Gom các thư rác trong gmail

Mỗi khi nghe thông báo mail, bạn nghĩ rằng có thể mình nhận được email từ một người quan trọng, vậy mà mỗi lần mở ra đều là spam mail – thư rác?

Hằng ngày có đến hàng chục hàng trăm email gửi tới nhưng chỉ một vài thư trong đó là có ích cho bạn. Những email còn lại là từ những người quấy rối, quảng cáo hàng dỏm, các thư mời chào mua hàng?

Bạn cảm thấy phiền hà bởi những email này và muốn loại trừ chúng? 

Đây chính là bài viết bạn đang tìm kiếm, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách ngăn chặn thư rác gmail spam này bằng cách khóa và tạo bộ lọc mail trong gmail nhé!

Tại sao bạn luôn nhận được spam mail?

Các email spam thường đến từ hai nguồn sau đây:

• Từ tài khoản người có quen biết hoặc có tương tác
• Từ tài khoản người lạ

1. Người có quen biết hoặc tương tác

Ở trường hợp này, hoặc là đối tượng muốn quấy rối với thư rác, làm phiền bạn hoặc là họ quên xóa mail bạn khi gửi mail.

Thông thường, việc spam gmail từ người quen biết xảy ra nhiều nhất khi bạn làm ở một công ty và nghỉ việc. Những người dùng thuộc công ty này có thể biết (nhưng quên xóa mail bạn) hoặc họ không biết rằng bạn đã nghỉ việc nên tiếp tục gửi mail đến bạn.

Trường hợp này phổ biến nhất với những công ty lớn, nhiều nhân viên gây khó kiểm soát, điều phối thông tin.

2. Spam mail từ người lạ

Trong hộp thư của bạn, chắc chắn sẽ có ít nhất vài spam mail bất kỳ đến từ những người không quen biết. Họ thường là những nhà quảng cáo, muốn lôi kéo thêm khách hàng về cho công ty hoặc tệ hơn là lừa đảo. Những người này có thể tìm thấy địa chỉ email của bạn thông qua:

• Suy đoán: Email của bạn sẽ được tìm ra thông qua những phần mềm / ứng dụng tạo địa chỉ email. Họ thường không chắc chắn rằng địa chỉ email phần mềm đưa ra có thật hay không, nên họ sẽ gửi mail quảng cáo đến toàn bộ những địa chỉ họ có. 
• Hack: Mặc dù độ bảo mật của các dịch vụ email khá là tốt, tuy nhiên đôi khi vẫn có khả năng bị hack. Bạn có thể là một trong số những người dùng email bị rò rỉ ra ngoài.
• Mua data: Nếu bạn có tham gia các chương trình bốc thăm, khuyến mãi có yêu cầu cung cấp địa chỉ email, khả năng cao email của bạn sẽ được sử dụng để bán thông tin cho bên thứ 3. Những người có nhu cầu sẽ mua data bao gồm các địa chỉ email về để gửi thư quảng cáo.
• Scraping: Có một số công cụ rà soát thông tin email (trên website hoặc trên Facebook) để tìm kiếm các địa chỉ mail được đăng trực tuyến. Người gửi spam mail sẽ sử dụng công cụ này và gửi thư quảng cáo đến những địa chỉ được tìm thấy.

3. Trường hợp gửi email bắt nạt

Có một từ tiếng anh để diễn tả vấn nạn bắt nạt trên mạng, đó là cyberbullying. 

Những email này đến từ cả người quen lẫn người lạ. Internet và mạng xã hội càng phát triển thì tình trạng này càng nhiều. Nếu bạn bị những nội dung bắt nạt quấy rối, nếu bạn là nạn nhân của nạn bạo hành qua mạng, hãy tiến hành ba bước sau đây: 

• Lưu lại chứng cứ – Nếu bạn nhận được những lá thư đe dọa, đừng vội xóa chúng đi. Hãy chụp màn hình hoặc lưu những nội dung ấy lại làm bắng chứng khi báo cáo.
• Báo cáo – Hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đang sử dụng biết bạn đang bị người dùng khác đe dọa. Bạn có thể báo cáo email hoặc báo cáo tài khoản người gửi đều được.
• Chặn người gửi: Nếu những người này tiếp tục gửi mail cho bạn. Đừng ngần ngại mà phải loại bỏ chúng, ngăn chặn những tin nhắn không mong muốn trong tương lai.

