp theo, thì bạn có thể chèn ngắt trang theo cách thủ công giữa các trang

Bằng cách này, Excel sẽ biết rằng ngay khi có dấu ngắt trang, nó cần dừng in trên trang hiện tại và in phần còn lại trên trang tiếp theo

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chèn ngắt trang theo cách thủ công trong Excel (và cả cách xóa ngắt trang nữa)

Hướng dẫn này bao gồm

Chèn ngắt trang theo cách thủ công trong Excel (Ngang/Dọc)

Giả sử tôi có tập dữ liệu như hình bên dưới, nơi tôi có số lượng bán hàng cho những người khác nhau làm việc cho các khu vực khác nhau

Data for Page breaks

Trong dữ liệu này, tôi muốn in tất cả các bản ghi cho Hoa Kỳ trong giai đoạn đầu tiên và sau đó là tất cả các bản ghi còn lại trên trang thứ hai

Nếu tôi tiếp tục và in dữ liệu ngay bây giờ, mọi thứ sẽ được in trên một trang vì dữ liệu không đủ lớn để chia thành nhiều trang

Vì vậy, để làm điều này, tôi sẽ phải chèn ngắt trang theo cách thủ công sau dữ liệu cho Hoa Kỳ

Dưới đây là các bước để làm điều này

  1. Chọn hàng phía trên mà bạn muốn chèn dấu ngắt trang. trong ví dụ của chúng tôi đó sẽ là hàng 11Select the row above which you want to add the page break
  2. Nhấp vào tab 'Bố cục trang'Click the page layout option
  3. Trong nhóm 'Thiết lập trang', nhấp vào tùy chọn 'Nghỉ'Click the breaks option
  4. Nhấp vào tùy chọn 'Chèn ngắt trang'Click on Insert Page Breaks

Các bước trên sẽ chèn dấu ngắt trang ngay phía trên hàng đã chọn

Excel cũng hiển thị cho bạn vị trí ngắt trang bằng cách thêm một đường chấm màu xám nhạt giữa hai trang

Bạn có thể không nhìn thấy dòng này nếu bạn đã hiển thị các đường lưới, nhưng nếu bạn ẩn các đường lưới, bạn sẽ có thể thấy điều này như hình bên dưới

Page break gray line

Giống như cách mình đã chèn ngắt trang ngang trong Excel, bạn cũng có thể chèn ngắt trang dọc

Chỉ cần chọn cột B mà bạn muốn thêm ngắt trang và chuyển đến tab 'Bố cục trang' và nhấp vào tùy chọn 'Chèn ngắt trang'

Lưu ý rằng bạn có thể chèn bao nhiêu ngắt trang tùy thích

Ví dụ: nếu bạn muốn in dữ liệu của từng vùng trên một trang khác nhau, bạn có thể chèn nhiều ngắt trang ngang bằng cách chọn hàng ngay bên dưới nơi kết thúc dữ liệu của vùng đó và chèn ngắt trang vào đó.

Ghi chú. Nếu bạn muốn chèn cả ngắt trang ngang và dọc tại một vị trí cụ thể, bạn có thể làm điều đó bằng cách chọn ô và lặp lại quy trình tương tự ở trên để chèn ngắt trang. Thao tác này sẽ chèn ngắt trang ngang ngay phía trên ô và ngắt trang dọc ngay bên trái ô

Phím tắt để chèn ngắt trang

ALT + P + B + I

Kiểm tra chèn ngắt trang từ bản xem trước ngắt trang

Khi bạn đã chèn ngắt trang trong Excel, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra xem tất cả những gì sẽ được in trên mỗi trang bằng cách vào chế độ xem trước ngắt trang

Dưới đây là các bước để làm điều này

  1. Nhấp vào tab XemClick the View tab
  2. Trong nhóm Chế độ xem sổ làm việc, bấm vào tùy chọn Xem trước ngắt trangClick on Page Break preview

Các bước trên sẽ thay đổi dạng xem trang tính của bạn và bạn sẽ có thể xem lượng nội dung sẽ được in trên mỗi trang

Page break preview result

Mỗi ngắt trang được hiển thị dưới dạng một đường kẻ dày màu xanh lam và các trang được đánh số giúp dễ hiểu nội dung nào sẽ diễn ra trên trang in nào

Để quay lại chế độ xem trang tính thông thường, bấm vào tùy chọn Bình thường trong tab Xem

