Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

[Nếu bạn đang tìm giải thích từng bước về cách trích xuất dữ liệu PDF sang Excel bằng VBA, vui lòng tham khảo bài đăng này. Trong đó, tôi giải thích cách bạn có thể sử dụng VBA để triển khai 3 phương pháp chuyển đổi PDF sang Excel mà tôi thảo luận bên dưới và cung cấp các ví dụ về mã macro. ]

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Hầu hết các phiên bản mới nhất của Microsoft Office đều có một số tính năng cho phép bạn, trong số những tính năng khác, nhập dữ liệu vào Excel từ các nguồn sau

  • Các định dạng tệp văn bản phổ biến nhất, chẳng hạn như các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (. csv) và văn bản (. txt) tập tin
  • Cơ sở dữ liệu Microsoft Access
  • Một trang web

Trong một số trường hợp này, các công cụ bạn yêu cầu để thực hiện công việc luôn có sẵn trong nhóm lệnh Lấy Dữ liệu Ngoài của Excel trong tab Dữ liệu

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Tuy nhiên, nhóm lệnh Lấy dữ liệu ngoài không phải là chủ đề của bài đăng trên blog này

Khi định dạng tệp cụ thể bạn đang sử dụng không được Excel hỗ trợ, việc nhập dữ liệu có thể phức tạp hơn một chút

Nói chung, tôi không gặp vấn đề gì với những hạn chế này. Bạn có thể sẽ không gặp phải những sự cố như vậy thường xuyên miễn là bạn không làm việc với các định dạng tệp tối nghĩa không được Excel hỗ trợ. Tuy nhiên, có một ngoại lệ lớn đối với quy tắc này

Đây là một định dạng tệp đặc biệt mà dữ liệu không dễ đưa vào Excel mặc dù rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi

PDF

Định dạng Tài liệu Di động (. pdf) là một trong những định dạng tệp được sử dụng rộng rãi nhất cho tài liệu điện tử. Bạn có thể gặp các tệp PDF tại nơi làm việc (hầu như) mỗi ngày. Trong một số trường hợp đó, bạn có thể cần phân tích dữ liệu trong một tệp PDF cụ thể bằng Excel

Nếu bạn đang ở trong một tình huống như vậy, bạn có thể hỏi

Làm cách nào bạn có thể chuyển đổi tệp PDF thành bảng tính Excel?

Bạn cũng có thể nhận thấy rằng việc chuyển đổi thành công tệp PDF thành bảng tính Excel là khó. Làm điều này đòi hỏi kiến ​​​​thức về cả Excel và PDF

Đồng thời, khả năng chuyển file PDF sang Excel chính xác và nhanh chóng là rất đáng giá

Mục đích của tôi với bài đăng trên blog này là giúp bạn dễ dàng chuyển đổi các tệp PDF sang bảng tính Excel. Trong số những thứ khác, tôi giải thích 3 phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang Excel và một số tiêu chí bạn có thể sử dụng để xác định nên sử dụng phương pháp nào. Các phương pháp được tổ chức từ đơn giản nhất (cũng trả về kết quả kém chính xác hơn) đến nâng cao nhất (thường cung cấp các chuyển đổi chính xác nhất)

Bạn có thể sử dụng mục lục sau để điều hướng đến phần có liên quan nơi tôi giải thích phương pháp mà bạn quan tâm

Mục lục

Nếu bạn quan tâm đến quy trình ngược lại (chuyển đổi tệp Excel sang PDF), tôi sẽ cung cấp giải thích kỹ lưỡng về chủ đề cùng với 10 ví dụ về mã VBA trong bài đăng trên blog này

Trước khi tôi giải thích từng phương pháp mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang Excel, hãy bắt đầu bằng cách xem qua

Tệp PDF là gì

Từ viết tắt PDF là viết tắt của Định dạng Tài liệu Di động

Nói một cách rất rộng, định dạng PDF là một định dạng kỹ thuật số mà bạn có thể sử dụng để trình bày các tài liệu điện tử. Một trong những điểm hấp dẫn chính của định dạng tệp PDF là việc trình bày tài liệu không phụ thuộc vào bất kỳ điều nào sau đây

  • Phần mềm
  • Phần cứng
  • Hệ điều hành

Lý do cho điều này là bản thân tệp PDF mang mô tả đầy đủ về bố cục tài liệu và tất cả thông tin cần thiết để hiển thị chính xác tài liệu điện tử. Do đó, các tài liệu PDF cho phép bạn (và những người dùng khác)

