Chức năng đặt tên define name giúp dễ nhớ các vùng, bảng dữ liệu dễ quản lý dữ liệu và áp dụng vào công thức, giúp công thức ngắn gọn dễ hiểu, Show 1. Chức năng đặt tên chức năng define name giúp bạn như thế nào? Chức năng đặt tên define name giúp dễ nhớ các vùng, bảng dữ liệu dễ quản lý dữ liệu và áp dụng vào công thức. Giúp công thức ngắn gọn dễ hiểu, dễ sửa chữa chỉ cần thay đổi nội dung trong vùng dữ liệu thì kết quả công thức sẽ thay đổi theo mà không phải sửa lại công thức. Thực hiện một số công thức phức tạp, hoặc với số lượng lớn công thức cần xử lý. Làm đơn giản hóa Excel, gồm các hàm, hoặc các công thức phức tạp. Tránh sai sót, nhầm lẫn trong việc quản lý dữ liệu hay trong việc lập công thức. 2. Thao tác với Define name trong ExcelChọn ô, dãy ô mà bạn muốn đặt tên. Cách 1:Nhấp hộp Name ở bên trái ngoài cùng của thanh công thức rồi gõ nhập tên muốn đặt. Nhấn Enter.  Thành Thạo Excel 2010 trong 10 giờCLICK XEM CHI TIẾT ĐĂNG KÝ HỌC Học phí: Chỉ còn: 349.000đ Cách 2:Đặt tên thông qua Insert/Name/Define hay dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+F3, hộp thoại Name Define hiện ra (trong Excel 2010 là hộp thoại Name Manager, chọn New -> ra hộp thoại New Name), trong Names in workbook bạn gõ tên muốn đặt, trong Refers to: bạn gõ vùng tham chiếu. Nếu đặt tên cho một hằng hay một công thức thì hộp thoại Refers to bạn sẽ gõ hằng hay công thức vào đây (Nếu bạn đã chọn vùng mà muốn đặt tên trước thì vùng đó sẽ xuất hiện sẵn trong Refers to). Cách 3:Đặt nhãn thông qua hộp thoại Insert/Name/Label. Thường được sử dụng để đặt nhãn cho một cột có tiêu đề, chọn từng cột luôn cả tiêu đề, add vào hộp thoại Add Label Range/Add/Ok. Nhãn của vùng sẽ lấy theo tiêu đề cột. Giao diện Name Manager Những qui định về việc đặt tên cho các ô, các công thức, các hằng: 1. Các ký tự được phép: Ký tự đầu tiên của 1 tên phải là mẫu tự, hoặc ký tự gạch dưới. Các ký tự còn lại trong tên có thể là các mẫu tự, các số, các dấu chấm, và các ký tự gạch dưới. Ví dụ : _01_01_04 hay HH_01. 2. Các tên không thể là một tham chiếu ô, VD: R1C1 hay A$1. 3. Có thể dùng nhiều từ, nhưng không có khoảng trống. Các ký tự gạch dưới hay dấu chấm có thể được dùng để nối từ. Ví dụ: Product_01 hay Product.01. 4. Số ký tự : Một tên có thể lên đến 255 ký tự. 5. Loại kiểu chữ dùng trong tên: Excel không phân biệt ký tự in hoa và ký tự thường trong các tên. Sử dụng các nhãn và tên : Các sheet thường có các nhãn ở đỉnh của mỗi cột và phía bên trái của mỗi hàng nhằm mô tả dữ liệu ở bên trong của nó. Bạn có thể sử dụng các nhãn này trong các công thức lúc bạn muốn tham chiếu đến các dữ liệu liên quan. Bạn cũng có thể đặt các tên mô tả để dễ gợi nhớ cho các Cell, dãy các Cell, các công thức hay các hằng. Lưu ý: Excel không nhận ra các nhãn trong công thức nên bạn hãy vào Tools/Options/Calculation. Bên trong Workbook options bạn hãy chọn hộp kiểm Accept labels in formulas.