Hiện nay, Gmail có sẵn bộ lọc spam mail cho người dùng đang hoạt động khá tốt, tuy nhiên bộ lọc này cũng không hoàn hảo. Hãy áp dụng thêm các kỹ thuật bất kỳ dưới đây, giúp bạn giảm bớt khả năng bị nhận mail rác.

1. Cách lọc gmail theo cá nhân

Lọc mail hoặc chặn thư rác trong gmail không khó. Bạn có thể ngăn một người cụ thể gửi mail cho bạn bằng cách chặn hoặc đẩy mail của họ vào một hộp thư riêng.

Cách 1: Chặn thư spam trong gmail từ một người cụ thể

Bạn có thể chặn spam mail trong gmail một người cụ thể.

• Đầu tiên, sau khi truy cập vào hộp thư, hãy mở mail của người mà bạn muốn chặn ra. Tôi sẽ ví dụ bằng hình ảnh ứng dụng Gmail trên máy tính để dễ nhìn.

• Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượngmở rộng bên phải mail, sẽ có một list những tùy chọn hiện ra.

• Bước 3: Nhấn vào “Block + tên người dùng” để chặn email từ người ấy:

Trong trường hợp này chúng ta sẽ chọn Block “Laura Spencer”. Một bảng xác nhận sẽ hiện ra, yêu cầu bạn xác nhận rằng những tin nhắn sau này của Laura Spencer sẽ được gửi vào hộp thư rác (Spam folder).

• Bước 4: bạn chỉ cần nhấn “Block” để xác nhận là xong.

Nếu bạn muốn mở chặn, nhấn vào biểu tượng mở rộng và chọn Unblock.

Một bảng xác nhận sẽ hiện ra, thông báo rằng những email tương lai của người này sẽ hiển thị trong Inbox (hộp thư đến). Bạn nhấn Unblock để xác nhận là được.

Cách 2: Tự động lọc tin từ người gửi cụ thể

Bộ lọc email của Gmail có thể dùng để lọc những thư của người gửi cố định. 

Ví dụ: Tôi muốn lọc tất cả mail của 1 nhân viên cũ, tôi sẽ truy cập vào Inbox, nhấn vào phần mở rộng của ô search mail:

Bộ lọc tìm kiếm nâng cao sẽ hiện ra như hình bên dưới:

• Bước 2: nhập email người gửi vào ô From, bạn thể điền các thông tin chi tiết khác vào những ô còn lại. Sau đó bạn nhấp vào liên kết ở bên phải: “Create filter with this search”.

Hộp Create filter sẽ xuất hiện như hình bên dưới.

• Bước 3: Click chọn vào những ô phù hợp cho câu hỏi.

Khi tin nhắn đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn thì có những tùy chọn sau hiển thị:

• Skip the Inbox (Archive it) –  Đưa vào hộp thư lưu trữ
• Mark as read – Đánh dấu đã đọc
• Star it – Đánh dấu sao
• Apply the label – Áp dụng nhãn
• Forward it (add forwarding address) – Chuyển tiếp (thêm địa chỉ bạn muốn chuyển tiếp)
• Delete it – Xóa mail
• Never send it to Spam – Không gửi đến hộp thư spam
• Always mark it as important – Luôn đánh dấu quan trọng
• Never mark it as important – Không đánh dấu quan trọng
• Categorize as –  Phân loại thư (chọn hộp phân loại)

Bạn nên lưu ý: những tùy chọn như Delete it và Skip the Inbox sẽ loại bỏ mail khỏi hộp thư của bạn. Nếu bạn vẫn muốn giữ chúng, thì có thể lựa chọn Apply the label và nhấn vào phần choose label và chọn các nhãn có sẵn hoặc tạo mới.