  • Trao đổi/Chia sẻ/Xem tài liệu;
  • Một cách dễ dàng/đáng tin cậy/chính xác;
  • Không phụ thuộc vào môi trường/phần mềm/phần cứng được sử dụng để tạo/xem/in tài liệu;
  • Trong khi giữ nguyên nội dung/định dạng/hình thức của tài liệu

Nói cách khác. Khi bạn sử dụng định dạng PDF để trình bày tài liệu, định dạng sẽ được giữ nguyên bất kể phần mềm, phần cứng hoặc hệ điều hành được sử dụng khi mở tệp sau đó

Một ưu điểm nữa của định dạng file PDF là file PDF có dung lượng nhỏ gọn. PDF giảm kích thước tệp bằng cách sử dụng

  • Thuật toán nén;
  • Một cấu trúc tập tin cụ thể

Xem xét những điều trên, không khó để hiểu tại sao định dạng tệp PDF lại được sử dụng rộng rãi như vậy. Trong số các ưu điểm khác, định dạng PDF

  • Giữ nguyên định dạng tài liệu dự định;
  • Cho phép chia sẻ

Điều này giải thích tại sao bảng gian lận của tôi với các phím tắt cho Excel (bạn có thể lấy tại đây) được lưu (và chia sẻ) dưới dạng tệp PDF. Định dạng PDF cho phép tôi đặt (i) một định dạng cụ thể cho tài liệu và (ii) chia sẻ nó với bạn. Sau này, khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy danh sách các phím tắt ở định dạng mà tôi dự định ban đầu

Microsoft (trong trang web tôi liên kết đến ở trên) có đề cập đến một đặc điểm quan trọng bổ sung của các tệp PDF, cuối cùng, đó là điều dẫn đến chủ đề của bài đăng trên blog này

Dữ liệu trong tệp PDF không thể dễ dàng thay đổi

Tùy theo góc nhìn mà bạn có thể coi đây là ưu điểm hay nhược điểm. chính xác hơn

  • Nếu mục đích chính của bạn là ngăn chặn (hoặc ít nhất là gây khó khăn) việc sửa đổi một tài liệu cụ thể, thì bạn có thể hài lòng vì dữ liệu trong tệp PDF không thể dễ dàng thay đổi
  • Nếu bạn cần làm việc và thao tác với dữ liệu trong tệp PDF, có lẽ bạn cảm thấy khó chịu vì việc chỉnh sửa tài liệu PDF khó như thế nào

Hầu hết người dùng Excel, bao gồm cả bạn và tôi, hầu hết thời gian đều ở phe thứ hai. Chúng tôi cần làm việc với dữ liệu trong tệp PDF. Do đó, chúng tôi thường muốn có khả năng chuyển đổi tệp PDF sang Excel

Tôi cho rằng bạn cũng muốn có khả năng chuyển đổi tệp PDF sang Excel, vì vậy hãy xem một số phương pháp phổ biến nhất để chuyển dữ liệu từ tệp PDF sang Excel

Phương pháp số 1 để chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sao chép và dán

Phương pháp cơ bản nhất để đưa dữ liệu từ tệp PDF vào Excel là chỉ cần sao chép và dán

Vì một số (không phải tất cả) tệp PDF cho phép bạn sao chép dữ liệu nên có những trường hợp bạn có thể đưa tất cả dữ liệu bạn yêu cầu vào Excel bằng cách sử dụng các lệnh sao chép và dán cơ bản

Hãy xem một ví dụ thực tế về cách bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ một số tệp PDF vào Excel

Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị một bảng trong tài liệu pdf. Chính xác hơn, bạn có thể tìm thấy bảng này ở trang 22 của Tài liệu làm việc từ Ngân hàng Trung ương Châu Âu có tiêu đề Dự báo lạm phát. Các biện pháp dựa trên thị trường và dựa trên khảo sát có cung cấp thông tin không?

