Chứng từ được sử dụng khi kế toán tiền mặt

Kế toán bán hàng là một trong những công việc bước đệm rất phù hợp với các bạn kế toán mới ra trường để có thể tích lũy những kinh nghiệm thực tế như kinh nghiệm xử lý hóa đơn chứng từ, các khoản công nợ, các khoản phải thu…, bởi ở vị trí này không quá khó khăn và không đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên để có thể làm tốt công việc này thì trước hết, kế toán viên cần phải biết mình làm việc với các loại chứng từ nào. Ở bài viết hôm nay, hãy cùng nhanh.vn tìm hiểu về các loại chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng nhé.

Các nội dung chính [hide]

1. Bộ chứng từ kế toán trong nước

Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong nước, bộ chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm:

• Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Đây là chứng từ cơ bản và bắt buộc có đầu tiên.
• Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau.
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý).
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.

Xem thêm:

* 8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

2. Bộ chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Với những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến xuất – nhập khẩu thì sẽ có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…) (đây là vấn đề chúng ta đang tìm hiểu). Hay cũng có những chứng từ do người nhập khẩu làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm như: hợp đồng, tờ khai (chúng ta sẽ tìm hiểu ở những bài sau)…Vì vậy, tùy vào vai trò là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau. Với doanh nghiệp đứng ở vai trò là người bán, họ cần chuẩn bị những chứng từ sau:

Bộ chứng từ kế toán đầy đủ là những bằng chứng xác thực phản ánh nghiệp vụ kinh tế hoặc phi tài chính phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán. Vậy một bộ chứng từ kế toán sẽ bao gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ giới thiệu tới bạn đọc về những bộ chứng từ kế toán đầy đủ thường dùng nhất trong doanh nghiệp.

1. Bộ chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ là những bằng chứng kế toán quan trọng phản ánh khoản chi của mỗi doanh nghiệp. Việc nắm rõ được các bộ chứng từ là điều cần thiết cơ bản đối với với kế toán. Bởi chứng từ có hợp lý thì kế toán mới có thể hạch toán để doanh nghiệp được khấu trừ thuế.

Một số loại chứng từ kế toán thông dụng như là: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Bảng thanh toán lương; Hóa đơn bán hàng…

2. Tổng hợp bộ chứng từ kế toán đầy đủ của doanh nghiệp

2.1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

Mua hàng hóa, nguyên vật liệu trong nước

• Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán hàng hóa) giữa hai bên
• Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
• Chứng từ thanh toán cho người bán
• Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng
• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa
• Ngoài ra có thể có thể kèm theo):
• Phiếu xuất kho của bên bán hàng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Biên bản thanh lý hợp đồng.

Nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu được thể hiện thế nào trong bộ chứng từ đầy đủ

• Hợp đồng thương mại (Contract), hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu và các phụ lục. Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Giấy báo nợ.
• Hóa đơn thương mại. Đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để báo thu tiền người mua cho hàng hóa đã bán theo những điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Phiếu nhập kho vật tư.
• Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt dộng nhập khẩu như : bảo hiếm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho …..
• Mỗi nghiệp vụ nhập khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng.

2.2. Bán hàng hóa, dịch vụ

Hàng hóa bán trong nước

• Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
• Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT).
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau. Nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý thì dùng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ liên quan khác tùy từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.

Hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài

• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là căn cứ pháp lý giữa người mua và người bán kèm theo thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo.
• Hóa đơn thương mại.
• Tờ khai hải quan. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

2.3. Kế toán tài sản cố định

Hồ sơ ghi tăng tài sản

• Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Chứng từ thanh toán.

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm:

• Hồ sơ quyết toán công trình (nếu là xây dựng).
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.

Hồ sơ ghi giảm tài sản

• Quyết định thanh lý, hủy tài sản.
• Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn bán tài sản.
• Biên bản bài giao tài sản.
• Chứng từ thanh toán.

Chi phí khấu hao tài sản

• Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định.
• Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.

2.4. Chi phí tiền lương, tiền công

• Hợp đồng lao động.
• Quy chế tiền lương, thưởng.
• Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
• Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương).
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
• Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN).
• Chứng minh thư photo.

Đối với những lao động thời vụ cần có:

Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương.

Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

• Hợp đồng giao khoán.
• Biên bản bàn giao.
• Biên bản nghiệm thu.

  \>>Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 2.000.000đ

  2.5. Thanh toán đi công tác

  • Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ thông tin nhân viên được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
  • Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
  • Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

  2.6. Các khoản phụ cấp cho người lao động

  Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp đi lại, điện thoại, trang phục, phụ cấp ăn trưa, ăn tối,… thì cần có các chứng từ sau:

  • Các khoản phụ cấp phải được quy định trong các hồ sơ sau:

  + Hợp đồng lao động.

  + Thỏa ước lao động tập thể.

  + Quy chế tài chính.

  • Chứng từ chi tiền cho người lao động.

  2.7. Bộ chứng từ kế toán liên quan đến chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát:

  Đối với chi phí nghỉ mát

  • Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
  • Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát.
  • Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
  • Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho côngty thì phải thể hiện trên văn bản.
  • Chứng từ thanh toán.

  Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động

  • Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty.
  • Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty.
  • Chứng từ chi tiền.
  • Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

  2.8. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.

  • Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thudưới 100 triệu đồng.
  • Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra– Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:
  • Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT¬BTC+ Hợp đồng mua bán, thuê nhà.
  • Chứng từ thanh toán cho người bán

  2.9. Chi phí vé máy bay

  Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý, quầy

  • Hóa đơn
  • Vé máy bay
  • Chứng từ thanh toán (Nếu giá trị từ 20 triệu thì phải chuyển khoản)

  Nếu doanh nghiệp mua vé qua website thương mại điện tử

  • Vé máy bay điện tử (đây chính là hóa đơn)
  • Thẻ lên máy bay (Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: Vé máy bay điện tử, Quyết định cử đi công tác, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

  Nếu doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân tự mua vé máy bay

  Trường hợp cá nhân thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần có các loại hồ sơ:

  • Vé máy bay
  • Thẻ lên máy bay
  • Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác xa có xác nhận của doanh nghiệp.
  • Quy định của doanh nghiệp cho phép cá nhân người lao động đi công tác được thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân.
  • Bộ chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé
  • Bộ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân

  2.10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản thể hiện thế nào qua bộ chứng từ kế toán đầy đủ.

  • Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:
  • Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
  • Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
  • Biên bản giao nhận tài sản.
  • Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
  • Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).

  + Chứng từ liên quan khác

  • Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.
  • Biên bản chứng nhận góp vốn.
  • Biên bản giao nhận tài sản.
  • Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
  • Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
  • Chứng từ liên quan khác

  Hiện nay, phần mềm kế toán KAIKE hỗ trợ doanh nghiệp đầy đủ những công cụ hỗ trợ các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ kế toán. Với những doanh nghiệp nhỏ chưa tập chung được nguồn nhân lực kế toán chuyên nghiệp, việc áp dụng công nghệ để giám bớt gánh nặng cho kế toán viên là rất cần thiết. Với chi phí hợp lý, phần mềm này đang nhận được rất nhiều sự quan tâm.