Cách lưu file hóa đơn điện tử của người mua

Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán quan trọng của doanh nghiệp, chính vì vậy việc lưu trữ hóa đơn phục vụ việc quản lý, đối chiếu, thanh kiểm tra là nghiệp vụ vô cùng quan trọng của kế toán. Nhằm hỗ trợ các đơn vị quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng, thuận tiện, EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm hóa đơn điện tử - iHOADON

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đã xuất

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

• Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
• Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử: Người mua, người bán hàng cần lưu trữ song song file gốc của hóa đơn (XML) và bản thể hiện của hóa đơn điện tử (PDF, IMAGE,…). Và thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử cũng đảm bảo tuân thủ theo luật lưu trữ chứng từ kế toán là 10 năm.

Đối với bên bán, hóa đơn điện tử sau khi xuất được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống xuất hóa đơn nên thuận tiện với việc quản lý, đối chiếu. Tuy nhiên với bên mua, sau khi nhận được hóa đơn mua hàng thì hầu hết đều phải áp dụng phương pháp thủ công bất tiện, tốn thời gian, dễ thất lạc.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

2. Quản lý hóa đơn điện tử mua vào theo phương pháp thủ công

Người mua hàng nhận được hóa đơn từ bên bán hàng có phương án lưu trữ như sau:

• Khách hàng nhận được hóa đơn qua email: Người mua có thể tải hóa đơn theo định dạng PDF hoặc file xml về lưu trữ trên máy tính
• Nếu người mua hàng không nhận hóa đơn điện tử mà nhận hóa đơn giấy thì lưu trữ giống hóa đơn giấy.

Nhược điểm của các phương pháp này tương tự như hóa đơn giấy, đó là rất dễ bị bỏ sót hóa đơn, dữ liệu hóa đơn sẽ được lưu trữ tại ổ cứng máy tính nên vẫn có thể xảy ra tình trạng bị mất do bị hỏng ổ cứng, máy tính bị virus...Và các doanh nghiệp, tổ chức phải tìm đến một phương pháp lưu trữ tối ưu hơn.

3. Lưu trữ hóa đơn mua vào trên phần mềm EFY- iHOADON

Nhà cung cấp hóa đơn điện tử EFY-iHOADON đã đưa ra chức năng lưu trữ hóa đơn đầu vào ngay trên phầm mềm iHOADON.

Đối với bên bán và bên mua cùng sử dụng giải pháp iHOADON, chỉ bằng thao tác xuất hóa đơn của bên bán, ngay lập tức bên mua được tự động cập nhật hóa đơn đã mua hàng về hệ thống, không còn thời gian chờ, cũng không còn thao tác gửi thủ công.

Ngoài ra, iHOADON hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức quản lý hóa đơn mua vào từ các bên bán hàng khác dưới dạng file gốc XML đảm bảo tính chất pháp lý theo quy định của pháp luật.

Sau đây EFY Việt Nam xin hướng dẫn khách hàng sử dụng chức năng Quản lý hóa đơn mua hàng trực tiếp trên phần mềm iHOADON:

Bước 1: Trên iHOADON, người dùng vào phần Quản lý hóa đơn và chọn Hóa đơn mua hàng

Bước 2: Tại danh sách Hóa đơn mua hàng:

• Đối với hóa đơn mua hàng được xuất từ iHOADON thì hệ thống tự động đồng bộ về. Người dùng có thể kiểm tra đối chiếu trực tiếp.
• Với hóa đơn khác, người dùng chọn Thêm để Thêm một hóa đơn hoặc Thêm nhiêu hóa đơn trong một lần.

.jpg)

Bước 3: Tại màn hình cập nhật hóa đơn, người dùng nhấn vào biểu tượng tải file lên để tải file XML lên, đồng thời hiển thị ra tất cả các nội dung trong hóa đơn đó.

.jpg)

Bước 4: Người dùng có thể lưu trữ kèm theo cả bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới các dạng PDF, ảnh, excel phù hợp với việc đọc thông tin và nhận diện thương hiệu của bên bán.

.jpg)

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết các thao tác thưc hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm hóa đơn điện tử - iHOADON. Các kế toán và doanh nghiệp cần nắm bắt để việc lưu trữ hóa đơn đầu vào dễ dàng, thuận tiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn, tránh thất lạc, sai sót.