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Trong suốt bài đăng trên blog này, tôi hiển thị các kết quả thu được khi áp dụng từng phương pháp khác nhau để chuyển đổi bảng này từ PDF sang Excel. Hướng dẫn Chuyển đổi PDF sang Excel này được kèm theo sổ làm việc Excel chứa các kết quả này. Bạn có thể có quyền truy cập miễn phí ngay lập tức vào sổ làm việc mẫu này bằng cách đăng ký Bản tin Power Spreadsheets

Bước 1. Chọn và sao chép dữ liệu

Bước đầu tiên để sao chép dữ liệu từ tệp PDF là chỉ cần chọn dữ liệu có liên quan và sao chép nó. Nói chung, bạn có thể sử dụng phím tắt “Ctrl + C” cho mục đích sao chép dữ liệu

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 2. Dán dữ liệu vào Excel

Khi bạn đã sao chép dữ liệu liên quan từ tệp PDF và dữ liệu này có sẵn trên Bảng tạm, bạn cần truy cập Excel và dán dữ liệu đó

Mặc dù điều này nghe có vẻ dễ dàng, nhưng trên thực tế, nó không hoạt động trơn tru như vậy. Trên thực tế, bước này nêu bật một số hạn chế chính của phương pháp chuyển đổi tệp PDF sang Excel này

bạn có thể muốn xem xét

  • Sử dụng lệnh Paste Special;
  • Thử một số tùy chọn khác nhau xuất hiện

Bạn có thể truy cập hộp thoại Paste Special bằng cách

  • #1. Nhấp vào phần thả xuống của nút Paste split trong tab Home của Ribbon;
  • #2. Chọn “Dán đặc biệt…”

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bạn cũng có thể mở hộp thoại Dán Đặc biệt bằng cách sử dụng phím tắt “Ctrl + Alt + V”

Trong hộp thoại Dán Đặc biệt, bạn có thể chọn từ một số tùy chọn. Hình ảnh sau đây cho thấy hộp thoại Dán Đặc biệt trông như thế nào khi tôi dán dữ liệu từ bảng PDF xuất hiện ở trên

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Trong ví dụ này, tôi chọn tùy chọn để dán dưới dạng Văn bản và nhấp vào nút OK ở góc dưới bên phải của hộp thoại

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị dữ liệu đã dán trong trang tính Excel

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Trong hầu hết các trường hợp, đây không phải là kết quả chính xác mà bạn muốn. Tuy nhiên, bạn sẽ hiếm khi có được kết quả tốt hơn khi sử dụng phương pháp này

Như một quy tắc chung. Sao chép và dán trực tiếp từ PDF sang Excel (thường) dẫn đến một cột dữ liệu

Đây chính xác là những gì xảy ra trong ví dụ trên. Và bạn thường có thể mong đợi điều này xảy ra bất cứ khi nào theo phương pháp này

Do hậu quả của những điều trên, thông thường bạn sẽ cần hoàn tất quy trình với…

Bước 3. Dọn dẹp dữ liệu

Mặc dù dữ liệu đã dán trong Excel thường yêu cầu dọn dẹp, nhưng bạn có nhiều công cụ có thể sử dụng để dọn dẹp dễ dàng hơn, nhanh hơn và chính xác hơn

Vì bài đăng trên blog này không phải là về dọn dẹp dữ liệu nên tôi không đi sâu vào bất kỳ phương pháp cụ thể nào. Tuy nhiên, một số công cụ và tính năng mà bạn có thể thấy hữu ích (tùy thuộc vào tình huống cụ thể) như sau

  • Các hàm và công thức văn bản
  • Lệnh Loại bỏ trùng lặp
  • Nhận & Chuyển đổi / Power Query
  • Lệnh chuyển văn bản thành cột
  • Flash điền vào

Tôi có thể đề cập đến một số chủ đề này trong các hướng dẫn trong tương lai trong Power Spreadsheets. Nếu bạn muốn nhận email khi tôi xuất bản tài liệu mới trong Power Spreadsheets, vui lòng đảm bảo đăng ký Bản tin của chúng tôi bằng cách nhập địa chỉ email của bạn bên dưới

Nhìn chung, phương pháp chuyển đổi tệp PDF sang Excel đầu tiên này để lại một số điều mong muốn. Theo tôi, sau đây là 2 nhược điểm lớn nhất của nó

  • Hạn chế #1. Phương pháp này chỉ hoạt động khi bạn có thể sao chép dữ liệu từ tệp PDF. Như bạn có thể đã gặp phải, đôi khi bạn không thể sao chép dữ liệu từ tệp PDF
  • Hạn chế #2. Mọi dữ liệu mà bạn dán vào Excel bằng phương pháp này thường được cuộn vào một cột duy nhất và yêu cầu dọn dẹp. Nói cách khác. Bạn vẫn có thể phải thực hiện một lượng công việc đáng kể để chuyển dữ liệu từ tệp PDF sang dạng sẵn sàng để phân tích

