Cách thêm khoảng cách giữa các hàng trong excel

Những người làm việc với tập dữ liệu lớn thường cần những thao tác đơn giản như chèn/xóa hàng, cột

Mặc dù đã có nhiều cách khác nhau (và đơn giản) để thêm hàng trong Excel, nhưng khi chèn một hàng trống sau mỗi hàng khác (hoặc mỗi hàng thứ ba hoặc thứ tư), mọi thứ sẽ hơi phức tạp

Hướng dẫn này bao gồm

Chèn một hàng trống sau mỗi hàng khác

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách thực sự đơn giản để chèn một hàng trống sau mỗi hàng trong tập dữ liệu hiện có (hoặc mỗi hàng thứ n)

Vì không có cách nào trực tiếp để thêm hàng vào giữa các hàng nên phương pháp được đề cập trong bài viết này là giải pháp thay thế để thực hiện điều này. Và nếu bạn cảm thấy thoải mái với VBA, thì bạn có thể thực hiện việc này chỉ bằng một cú nhấp chuột

Sử dụng cột trợ giúp và tính năng sắp xếp

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn chèn một khoảng trống giữa các hàng hiện có

Dưới đây là các bước để chèn các hàng trống giữa các hàng hiện có

1. Chèn một cột trống vào bên trái của tập dữ liệu. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột của cột ngoài cùng bên trái và nhấp vào Chèn
2. Nhập văn bản 'HelperColumn' trong A1 (bạn có thể sử dụng bất kỳ văn bản nào bạn muốn)
3. Nhập 1 vào ô A2 và 2 vào ô A3
4. Chọn cả hai ô và đặt con trỏ ở dưới cùng bên phải của vùng chọn. Khi con trỏ thay đổi thành biểu tượng dấu cộng, hãy nhấp đúp vào biểu tượng đó. Điều này sẽ lấp đầy toàn bộ cột với các số tăng dần
5. Chuyển đến ô được điền cuối cùng trong cột trợ giúp rồi chọn ô bên dưới cột đó
6. Nhập 1 vào ô này và 2 vào ô bên dưới nó
7. Chọn cả hai ô và đặt con trỏ ở dưới cùng bên phải của vùng chọn
8. Khi con trỏ chuyển thành biểu tượng dấu cộng, hãy nhấp và kéo nó xuống. Điều này sẽ điền vào một dãy số (giống như chúng ta đã có ở bước 3). Đảm bảo bạn nhận được nhiều số hơn những gì bạn có trong tập dữ liệu. Ví dụ: nếu có 10 bản ghi trong tập dữ liệu, hãy đảm bảo điền ít nhất 10 ô trong bước này. Sau khi hoàn tất, tập dữ liệu của bạn sẽ trông như hình bên dưới
9. Chọn toàn bộ tập dữ liệu (bao gồm tất cả các ô trong cột trợ giúp)
10. Nhấp vào tab Dữ liệu
11. Nhấp vào tùy chọn Sắp xếp
12. Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy sử dụng các cài đặt sau
    • Sắp xếp theo. Người giúp đỡ
    • Sắp xếp. Giá trị ô
    • Gọi món. Nhỏ nhất đến Lớn nhất
13. Nhấp vào OK. Điều này sẽ cung cấp cho bạn tập dữ liệu như hình dưới đây
14. Xóa cột trợ giúp

Bạn sẽ nhận thấy rằng ngay sau khi bạn nhấp vào OK trong hộp thoại Sắp xếp, nó sẽ ngay lập tức sắp xếp lại các hàng và bây giờ bạn có một hàng trống sau mỗi hàng trong tập dữ liệu của mình

Trên thực tế, đây không hẳn là chèn một hàng trống. Phương pháp sắp xếp này chỉ đơn giản là sắp xếp lại dữ liệu bằng cách đặt các hàng trống từ bên dưới tập dữ liệu vào giữa các hàng trong tập dữ liệu

Bạn cũng có thể mở rộng logic tương tự để chèn một hàng trống sau mỗi hai hàng hoặc cứ sau ba hàng

Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn lấy một hàng trống sau mỗi hai hàng

