Hướng dẫn cách tạo chữ ký trên outlook năm 2024

Tạo chữ ký trong Outlook khi giao tiếp email với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp là cách khẳng định sự chuyên nghiệp của nhân sự và doanh nghiệp trong quá trình làm việc. Đây còn là cách giúp doanh nghiệp tăng sự nhận diện thương hiệu bằng cách gắn logo, website, slogan ở chữ ký email.

Tại sao chữ ký email trong Outlook lại quan trọng?

Có thể thấy việc tạo chữ ký trong Outlook trong doanh nghiệp rất hữu ích và quan trọng. Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu của việc sử dụng chữ ký email trong Outlook:

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Bằng cách thêm phương thức liên lạc và các thông tin khác về doanh nghiệp ở cuối mỗi email, chữ ký email sẽ tạo được ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng. Điều này càng cần thiết khi nhân sự gửi email liên quan đến công việc, hợp đồng hoặc các giao dịch thương mại.
• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất thời gian gõ lại thông tin liên lạc mỗi lần viết email, người dùng có thể tạo một chữ ký và tự động thêm vào tất cả các email gửi đi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, đặc biệt đối với công việc đòi hỏi nhân sự phải gửi đi nhiều email mỗi ngày.
• Tăng độ tin cậy: Chữ ký còn được cho là yếu tố xác nhận tính xác thực email của người gửi. Nó giúp người nhận biết chắc chắn rằng email đó đến từ ai và đây không phải là một email lừa đảo hoặc spam. Điều này giúp gia tăng độ tin cậy và sự tín nhiệm hơn đối với đối tác, khách hàng.
• Tăng khả năng tiếp cận thông tin: Khi tạo chữ ký trong Outlook, mỗi nhân sự có thể thêm logo, slogan, thông tin liên lạc, địa chỉ trang web của công ty cũng như các thông tin khác vào chữ ký email. Điều này cũng sẽ nâng cao khả năng tiếp cận thông tin và quảng bá thương hiệu doanh nghiệp.
  
  Chữ ký email giúp quảng bá thông tin doanh nghiệp tới đối tác

Hướng dẫn tạo chữ ký trong Outlook

Để tạo chữ ký trong Outlook, người dùng chỉ cần thực hiện các thao tác ngắn gọn như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook.com và chọn Cài đặt ở góc trên cùng bên phải của trang.

Bước 2: Chọn Thư và sau đó chọn Soạn và trả lời.

Bước 3: Bên dưới mục Chữ ký email, hãy nhập chữ ký của mình và định dạng lại hình thức theo ý muốn dựa vào những tùy chỉnh sẵn có của công cụ.

Tại bước này, người dùng có thể cài đặt tùy chọn như sau:

• Nếu muốn chữ ký xuất hiện ở cuối mỗi email mới, hãy chọn Tự động thêm chữ ký của tôi vào thư mới mà tôi soạn.
• Nếu muốn chữ ký xuất hiện trên email khi chuyển tiếp hoặc trả lời, hãy chọn Tự động thêm chữ ký của tôi vào thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời.
• Ngoài ra, còn một tùy chọn khác là thêm bằng cách thủ công, tích chọn Thêm chữ ký của bạn vào thư mới theo cách thủ công.

Bước 4: Nhấn chọn Lưu để hoàn thành việc thêm chữ ký của mình.

Thao tác thêm chữ ký email trong Outlook

Trong trường hợp người dùng đã tạo chữ ký email trong Outlook nhưng không chọn mục tự động thêm chữ ký thì có thể thao tác thêm cho từng email như sau:

• Bước 1: Chọn Hộp thư, sau đó chọn Thư mới.
• Bước 2: Sau khi soạn email, chọn Xem thêm hành động, tiếp tục chọn Chèn chữ ký.
• Bước 3: Chọn Gửi.
  
  Thao tác tạo chữ ký trong Outlook

Lời kết

Có thể thấy, cách tạo chữ ký trong Outlook khá đơn giản và nhanh chóng. Với chữ ký email đồng bộ, doanh nghiệp sẽ khẳng định được tính chuyên nghiệp trong việc truyền thông nội bộ cũng như giao dịch, kết nối với đối tác, khách hàng.

Ngoài Outlook, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm nhiều ứng dụng hữu ích khác nữa của Microsoft 365 Business như OneDrive, OneNote, SharePoint, Teams, Yammer… Đây là các giải pháp hữu ích để quản trị và vận hành tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Để tạo chữ ký cho email của mình trên Outlook, bạn có thể tham khảo thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Truy cập vào Outlook, chọn New Email.

Bước 2: Chọn Signature > Signature…

Bước 3: Ở tab Email Signature, bạn có thể chọn tài khoản email cần thêm chữ ký tại mục E-mail account.

Bước 4: Chọn New và đặt tên cho chữ ký. Sau đó nhấn OK.

Bước 5: Ở phần Edit Signature, bạn nhập các thông tin muốn xuất hiện trong chữ ký. Ví dụ như họ tên, chức vụ, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ công ty, website và các mạng xã hội,...

Bạn có thể chèn thêm hình ảnh, logo của công ty bằng cách nhấn vào biểu tượng chèn hình ảnh > Chọn hình ảnh, logo muốn chèn > Chọn Insert.

Để chèn link website của công ty hay các mạng xã hội, bạn nhấn chọn biểu tượng chèn link và nhập link cần chèn vào ô Address > Nhấn OK.

Bước 6: Bạn có thể chọn tùy chỉnh thêm tại mục New messages và Replies/Forward.

• New Messages: Tự động thêm chữ ký cho tất cả các thư mới.
• Replies/Forward: Tự động thêm chữ ký cho những thư trả lời hoặc chuyển tiếp.
  
  Tùy chỉnh thêm cho chữ ký

Bước 7: Cuối cùng nhấn OK để lưu chữ ký mới.

Hy vọng qua hướng dẫn trên đây đã giúp bạn biết cách tạo chữ ký Email với Outlook. Nếu còn điều gì chưa rõ cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ với Vietnix để được hỗ trợ.

Làm thế nào để tạo chữ ký trong Outlook?

Tạo và thêm chữ ký email trong Outlook for Windows.

Trên tab Xem , chọn Cài đặt Dạng xem..

Chọn Tài khoản > ký..

Chọn Chữ ký mới, sau đó đặt tên riêng cho chữ ký đó..

Trong hộp chỉnh sửa bên dưới tên mới, nhập chữ ký của bạn, sau đó định dạng bằng phông chữ, màu sắc và kiểu để có được diện mạo bạn muốn..

Chữ ký email bao gồm những gì?

Chữ ký email là gì?.

Họ và tên..

Chức vụ, nghề nghiệp..

Tên công ty đang công tác..

Thông tin liên hệ: email, số điện thoại, Zalo, địa chỉ,….

Tài khoản mạng xã hội: Đính kèm link Facebook, Zalo, Skype….

Hình ảnh: Không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn..

Tài khoản Outlook là gì?

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Chữ ký Signature dùng để làm gì?

Chữ ký email (email signature) là một phần của email được thêm vào cuối mỗi email để cung cấp thông tin về người gửi cho người nhận. Nó thường bao gồm tên, chức danh, địa chỉ email, số điện thoại và thông tin liên hệ khác của người gửi.