Có một số tình huống mà bạn có thể không có bất kỳ tùy chọn nào khác cho mục đích chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Ví dụ: đây là trường hợp nếu bạn không có quyền truy cập vào bất kỳ công cụ nào được yêu cầu để áp dụng các phương pháp khác mà tôi giải thích bên dưới

Trong mọi trường hợp, miễn là bạn có quyền truy cập vào phiên bản Microsoft Word hoặc Word Online gần đây, phương pháp sau đây có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn khi chuyển đổi tệp PDF sang Excel

Phương pháp số 2 để chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sử dụng Microsoft Word

Để sử dụng phương pháp này, bạn cần truy cập vào một trong các cách sau

  • Một trong những phiên bản mới nhất của Microsoft Word (2013 trở lên)
  • Truy cập vào Microsoft Word trực tuyến và OneDrive

Nói chung, logic đằng sau việc chuyển đổi tệp PDF sang Excel là giống nhau bất kể bạn sử dụng phiên bản Word nào ở trên. Về cơ bản, bạn làm theo 2 bước đơn giản sau

  • Bước 1. Mở tệp PDF có liên quan bằng Microsoft Word
  • Bước 2. Sao chép nội dung có liên quan từ tệp Microsoft Word và dán vào Excel

Tuy nhiên, chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn từng phương pháp này để chuyển đổi Tệp PDF sang Excel bằng Word. Trong cả hai trường hợp, tôi sử dụng cùng một bảng mẫu như trên, mà bạn có thể tìm thấy ở trang 22 của Tài liệu làm việc từ Ngân hàng Trung ương Châu Âu có tiêu đề Dự báo lạm phát. Các biện pháp dựa trên thị trường và dựa trên khảo sát có cung cấp thông tin không?

Chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng phiên bản Microsoft Word gần đây

Hãy bắt đầu bằng cách xem cách bạn có thể sử dụng phiên bản Microsoft Word gần đây để chuyển đổi tệp PDF sang Excel

Bước 1. Mở tệp PDF

Bạn có thể mở tệp PDF mà bạn muốn chuyển đổi bằng bất kỳ phương pháp nào trong số các phương pháp sau, bao gồm 2 phương pháp sau

  • Phương pháp số 1. Trên Windows File Explorer. (i) Nhấp chuột phải vào tệp PDF để mở rộng menu chuột phải, (ii) chọn “Mở bằng”, và (iii) nhấp vào Word. Trường hợp của ảnh chụp màn hình bên dưới, mình mở file bằng Word 2016 trên Windows 10
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
  • Phương pháp #2. Thực hiện theo 3 bước đơn giản sau
    • Bước 1. Trong Word, nhấp vào tab Tệp của Dải băng để đến Chế độ xem Backstage
      Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
      Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    • Bước 2. Chọn Mở từ khung bên trái màn hình và nhấp vào Duyệt
      Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
      Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    • Bước 3. Khi Word hiển thị hộp thoại Mở, (i) điều hướng đến thư mục chứa tệp PDF, (ii) chọn tệp đó và (iii) nhấp vào nút Mở ở góc dưới bên phải của hộp thoại
      Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
      Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
      Nếu bạn thích sử dụng phím tắt để đến hộp thoại Mở, bạn có thể thay thế bước #1 và #2 ở trên bằng phím tắt chẳng hạn như “Ctrl + F12” hoặc “Alt + F + O + O”

Sau khi bạn yêu cầu Word mở tệp, một hộp thoại (chẳng hạn như bên dưới) sẽ hiển thị. Hộp thoại này thông báo cho bạn về những điều sau đây

  • Tệp PDF sẽ được chuyển đổi thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Đây có lẽ là chìa khóa chính cho toàn bộ quá trình chuyển file PDF sang Excel bằng phương pháp này
  • Quá trình chuyển đổi có thể mất một chút thời gian. Điều này phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như kích thước tệp bạn đang chuyển đổi và lượng đồ họa trong tệp
  • Tài liệu Word kết quả được tối ưu hóa để cho phép ấn bản văn bản. Do đó, tệp Word được chuyển đổi có thể trông khác với tệp PDF nguồn. Đặc biệt, điều này rất có thể xảy ra nếu tệp bạn đang chuyển đổi có nhiều đồ họa