Dưới đây là các bước để làm điều này

1. Chèn một cột trống vào bên trái của tập dữ liệu. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột của cột ngoài cùng bên trái và nhấp vào Chèn
2. Nhập văn bản 'HelperColumn' trong A1 (bạn có thể sử dụng bất kỳ văn bản nào bạn muốn)
3. Nhập 1 vào ô A2 và 2 vào ô A3
4. Chọn cả hai ô và đặt con trỏ ở dưới cùng bên phải của vùng chọn. Khi con trỏ thay đổi thành biểu tượng dấu cộng, hãy nhấp đúp vào biểu tượng đó. Điều này sẽ lấp đầy toàn bộ cột với các số tăng dần
5. Chuyển đến ô được điền cuối cùng trong cột trợ giúp rồi chọn ô bên dưới cột đó
6. Nhập 2 vào ô này và 4 vào ô bên dưới nó. Chúng tôi đang sử dụng các số theo bội số của 2 vì chúng tôi muốn có một hàng trống sau mỗi hai hàng
7. Chọn cả hai ô và đặt con trỏ ở dưới cùng bên phải của vùng chọn
8. Khi con trỏ chuyển thành biểu tượng dấu cộng, hãy nhấp và kéo nó xuống. Điều này sẽ điền vào một dãy số (giống như chúng ta đã có ở bước 3). Hãy chắc chắn rằng bạn nhận được một số lớn hơn những gì bạn có trong tập dữ liệu. Ví dụ: nếu có 10 bản ghi trong tập dữ liệu, hãy đảm bảo rằng bạn nhận được ít nhất cho đến số 10
9. Chọn toàn bộ tập dữ liệu (bao gồm tất cả các ô trong cột trợ giúp)
10. Nhấp vào tab Dữ liệu
11. Nhấp vào tùy chọn Sắp xếp
12. Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy sử dụng các cài đặt sau
    • Sắp xếp theo. Người giúp đỡ
    • Sắp xếp. Giá trị ô
    • Gọi món. Nhỏ nhất đến Lớn nhất
13. Nhấp vào OK. Điều này sẽ cung cấp cho bạn tập dữ liệu cuối cùng như được hiển thị bên dưới (với một hàng trống sau mỗi hàng thứ hai của tập dữ liệu)
14. Xóa cột trợ giúp

Tương tự, trong trường hợp bạn muốn chèn một hàng trống sau mỗi hàng thứ ba, hãy sử dụng các số 3, 6, 9, v.v.

Sử dụng mã VBA đơn giản

Mặc dù bạn cần rất nhiều cách giải quyết để chèn các hàng trống thay thế trong Excel, nhưng với VBA, tất cả chỉ là một miếng bánh

Với mã VBA đơn giản, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tập dữ liệu mà bạn muốn chèn một hàng trống vào sau mỗi hàng và chỉ cần chạy mã (chỉ cần một cú nhấp chuột)

Dưới đây là mã VBA sẽ chèn một hàng trống sau mỗi hàng trong tập dữ liệu

Sub InsertAlternateRows()
'This code will insert a row after every row in the selection
'This code has been created by Sumit Bansal from trumpexcel.com
Dim rng As Range
Dim CountRow As Integer
Dim i As Integer
Set rng = Selection
CountRow = rng.EntireRow.Count

For i = 1 To CountRow
    ActiveCell.Offset(1, 0).EntireRow.Insert
    ActiveCell.Offset(2, 0).Select
Next i

End Sub

Đoạn mã trên đếm tổng số hàng trong vùng chọn và sử dụng vòng lặp For Next để duyệt qua từng hàng và chèn một hàng trống sau mỗi hàng hiện có trong tập dữ liệu

Dưới đây là các bước để đặt mã VBA này trong Trình chỉnh sửa VBA trong Excel

1. Sao chép đoạn mã trên
2. Chuyển đến tab Nhà phát triển và nhấp vào tùy chọn Visual Basic. Thao tác này sẽ mở Trình soạn thảo VB. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt ALT + F11
3. Trong VB Editor, nhấp chuột phải vào bất kỳ đối tượng nào trong Project Explorer
4. Di con trỏ qua tùy chọn Chèn rồi nhấp vào Mô-đun. Điều này sẽ chèn một mô-đun mới
5. Trong cửa sổ Mã mô-đun, dán mã ở trên

Khi bạn có mã trong Trình soạn thảo VB, bây giờ bạn có thể sử dụng mã này để chèn các hàng trống sau mỗi hàng khác trong tập dữ liệu

Dưới đây là các bước sử dụng mã để chèn các hàng trống sau mỗi hàng

1. Chọn toàn bộ tập dữ liệu (ngoại trừ hàng tiêu đề)
2. Nhấp vào tab Nhà phát triển (trong trường hợp bạn không có tab Nhà phát triển, hãy nhấp vào đây để tìm hiểu cách tải xuống)
3. Nhấp vào tùy chọn 'Macro'
4. Trong hộp thoại Macro, chọn macro – ‘InsertAlternateRows’
5. Nhấp vào Chạy

Đó là nó

Các bước trên sẽ ngay lập tức chèn các hàng trống xen kẽ vào tập dữ liệu

Có nhiều cách khác nhau để chạy macro trong Excel. Ví dụ: nếu bạn phải thực hiện việc này khá thường xuyên, bạn có thể thêm macro này vào Thanh công cụ truy cập nhanh để bạn có thể chạy nó chỉ bằng một cú nhấp chuột