Hạch toán chi phí vé máy bay đi công tác năm 2024

Hạch toán tiền vé máy bay đi công tác được thực hiện thế nào? Đương nhiên vé máy bay khi đi công tác sẽ được doanh nghiệp chi trả. Việc thanh toán này sẽ được thực hiện theo các thủ tục phù hợp.

Theo quy định của Bộ Tài chính, tiền vé máy bay đi công tác được tính vào chi phí công tác phí.

1.1 Điều kiện để tiền vé máy bay được tính vào chi phí hợp lý

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) thì:

Chi phí phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

1.2 Giấy tờ cần thiết để người lao động được hạch toán tiền vé máy bay đi công tác

Việc hạch toán chi phí vé máy bay được chia ra các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại Đại lý

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, để khoản chi đáp ứng đủ điều kiện là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, chi mua vé máy bay tại đại lý cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hóa đơn
• Vé máy bay
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là:

• Vé máy bay điện tử
• Thẻ lên máy bay.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Nếu doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trường hợp 3: Người lao động tự mua vé máy bay

Nếu doanh nghiệp khoán cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ, chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

• Vé máy bay.
• Thẻ lên máy bay.
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác
• Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp.
• Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

Trường hợp 4: Mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua vé máy bay của hãng nước ngoài

• Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại, phục vụ ăn uống của chuyên gia nước ngoài được phía Việt Nam chi trả theo quy định trong hợp đồng được tính vào chi phí được trừ.
• Đối với trường hợp mua vé máy bay của hãng nước ngoài cho nhân viên công ty đi công tác, công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.

2. Hạch toán tạm ứng cho nhân viên đi công tác

Khi hạch toán tạm ứng cho nhân viên đi công tác thì cần có các giấy tờ sau đây:

• Giấy đề nghị tạm ứng tiền
• Đề xuất công tác
• Giấy đi đường
• Quyết định của ban giám đốc cử đi công tác
• Lịch trình công tác

Sau khi đi công tác về, nhân viên phải thanh toán tạm ứng. Theo đó, các giấy tờ cần thiết gồm:

• Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng
• Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc
• Nếu số tạm ứng thừa so với chi phí đi công tác thì phải hoàn nhập tạm ứng hoặc trừ vào lương của nhân viên
• Giấy đi đường
• Các chứng từ khác (nếu có)

Lưu ý: Cá nhân phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này mới được tạm ứng tiếp các khoản khác.

Hóa đơn GTGT khi làm thanh toán phải đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn và tên đơn vị mua hàng, mã số thuế phải là mã số thuế của công ty. Những hóa đơn trên 20 triệu thì công ty làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản.

Trên đây, Vntrip đã gửi đến bạn đọc một số quy định về hạch toán tiền vé máy bay đi công tác và các vấn đề về hạch toán tạm ứng cho nhân viên đi công tác.