Cách loại trừ một hàng trong Excel

Sử dụng Excel có thể giúp bạn nhóm một lượng lớn dữ liệu theo bất kỳ cách nào bạn muốn xem dữ liệu. Điều này giúp tìm ra các xu hướng và mẫu có thể giúp xây dựng doanh nghiệp của bạn, giảm tổn thất, theo dõi doanh số bán hàng hoặc hàng tồn kho, v.v. Một tính năng tiết kiệm thời gian hữu ích là khả năng lọc dữ liệu. Lọc dữ liệu cung cấp chế độ xem chỉ những mục bạn quan tâm. Thật không may, khi sử dụng các hàm đối với dữ liệu đã lọc, bạn có thể nhận được kết quả không mong muốn, điều này có thể khó tìm thấy khi bạn có lượng dữ liệu rất lớn

Bài đăng này thảo luận về cách áp dụng các hàm chính xác sẽ bao gồm hoặc loại trừ dữ liệu đã lọc trong Excel để bạn có được dữ liệu như mong đợi

Dưới đây là video hiển thị các chức năng sẽ sử dụng để bao gồm và loại trừ dữ liệu đã lọc

Video hướng dẫn cách bao gồm và loại trừ dữ liệu đã lọc trong hàm

Cách bao gồm và loại trừ dữ liệu đã lọc trong hàm Excel

Lọc dữ liệu là một cách tuyệt vời để thu hẹp thông tin khi bạn có tập dữ liệu lớn hơn. Nó có thể giúp bạn tìm các xu hướng trong dữ liệu, định vị các điểm bất thường, tìm điểm phổ biến nhất hoặc ít phổ biến nhất của bất kỳ danh mục nào - như ngày bán hàng trong tuần hoặc mặt hàng, chỉ để nêu tên một số ví dụ. Nếu bạn đang theo dõi khoảng không quảng cáo, nó có thể giúp bạn tìm thấy những gì bạn có quá nhiều hoặc quá ít và hơn thế nữa

Đối với bài đăng này, dữ liệu mẫu của chúng tôi thể hiện doanh số bán hàng của một cửa hàng làm vườn theo dõi doanh số bán hàng của khách hàng theo ngày trong tuần, các mặt hàng và số lượng đã bán cũng như tổng chi phí cho các mặt hàng đó

Để hiển thị cách lọc dữ liệu được xử lý bởi các chức năng, trước tiên chúng tôi sẽ tính tổng tất cả các mặt hàng đã bán để chúng tôi có một số để so sánh với

Để bao gồm dữ liệu được lọc trong các chức năng

  • Cuộn xuống cuối dữ liệu đã nhập bằng cách sử dụng phím tắt điều khiển + kết thúc
  • Nhấp vào ô trống sau dữ liệu cần tính tổng và nhấp vào chữ E của Hy Lạp ở bên phải tab Trang chủ
  • GHI CHÚ. Nếu bạn nhấp vào E, nó sẽ tính Tổng hoặc bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh và chọn "Tổng" từ menu thả xuống
Cách loại trừ một hàng trong Excel
Nhấp vào chữ E của Hy Lạp trên tab Trang chủ để tính tổng tất cả dữ liệu
  • Hàm Sum tự động giả định rằng bạn muốn có tất cả các ô bên trên hoặc bên cạnh nó, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được thiết lập, miễn là không có ô trống nào. Nếu có ô trống, bạn cần nhập ô cần gộp vì theo mặc định, hàm sẽ dừng trước ô trống đầu tiên
  • Nhấn enter để đặt hàm và kết quả của nó sẽ được hiển thị trong ô nơi hàm được nhập
Cách loại trừ một hàng trong Excel
Kết quả của hàm tính tổng
  • Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề cột và bỏ chọn hộp bên cạnh dữ liệu bạn muốn lọc ra. Khi tất cả các mục đã được lọc ra, hãy nhấp vào "OK"
Cách loại trừ một hàng trong Excel
Lọc ra một số dữ liệu để bạn có thể thấy cách hàm Sum vẫn đếm tất cả các hàng, ngay cả những hàng không được hiển thị