Ở đây tôi đã tạo sẵn nhãn Former Employees:

• Bước 4: Chọn nút Create filter ở góc trái. Sẽ có một thông báo hiển thị ở trên cùng, thông báo là hộp thư đã được tạo: Your filter was created.

Như vậy, kể từ lúc này những tin nhắn người này gửi sẽ đi thẳng vào hộp Former Employees, bạn sẽ không truy cập phải chúng nữa. Đối với các tin nhắn cũ, bạn có thể lọc và chọn “Move to” để đẩy vào hộp Former Employees.

2. Cách chặn spam mail theo nhóm

Các email quảng cáo thường được gửi với số lượng lớn thông qua các ứng dụng hoặc phần mềm. Nếu mail bạn có trong danh sách của họ thì email sẽ được gửi đến bạn. 

Để ngăn chặn việc lợi dụng gửi thư spam này, hầu hết các nước đều đưa ra bộ luật chống spam mail. Những người gửi mail hàng loạt sẽ phải cung cấp cho người nhận quyền tùy chọn cách nhận mail – thông thường sẽ là nút Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở cuối mỗi email.

Cách chặn thư rác trong gmail, bạn có thể làm theo hai bước sau đây:

• Bước 1: Sử dụng Unsubscribe trong ô tìm kiếm

Vì tất cả các email quảng cáo đều có nút Unsubscribe, nên cách nhanh nhất là tìm kiếm nó trong ô tìm kiếm của Gmail.

Nhập chữ “unsubscribe” rồi nhấn vào biểu tượng tìm kiếm

• Bước 2: Hủy đăng ký

Trong giao diện Gmail, có hai cách để bạn có thể hủy đăng ký nhận mail như sau:

• Cách 1: Sử dụng liên kết Unsubscribe

Bạn mở mail và kéo xuống phần cuối cùng, ở đây sẽ có một liên kết Unsubscribe. Chỉ cần nhấn vào, làm theo hướng dẫn hoặc chờ điều hướng trang hoàn thành là bạn đã không còn phải nhận mail từ người này nữa.

• Cách 2: Sử dụng tính năng hủy đăng ký của Gmail

Nếu Gmail xác định được email có nút hủy đăng ký, nó sẽ hiển thị một link ở ngay đầu email, gần tài khoản của người gửi. Bạn chỉ cần làm y hệt như cách 1 ở trên, nhấn unsubscribe và làm theo hướng dẫn.

3. Cách báo cáo – ngăn chặn spam gmail

Bên cạnh những cách trên, bạn có thể ngăn thư rác khó chịu, không liên quan trên gmail bằng cách báo cáo chúng.

Gmail đã xây dựng nên bộ tùy chọn xử lý thông tin email rác với hệ thống thuật toán phức tạp, giúp người dùng tiết kiệm thời gian lọc thư rác.

Các email sẽ tự động nhận dạng và đi thẳng đến hộp spam nếu chứa những mail có nội dung sau:

• Không có nội dung
• Mạo danh các công ty nổi tiếng
• Chứa các thông tin lừa đảo về cá nhân hoặc lừa đảo về tài chính

Hoặc:

• Từ người bạn đã cố hủy đăng ký
• Có người gửi thư chưa được xác nhận
• Được bạn đánh dấu là spam mail

Bạn có thể xem thêm chi tiết về những loại email bị gắn nhãn rác ở Gmail Trợ giúp.

Còn với việc chặn thư rác trong Gmail, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau đây.

Cách 1: Báo cáo spam mail từ tài khoản gmail spam

Đối với những email mà bạn không muốn nhận, hãy đánh dấu nó là thư rác. Hành động này sẽ giúp Gmail xác định được những loại email mà bạn muốn đặt vào hộp thư spam. 

Đầu tiên, truy cập Inbox. Click chọn vào ô bên trái của spam mail và nhấn tiếp vào biểu tượng chấm than (Report Spam) để báo cáo thư rác.