Ghi chú. Bạn cũng có thể chuyển đổi giữa chế độ xem Thường và Xem trước ngắt trang bằng cách nhấp vào các biểu tượng trên thanh trạng thái

Loại bỏ ngắt trang

Giống như bạn có thể thêm ngắt trang trong Excel, bạn cũng có thể dễ dàng xóa ngắt trang

Trong ví dụ của chúng tôi, giả sử tôi muốn xóa dấu ngắt trang mà tôi đã chèn sau dữ liệu cho khu vực Hoa Kỳ

Bên dưới các bước khác để làm điều này

  1. Chọn hàng phía trên mà bạn có dấu ngắt trang. Đó sẽ là hàng #11 trong ví dụ của chúng tôi
  2. Nhấp vào tab 'Bố cục trang'Click the page layout option
  3. Trong nhóm 'Thiết lập trang', nhấp vào tùy chọn 'Nghỉ'Click the breaks option
  4. Nhấp vào 'Xóa ngắt trang'Remove all Page Breaks

Các bước trên sẽ xóa ngắt trang phía trên hàng đã chọn

Trong trường hợp bạn đã chèn nhiều dấu khen ngợi mà bạn muốn xóa, bạn sẽ phải lặp lại quy trình này từng cái một

Ghi chú. bạn không thể loại bỏ nhiều ngắt trang cùng một lúc bằng cách chọn nhiều hàng hoặc cột. nếu bạn cố gắng làm điều đó, Excel sẽ chỉ xem xét hàng được chọn cuối cùng và xóa dấu ngắt trang phía trên hàng đó

Phím tắt để xóa ngắt trang

ALT + P + B + R

Đặt lại tất cả ngắt trang

Nếu bạn muốn xóa tất cả các ngắt trang mà bạn đã chèn theo cách thủ công và đặt lại chúng về mặc định, thì cũng có một tùy chọn cho việc đó

Dưới đây là các bước để đặt lại ngắt trang trong Excel

  1. Nhấp vào tab 'Bố cục trang'
  2. Trong nhóm 'Thiết lập trang', nhấp vào tùy chọn 'Nghỉ'
  3. Nhấp vào 'Đặt lại tất cả các ngắt trang'

Các bước trên sẽ loại bỏ tất cả các dấu ngắt trang được chèn thủ công và đặt các dấu ngắt trang dựa trên kích thước, lề và tỷ lệ trang (như theo mặc định)

Phím tắt để xóa ngắt trang

ALT + P + B + A

Di chuyển ngắt trang theo cách thủ công

Khi bạn đã chèn các ngắt trang trong trang tính, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh nhỏ bằng cách kéo các dòng ngắt trang theo chiều ngang hoặc dọc

Để điều này hoạt động, bạn cần ở chế độ Xem trước ngắt trang

Dưới đây là các bước bạn có thể sử dụng để di chuyển ngắt trang bằng cách kéo nó

  1. Nhấp vào tab Xem
  2. Trong nhóm chế độ xem sổ làm việc, bấm vào tùy chọn Xem trước ngắt trang. Thao tác này sẽ thay đổi chế độ xem trang tính và bạn sẽ có thể thấy tất cả các ngắt trang dưới dạng các đường kẻ dày màu xanh lamClick on Page Break preview
  3. Di con trỏ qua dòng ngắt trang mà bạn muốn điều chỉnh. Bạn sẽ nhận thấy rằng con trỏ thay đổi thành biểu tượng mũi tên hai đầuCursor over the page break line
  4. Giữ phím trái chuột và kéo đường màu xanh bất cứ nơi nào bạn muốn nó được đặt và sau đó để lại phímMoving the page break line
  5. Nhấp vào tùy chọn Bình thường trong tab dạng xem để quay lại dạng xem trang tính thông thường

Ẩn hoặc hiển thị đường ngắt trang

Mặc dù ngắt trang lớn khá hữu ích nếu bạn in dữ liệu của mình, nhưng một điều thực sự làm tôi khó chịu là đường chấm màu xám vẫn còn trong trang tính sau khi bạn đã áp dụng ngắt trang

Một số người thấy nó hữu ích vì nó cho họ biết vị trí trang sẽ bị hỏng khi in, mặt khác tôi thấy nó thật phiền phức

Và một khi bạn đã áp dụng ngắt trang, đường màu xám đó sẽ không biến mất cho đến khi bạn lưu sổ làm việc của mình và khởi động lại sổ làm việc đó