Khi Word hiển thị hộp thoại này, bấm vào nút OK

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Như đã đề cập ở trên, quá trình chuyển đổi có thể mất một chút thời gian, vì vậy bạn có thể phải đợi một chút trước khi chuyển sang bước tiếp theo

Bước 2. Nếu cần thiết, hãy bật chỉnh sửa tệp

Tùy thuộc vào nguồn của tệp PDF, Word có thể mở nó trong Dạng xem được Bảo vệ

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Để thoát khỏi Chế độ xem được bảo vệ, hãy làm theo 2 bước đơn giản sau

  • Bước 1. Nhấp vào nút Bật Chỉnh sửa xuất hiện trên Thanh Thông báo
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
  • Bước 2. Word thường hiển thị (như trong bước #1 ở trên) một hộp thông báo cho bạn biết rằng Word sẽ chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Khi hộp thoại này xuất hiện, nhấp vào nút OK một lần nữa và đợi cho đến khi Word hoàn tất quá trình chuyển đổi
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 3. Sao chép các phần có liên quan của tài liệu Word có thể chỉnh sửa

Khi bạn đã hoàn thành bước #1 và (nếu cần) bước #2 ở trên, Word sẽ hiển thị tệp PDF gốc dưới dạng tài liệu Word có thể chỉnh sửa

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Khi bạn có tài liệu Word có thể chỉnh sửa, hãy chọn phần mà bạn muốn đưa vào Excel. Trong ví dụ bên dưới, tôi chọn cùng một bảng như trong phương pháp trước

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Khi bạn đã chọn thông tin liên quan trong tài liệu Word có thể chỉnh sửa, hãy sao chép thông tin đó. Đối với những mục đích này, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào sau đây

  • Phương pháp số 1. Nhấn nút bên phải của chuột và chọn “Sao chép” từ menu ngữ cảnh
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
  • Phương pháp #2. Nhấp vào nút Sao chép trong tab Trang chủ của Dải băng
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
  • Phương pháp #3. Sử dụng phím tắt như “Ctrl + C”

Bước 4. Dán Trong Excel

Đến giờ, bạn đã có thông tin mình cần ở định dạng có thể chỉnh sửa. Do đó, bạn có thể truy cập Excel và dán nó bằng cách sử dụng, trong số những phương pháp khác, bất kỳ phương pháp nào sau đây

  • Phương pháp số 1. Nhấn nút Dán trong tab Trang chủ của Dải băng
  • Phương pháp #2. Sử dụng phím tắt “Ctrl + V”

Trong ví dụ trên, bảng kết quả (sau khi được dán vào Excel) trông như sau

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Trong một số trường hợp, kể cả ví dụ này, việc chuyển đổi từ PDF sang Excel không hoàn hảo

Ví dụ: lưu ý cách Word không thể chuyển đổi các giá trị trong phần đầu tiên của bảng (Lỗi trung bình) sang dạng có thể chỉnh sửa. Trong trường hợp này, các giá trị đó được dán dưới dạng hình ảnh. Do đó, bạn phải sử dụng một phương pháp khác (bao gồm cả những phương pháp được mô tả trong hướng dẫn Excel này) để đưa chúng vào Excel trước khi có thể làm việc với chúng

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bạn sẽ không gặp phải những thiếu sót này luôn. Trong một số trường hợp, phương pháp này hoạt động tốt

Tuy nhiên, tính năng mà Word sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang tài liệu Word (được gọi là PDF Reflow)

  • Hoạt động tốt nhất với các tệp đơn giản chứa (hầu hết) văn bản
  • Không xử lý các phần tử phức tạp hơn (ví dụ:. , bảng có khoảng cách giữa các ô) rất tốt

Nếu bạn gặp sự cố khi sử dụng Word để chuyển đổi tệp PDF sang Excel, bạn luôn có thể thử một trong các phương pháp khác mà tôi mô tả trong bài đăng trên blog này

Chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Microsoft Word trực tuyến

Mặc dù quy trình chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Word Online về cơ bản tương tự như quy trình tôi đã làm theo khi sử dụng phiên bản Word dành cho máy tính để bàn, vẫn có một số khác biệt nhỏ. Hãy xem 5 bước đơn giản bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Word Online

