Làm cách nào để excel lấy dữ liệu từ các nguồn bên ngoài?

Thông thường, chúng tôi sử dụng Excel để tóm tắt chi tiết đến từ một số chương trình hoặc hệ thống kế toán khác. Về cơ bản, có ba cách mà tôi biết để lấy dữ liệu từ một chương trình khác vào trang tính Excel đích, tôi sẽ đặt tên cho chúng

Sao chép dán

Phương pháp Sao chép/Dán có lẽ là phổ biến nhất. Về cơ bản, đó là khi bạn xem hoặc xuất dữ liệu sang tệp Excel, csv hoặc văn bản mới, sau đó sao chép và dán dữ liệu vào trang tính Excel đích. Nó rất dễ sử dụng và hoạt động tốt. Tuy nhiên, các phương pháp khác có thể hiệu quả hơn đối với sổ làm việc sử dụng định kỳ

Bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ nguồn dữ liệu ngoài bằng tính năng Dữ liệu ngoài của Excel. Bài đăng này tập trung vào tính năng này và các chi tiết được tìm thấy bên dưới

Xô

Bạn cũng có thể đẩy dữ liệu từ hệ thống vào một trang tính cụ thể trong sổ làm việc hiện có. Không phải tất cả các ứng dụng đều hỗ trợ phương pháp này, nhưng khi chúng hỗ trợ, nó sẽ tiết kiệm một bước

Bây giờ, hãy dành thời gian còn lại để làm việc với tính năng Dữ liệu ngoài

Tính năng Dữ liệu Ngoài đã có trong Excel từ rất lâu và tôi bắt đầu sử dụng tính năng này lần đầu tiên vào khoảng năm 1997. Tính năng này đã tạo ra một cải tiến lớn trong quy trình làm việc của tôi và tăng năng suất của tôi. Kể từ đó, tôi là một fan hâm mộ lớn của tính năng này. Đó là một trong những thứ chỉ ngồi đó chờ được khám phá và đưa vào sử dụng

Tổng quan về dữ liệu bên ngoài

Trước tiên, hãy bắt đầu với chức năng của tính năng này, sau đó chúng ta sẽ chuyển sang cách sử dụng tính năng này. Dữ liệu ngoài được định nghĩa là dữ liệu tồn tại bên ngoài sổ làm việc Excel, ở một số nơi khác. Nơi khác đó có thể ở hầu hết mọi nơi và Excel hỗ trợ kéo dữ liệu ngoài từ nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ bao gồm dữ liệu được lưu trữ trên các trang web, trong tệp văn bản hoặc trong các chương trình khác

Các chương trình lưu trữ lượng lớn dữ liệu thường được xây dựng trên nền tảng hoặc công cụ cơ sở dữ liệu. Bạn, với tư cách là người dùng, sẽ thấy giao diện người dùng của chương trình bao gồm các menu, biểu tượng, hộp thoại và biểu mẫu. Tuy nhiên, đằng sau hậu trường, các ứng dụng thường lưu trữ dữ liệu của chúng trong cơ sở dữ liệu. Chính cơ sở dữ liệu cơ bản này mà Excel thường có thể khai thác bằng tính năng Dữ liệu ngoài

Tính năng này không kéo một giá trị vào một ô. Nó truy xuất một khối dữ liệu hoặc một bảng mà cuối cùng sẽ chiếm một dải ô

Tính năng Dữ liệu Ngoài yêu cầu bạn xác định vị trí của dữ liệu bạn muốn. Sau khi bạn thực hiện, Excel sẽ truy xuất dữ liệu và đặt dữ liệu đó vào trang tính đã chọn. Phần tốt nhất của tính năng này nằm ở chỗ phạm vi Dữ liệu ngoài không tĩnh…. nó có thể được làm mới. Khi bạn nhấp vào nút làm mới, Excel sẽ chuyển đến nguồn dữ liệu và lấy lại dữ liệu đã cập nhật. Điều này cải thiện hiệu quả của sổ làm việc sử dụng định kỳ vì bạn không cần thực hiện toàn bộ quy trình xuất, nhập, định dạng lại cần thiết với phương pháp sao chép/dán tiêu chuẩn. Bạn chỉ cần nhấp vào nút làm mới và bam, dữ liệu được cập nhật sẽ xuất hiện trong trang tính của bạn