Vì vậy, nếu bạn giống tôi, bạn có thể muốn ẩn dòng ngắt trang mãi mãi

Dưới đây là các bước ẩn dòng ngắt trang trong Excel

  • Nhấp vào tab TệpClick on the File tab
  • Nhấp vào Tùy chọn
  • Trong hộp thoại Tùy chọn Excel mở ra, nhấp vào tùy chọn 'Nâng cao' ở khung bên tráiClick the advanced tab
  • Cuộn xuống phần 'Tùy chọn hiển thị cho trang tính này'Scroll to the display options for worksheet area
  • Bỏ chọn tùy chọn 'Hiển thị ngắt trang'Uncheck the show page breaks option

Bạn có thể bật cài đặt này để xóa đường màu xám ngắt trang trên các trang tính cụ thể hoặc toàn bộ sổ làm việc, nhưng bạn không thể áp dụng cài đặt này cho tất cả các sổ làm việc Excel

Nếu bạn muốn làm điều này cho một sổ làm việc khác mà bạn mở, bạn sẽ phải thực hiện lại các bước tương tự

Thêm ngắt trang sau mỗi tổng phụ

Nếu bạn thêm tổng phụ vào tập dữ liệu của mình thì sẽ có một tùy chọn cho phép bạn tự động thêm ngắt trang bất cứ khi nào danh mục dữ liệu thay đổi

Dưới đây tôi có tập dữ liệu này trong đó tôi có các vùng được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (có áp dụng tổng phụ)

Country Wise Data with Subtotal applied

Đối với tập dữ liệu như vậy, sẽ hợp lý hơn nếu thêm một tổng phụ để hiển thị doanh số bán hàng mục tiêu và doanh số bán hàng thực tế cho từng khu vực và Tổng phụ sẽ được thêm bất cứ khi nào khu vực thay đổi (i. e. , tổng phụ cho Hoa Kỳ bên dưới các khu vực của Hoa Kỳ trong tổng số cho Trung Đông bên dưới khu vực Trung Đông)

Và khi dữ liệu này được in, có thể giúp in tất cả các vùng trong các trang tính riêng biệt (có thể thực hiện việc này bằng cách thêm dấu ngắt trang bất cứ khi nào vùng thay đổi)

Bên dưới các bước khác để thêm tổng phụ và thêm ngắt trang bất cứ khi nào vùng thay đổi

  1. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu
  2. Chuyển đến tab Dữ liệuClick the data tab
  3. Bấm vào tùy chọn Tổng phụ (Tôi đang sử dụng Microsoft 365 và nó nằm trong tùy chọn Dàn bài)Click on subtotals option
  4. Trong hộp thoại Tổng phụ mở ra, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống 'Tại mỗi thay đổi' và chọn Khu vựcSelect region as the subtotal criteria
  5. Kiểm tra Mục tiêu bán hàng và Doanh số bán hàng thực tế trong tùy chọn 'Thêm tổng phụ vào'Select add subtotal to option
  6. Kiểm tra tùy chọn 'Ngắt trang giữa các trang'Check page breaks between groups
  7. Nhấp vào được

Các bước trên sẽ thêm tổng phụ vào dữ liệu như được hiển thị bên dưới, đồng thời cũng thêm ngắt trang bất cứ khi nào vùng thay đổi

Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn in dữ liệu cho từng quốc gia trong một trang tính riêng biệt

Bạn có thể thấy nơi các ngắt trang được thêm vào bằng cách nhấp vào tab Xem và sau đó nhấp vào tùy chọn Xem trước ngắt trang

Vì vậy, đây là cách bạn có thể dễ dàng chèn ngắt trang trong Excel. Tôi cũng đã trình bày cách bạn có thể xóa một số ngắt trang, xóa chúng hoàn toàn. hoặc đặt lại về cài đặt mặc định

Phím tắt ngắt trang trong Excel là gì?

Để chèn ngắt trang bằng phím tắt, chỉ cần nhấn Ctrl+Shift+Enter. Thao tác này sẽ chèn dấu ngắt trang phía trên ô hiện hoạt. Nếu bạn muốn chèn ngắt trang bên dưới ô hiện hoạt, bạn có thể nhấn Ctrl+Shift+Enter rồi nhấn phím mũi tên xuống. Thao tác này sẽ di chuyển ngắt trang bên dưới ô hiện hoạt

Ngắt trang Xem trong Excel là gì?

Ngắt trang chia trang tính thành các trang riêng biệt khi bạn in . Trong Xem trước ngắt trang, bạn có thể chèn, di chuyển hoặc xóa ngắt trang.