Trong hình bên dưới, bạn sẽ thấy dữ liệu hiển thị đã thay đổi. Trong ví dụ này, thực vật và một số mặt hàng khác đã bị xóa, nhưng tổng doanh thu vẫn không thay đổi. Điều này là do hàm Sum đếm dữ liệu trong tất cả các ô, ngay cả khi có dữ liệu được lọc ra

Bạn cũng có thể xác minh rằng dữ liệu đã được lọc ra vì có một biểu tượng bộ lọc bên cạnh tiêu đề "Mặt hàng đã mua". Ngoài ra, có những con số bị bỏ qua trong hàng số. Cuối cùng, các số hàng đã thay đổi màu sắc, cũng đại diện cho một số dữ liệu đang được lọc ra

Cách loại trừ một hàng trong Excel
Mặc dù một số dữ liệu đã được lọc ra nhưng tổng chi phí của dữ liệu đã lọc vẫn được đưa vào hàm

Để loại trừ dữ liệu đã lọc trong các chức năng

Nếu bạn muốn loại trừ dữ liệu đã lọc khỏi đưa vào một hàm, bạn sẽ cần sử dụng một hàm khác với hàm Sum

  • Cuộn xuống cuối dữ liệu bằng cách sử dụng phím tắt điều khiển + kết thúc
  • Nhấp vào ô trống và nhập "=Subtotal(9,the data range)". Phạm vi dữ liệu phải được biểu thị bằng một ô, sau đó là dấu hai chấm, sau đó là một ô khác. Ví dụ, E2. E333 và điều này sẽ bao gồm cả ô bắt đầu và ô kết thúc
  • GHI CHÚ. Hàm Subtotal có một số cách để xử lý dữ liệu. Số 9 báo cho hàm Subtotal tính tổng dữ liệu, nhưng thực hiện như vậy mà không bao gồm dữ liệu đã được lọc ra
  • Nhấn enter để lưu công thức sẽ hiển thị kết quả của hàm
Cách loại trừ một hàng trong Excel

Khi bạn so sánh kết quả này với tổng trước đó, sự khác biệt là rõ ràng. Khi sử dụng hàm Tổng phụ, bất kỳ dữ liệu nào đã được lọc ra sẽ không được đưa vào kết quả của hàm, ngay cả khi dữ liệu đó nằm trong các ô được đưa vào hàm. Điều này không giống như hàm Sum, bao gồm dữ liệu trong các ô được lọc ra

Đây là một sự khác biệt lớn khi bạn đang cố gắng tóm tắt một lượng lớn dữ liệu và điều quan trọng là phải hiểu cách thức hoạt động của các chức năng khác nhau cũng như cách xử lý dữ liệu đã lọc. Nếu bạn đang làm việc với một lượng dữ liệu rất nhỏ, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy rằng một hàm không mang lại cho bạn kết quả như mong muốn hoặc mong đợi. Tuy nhiên, với lượng dữ liệu lớn hơn và nơi bạn có nhiều khả năng cần đến các hàm hơn, điều quan trọng là phải tự tin vào kết quả của các hàm bạn tạo

Lọc dữ liệu có thể thay đổi cách chức năng xử lý dữ liệu. Trong bài đăng này, chúng tôi chỉ ra sự khác biệt giữa cách bao gồm và loại trừ dữ liệu đã lọc trong các hàm Sum và Subtotal, tương ứng. Cả hai chức năng đều có giá trị và sẽ có lúc bạn cần đến cả hai. Tuy nhiên, bạn cần biết dữ liệu bạn đang thu thập khi sử dụng một chức năng hoặc kết quả của các chức năng đó sẽ vô ích

Như mọi khi, việc hiểu cách dữ liệu đang được xử lý là rất quan trọng khi xử lý một lượng lớn dữ liệu