Email này sẽ được gửi đến hộp thư spam ngay lập tức.

Cách 2: Đưa mail bị đánh dấu spam về lại hộp inbox

Nếu người dùng vô tình đánh dấu email spam hoặc do hiểu nhầm, vẫn còn có cách đưa nó về tại hộp thư chính (inbox). 

Bạn truy cập hộp thư Spam của Gmail bằng cách nhấn vào chữ Spam ở danh sách phía bên tay trái.

Nếu bạn không nhìn thấy mục spam, hãy nhấn vào chữ More, tùy chọn xem thêm sẽ hiện ra ngay bên dưới.

Khi đã vào được hộp thư spam, bạn cần nhấp chọn vào ô của email bạn muốn hồi phục và nhấn vào nút Not spam ở trên để thực hiện thu hồi gắn nhãn Spam. Bạn có thể thấy tin nhắn này ngay khi quay về hộp thư inbox.

4. Báo cáo lừa đảo và giả mạo

Nếu bạn phát hiện ra những email gửi đến có dấu hiệu lừa đảo, chiếm đoạt tài sản hoặc giả mạo cá nhân, tổ chức, hãy báo cáo lên Gmail và cơ quan chức năng.

Những trường hợp spam mail này rất nguy hiểm bởi họ có thể đang thu thập thông tin cá nhân hoặc tài chính của bạn thông qua email.

Hiện nay, các hình thức lừa đảo qua mạng được thực hiện rất tinh vi, chúng có thể sử dụng tài khoản giả mạo chính phủ, tổ chức tài chính hoặc thậm chí cả ngân hàng để trộm thông tin hoặc tiền từ người dùng.

Ví dụ: Một email từ ngân hàng mà bạn đang sử dụng yêu cầu bạn truy cập liên kết vào nhập thông tin tài khoản hoặc thông tin cá nhân. Đó chính là lừa đảo.

Những spam mail này là trái pháp luật, bạn có thể báo cáo lên Gmail bằng cách điền form Báo cáo vi phạm của Gmail hoặc liên hệ trực tiếp với các cơ quan chức năng để tránh thiệt hại về tài sản cũng như ngăn chặn việc có thêm nhiều nạn nhân.

Cách khôi phục mail rác đã xóa

Nếu bạn vô tình gắn tag spam mail và xóa nó đi nhưng sau đó lại nhận ra email ấy chưa thông tin quan trọng thì cũng đừng lo lắng.

Khi một email bị bạn xóa đi, nó sẽ ở trong thư mục Trash 30 ngày mới bị xóa vĩnh viễn. Trong 30 ngày này bạn hoàn toàn có thể thực hiện thao tác giúp khôi phục mail đã xóa.

Xem thêm kiến thức về email marketing là gì?

• Bước 1: Truy cập vào thư mục Trash, tùy chọn bất kỳ mail bạn muốn khôi phục
• Bước 2: Nhấn vào nút Move ở trên và chọn Move to Inbox. Thế là thư của bạn đã được khôi phục rồi!

Kết luận

Việc chặn thư rác trong gmail hoặc lọc các tin nhắn không mong muốn khác sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư inbox, từ đó bạn có thể làm việc thoải mái và có năng suất hơn.

Tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn quản lý hộp thư của mình hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

Tài liệu tham khảo:

1. How to Stop Spam Email in Gmail – wikiHow
2. 5 ways to stop spam from invading your email – PCworld
3. What is spam, and how to avoid it – runbox

Bài viết cùng chủ đề:

• Phần mềm email marketing tốt nhất hiện nay
• Hướng dẫn thiết kế email marketing đẹp phong cách
• Làm sao để tiêu đề email marketing lôi cuốn?
• Cách gửi email marketing hiệu quả
• Hướng dẫn tạo email theo tên miền nhanh chóng
• Hướng dẫn xây dựng danh sách email chất lượng
• Tham khảo 15 mẫu email marketing đẹp nhất