Cách kéo dữ liệu ngoài

Excel hỗ trợ kéo dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Các ví dụ bao gồm các trang web, tệp văn bản như tệp csv, SQL, Access, nguồn tuân thủ ODBC, v.v. Quy trình cơ bản là trước tiên bạn xác định loại nguồn dữ liệu và sau đó xác định vị trí. Tùy từng loại nguồn mà bạn sẽ có những lựa chọn phù hợp. Ví dụ: nếu bạn đang lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access, bạn sẽ xác định bảng hoặc truy vấn, sau đó bạn muốn các cột và hàng nào

Đối với bài đăng này, tôi muốn sử dụng nguồn dữ liệu mà bạn sẽ có quyền truy cập trong trường hợp bạn muốn làm việc cùng. Vì vậy, chúng tôi sẽ lấy một số dữ liệu bên ngoài từ một trang web

Chúng tôi nói với Excel rằng chúng tôi muốn truy xuất dữ liệu từ một nguồn bên ngoài bằng cách trước tiên xác định loại nguồn. Điều này được thực hiện bằng cách chọn biểu tượng dải băng thích hợp từ tab Dữ liệu như hình bên dưới

Đối với ví dụ đơn giản này, chúng tôi muốn lấy dữ liệu từ một trang web. Mục tiêu của chúng tôi là kéo giá cổ phiếu đóng cửa lịch sử cho Apple. Vì vậy, chúng tôi nhấp vào biểu tượng Từ Web từ dải băng Dữ liệu. Điều này sẽ tiết lộ bước tiếp theo trong quy trình, đó là xác định trang web. Chúng ta sẽ chuyển đến trang Yahoo Finance, vì vậy chúng ta nhập URL  http. //tài chính. Yahoo. com vào trường địa chỉ, như hình bên dưới

Tiếp theo, chúng ta nhập mã chứng khoán AAPL của Apple vào trang web và nhấn nút Nhận báo giá. Chúng tôi cuộn trang xuống một chút, cho đến khi chúng tôi thấy liên kết “Giá lịch sử” ở bên trái. Chúng tôi nhấp vào nó và chúng tôi có thể thấy giá đóng cửa hàng ngày. Chúng tôi nhấp vào mũi tên màu vàng cho bảng Giá và thấy rằng Excel xác định phạm vi có đường viền và thay đổi mũi tên màu vàng thành dấu kiểm màu lục, như minh họa bên dưới

Tiếp theo, chúng tôi nhấp vào nút Nhập và sau đó cho Excel biết nơi chúng tôi muốn đặt dữ liệu và bam, chúng tôi có nó trong trang tính Excel của mình, như được hiển thị bên dưới

Phần tốt nhất là nếu chúng tôi muốn làm mới dữ liệu, chúng tôi không cần phải thực hiện lại tất cả các bước thiết lập, chúng tôi chỉ cần nhấp vào nút làm mới trên tab ruy-băng Dữ liệu hoặc nhấp chuột phải vào dữ liệu ngoài . Excel sẽ quay trở lại nguồn dữ liệu, truy xuất dữ liệu đã cập nhật và tự động thả dữ liệu đó vào trang tính

Tóm tắt lại

Đối với các quy trình định kỳ, tính năng Dữ liệu ngoài có thể hiệu quả hơn phương pháp sao chép/dán tiêu chuẩn vì bạn chỉ cần nhấp vào nút Làm mới để truy xuất dữ liệu đã cập nhật. Có nhiều nguồn dữ liệu ngoài tương thích với tính năng này. Bài đăng này chỉ cung cấp một khởi động đơn giản. Còn nhiều điều nữa để khám phá vì tính năng này hỗ trợ nhiều loại dữ liệu, nguồn và tùy chọn. Bạn thậm chí có thể thiết lập truy vấn tham số, trong đó tiêu chí được đặt trong trang tính Excel. Các giá trị tiêu chí được lưu trữ trong Excel được chuyển tiếp đến nguồn dữ liệu ngoài trong quá trình truy xuất và điều này giúp dễ dàng lọc dữ liệu trước khi nó xuất hiện trong trang tính. Quy tắc Excel

Quy trình lấy dữ liệu từ nguồn bên ngoài vào trang tính Excel là gì?

Làm cách nào chúng tôi có thể tự động lấy dữ liệu cho nguồn bên ngoài vào Excel?

Nguồn dữ liệu ngoài trong Excel là gì?

Làm thế nào dữ liệu bên ngoài có thể được liên kết với một bảng tính?