3. Một sốứng dụng trong sử dụng tên vùngVí dụ: Bạn có 1 danh mục hàng hóa, gồm 2 cột Mã và Tên (từ A1:B6).Mã TênBUT01 Bút bi Thiên LongBUT02 Bút chì 2BVO01 Vở viết học sinhSACH1 Sách toánSACH2 Sách văn Bạnđang có nhu cầu: khi bạn nhập mã vào 1ô, thìô bên cạnh sẽ hiện tênđầyđủ của hàng hóađó. Ví dụ tạiô D2 bạn nhập mã BUT01 bạn muốn kết quả tạiô E2 là Bút bi Thiên Long. Bạn sẽ dụng hàm vlookup như sau: Tạiô E2 bạn nhập =vlookup($D$2,$A$1:$B$6,2,0).nhìn vào công thức trên, bạn sẽ thấyđịa chỉ làm căn cứ tham chiếu cho hàmđược thể hiện bằng tọađộ. Như vậy sẽ khó khăn cho bạn khi muốn kiểm tra xem dữ liệu tham chiếuởđâu, lại có nhiều ký hiệu tọađộ khiến bạn khó nhớ, khó sử dụng công thức. Nếu như phải làm việc nhiều với bảng danh mục hàng hóa kia, mà nội dung trong bảng lại rất nhiều (hàng, cột) thì bạn làm thế nào cho nhanh, dễ nhớ, dễ kiểm trađược? Công thức ngắn gọn hơn, dùng nhanh hơn, dễ hiểu hơn? Ta hãyáp dụng chức năng đặt tên vùng như sau: Bôiđen vùng A1:B6 ,đặt tên vùng là DanhMuc (theo quyướcđặt tên không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Dođóđặt chữ hoa xen lẫn chỉđể dễ phân biệt các từ). Đặt tênô D2 là GiaTri Khiđó bạn tạo hàm vlookup là =vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0). Hàm cho kết quả tương tự như hàmđã tạoở trên, nhưng bạn dễ nhớ hơn và sử dụng nhanh hơn. Ví dụ trên có thể khiến bạn chưa thực sự thấyđược sự hữu ích của chức năngđặt tên vì bảng danh mục nhỏ, lạiít nội dung, yêu cầu cònít. Vậy thử với nội dung lớn hơn xem sao?1 2 3 4 5Mã Tên Nhà Sản xuất Giá nhập Chi tiếtBUT01 Bút bi Thiên Long Cty Thiên Long 2000 Màu xanhBUT02 Bút chì 2B Cty Hồng Hà 3000 Màu xámVO01 Vở viết học sinh Cty Hồng Hà 5000 Bìa xanhSACH1 Sách toán Cty MinhĐức 9000 Lớp 9SACH2 Sách văn Cty MinhĐức 8000 Lớp 9SACH100 Sách sử Cty MinhĐức 8000 Lớp 9 Với 1 bảng số liệu gồm 5 cột, 101 hàng, tại sheet 1 Ở sheet 2, bạn cần làm các yêu cầu Tạiô A2, bạn nhập 1 mã hàng, dùng công thứcđể xácđịnh Tên (ô B2), Nhà sản xuất (C2), Giá nhập (D2), Chi tiết (E2). Như vậy bạn cần làm tối thiểu 4 hàm vlookup cho 4ô. Nếu nhập công thức không dùng tên vùng, ta sẽ thấy B2 = vlookup($A$2,Sheet1!$A$1:$B$101,2,0), và nếu quênđặt dấu giá trị tuyệtđối, bạn sẽ bị sai kết quả khi sao chép công thức từô B2 sang C2, D2, E2. Tất nhiên bạn phải sửa giá trị 2ở công thức B2 thành 3 khi sangô C2 (tham chiếu tại cột thứ 3 tìm hiểu kỹ hàm vlookup), thành 4 khi sangô D2. Như vậy rất khó theo dõi nội dung hàm, cũng như cần chúý nhiều hơn khi lập hàm. Nếu dùng tên vùng thì sao: Đặt tên vùng tại sheet 1 từ A1:B101 là DanhMuc. Đặt tên vùng tại sheet 2ô A2 là GiaTri. Hàm vlookup sẽ là vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0). Bạn không cần phải nhớ dấu giá trị tuyệtđối cho tham chiếu vùng, choô giá trị, vì khiđặt tên vùng nóđã tự tham chiếu bằng giá trị tuyệtđối cho vùngđượcđặt tên. Chưa kể một lợiích khác của chức năng đặt tên: Khi bạn thêm/ bớtô, cột, hàng trong vùng DanhMuc thì sao? Công thức dạng tham chiếu tuyệtđối vlookup($A$2,Sheet1!$A$1:$B$101,2,0) không tự thayđổi khi DanhMuc thayđổi. Các giá trị tham chiếu giữ nguyên. Dođó, phần thêm/bớt có thể không được tính hoặc tính sai. Công thức dạng tham chiếu tênvlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0) sẽ tự thayđổi khi nội dung của vùngđặt tênđược thayđổi. Nếu nội dung trong DanhMuc tăng/ giảm thì DanhMuc cũng thayđổi theo. Dođó,nóđược dùngđể tính toán. Một tác dụng nữa của chức năng đặt tên vùng là thay thế công thức làmđơn giản hóa công thức Theo ví dụ trên, có yêu cầu là tại sheet 2,ô A2 cho mã,ô B2 cho số lượng, tại C2 yêu cầu tính trực tiếp ra kết quả thành tiền. Bạn sẽđặt công thức là C2 =B2*(vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0)). Đểđơn giản công thức trên, ta tạo 1 tên là DonGia. Bạn vào Define Name, tại bảng New Name, mục Name nhập DonGia, mục Refer to bạn nhập =vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0) rồiấn ok. Khiđó công thức C2 có thểđơn giản hóa là =B2*DonGia. Việcáp dụng chức năng đặt tên vùng vào công thức tính mang lại rất nhiều lợiích, cũng như thú vị hơn khi bạn sử dụng Excel, giúpđem lại cảm giác gần gũi, linh hoạt,đẹp mắt hơn. Ta không thấy các công thức khô khan với các tọađộ, dài dòng khó hiểu với các công thức ghép nối chằng chịt. Với chức năng đặt tên, mọi thứ đơn giản hơn rất nhiều, dễ tìm, dễ nhớ, dễ sử dụng không chỉ cho người viết ra mà còn cho cả người xem. Cái tên nói lên tất cả, và chỉ cần thông qua 1 bướcđặt tên, bạnđã dễ dàng kiểm soátđược nhữngđiều tưởng như rất rắc rối, khô khan và khó khăn. |