Bước 1. Tải tệp PDF lên OneDrive

Truy cập OneDrive và tải lên tệp PDF bạn muốn chuyển đổi sang Excel bằng một trong các phương pháp sau

  • Phương pháp số 1. Kéo tệp có liên quan vào cửa sổ OneDrive trong trình duyệt của bạn
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
  • Phương pháp #2. Lưu tệp PDF vào thư mục thích hợp bằng ứng dụng OneDrive cho máy tính của bạn
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 2. Mở tệp PDF bằng Word trực tuyến

Để mở tệp PDF bằng Word trực tuyến, hãy chuyển đến cửa sổ OneDrive trong trình duyệt của bạn, nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Mở trong Word Online” từ menu ngữ cảnh

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 3. Làm cho tệp PDF có thể chỉnh sửa

Khi Word trực tuyến đã mở tệp PDF, hãy chuyển đổi nó thành tài liệu có thể chỉnh sửa bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa trong Word ở phần trên của màn hình

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Word trực tuyến hiển thị một hộp thoại thông báo cho bạn rằng nó sẽ tạo một bản sao của tệp PDF và chuyển đổi nó thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Xác nhận bằng cách nhấp vào nút Chuyển đổi ở phần dưới của hộp thoại

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Sau khi Word online chuyển đổi xong, nó sẽ hiển thị một hộp thoại khác thông báo cho bạn những thay đổi trong bố cục của file PDF có thể đã xảy ra. Nhấp vào nút Chỉnh sửa ở góc dưới bên phải của hộp thoại

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 4. Sao chép phần của tài liệu bạn muốn đưa vào Excel

Sau khi Word trực tuyến đã chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa, màn hình trông đại khái như sau. Tài liệu thực tế (rất có thể) sẽ khác trong trường hợp của bạn

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Chuyển đến phần của tài liệu có thể chỉnh sửa mà bạn muốn đưa vào Excel và chọn nó. Trong ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới, tôi chọn cùng một bảng mà tôi sử dụng cho các ví dụ trước trong hướng dẫn Excel này

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Khi bạn đã chọn những gì mình muốn, hãy sao chép nó bằng cách sử dụng phím tắt “Ctrl + C”

Nếu bạn gặp sự cố khi cố gắng sao chép từ Word trực tuyến, bạn có thể sử dụng phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn trong máy tính của mình để tiếp tục quá trình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Mở trong Word xuất hiện ở bên phải của tab Dải băng

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Nếu bạn chọn mở tệp có thể chỉnh sửa trong Microsoft Word, phiên bản Word trên máy tính sẽ được khởi chạy. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước tôi mô tả trong phần trước để sao chép dữ liệu liên quan

Bước #5. Dán dữ liệu trong Excel

Khi bạn đã sao chép dữ liệu, hãy quay lại Excel và dán dữ liệu đó bằng cách sử dụng (trong số những phương pháp khác) một trong các phương pháp sau

  • Phương pháp số 1. Bấm vào nút Dán
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
  • Phương pháp #2. Sử dụng phím tắt “Ctrl + V”

Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị bảng kết quả trong Excel (sau khi tôi đã điều chỉnh độ rộng của cột)

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Không ngạc nhiên, kết quả gần giống với kết quả thu được khi mở tệp PDF bằng phiên bản Microsoft Word gần đây (đã giải thích ở trên)

Cũng giống như khi mở tệp PDF bằng Microsoft Word, bạn sẽ nhận thấy rằng kết quả không phải lúc nào cũng hoàn hảo (mặc dù trong một số trường hợp chúng sẽ như vậy). Ví dụ, trong trường hợp của ví dụ được hiển thị ở trên, tất cả các lỗi Trung bình (phần đầu tiên của bảng) được dán dưới dạng hình ảnh

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Để có thể thao tác các giá trị đó trong Excel, bạn sẽ cần sử dụng chúng bằng một phương pháp khác (chẳng hạn như các phương pháp khác được giải thích trong bài đăng trên blog này) hoặc nhập chúng trực tiếp vào Excel

Phương pháp số 3 để chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sử dụng Trình chuyển đổi PDF

Nếu bạn phải liên tục chuyển đổi tệp PDF sang Excel hoặc muốn tránh những thiếu sót của 2 phương pháp khác được mô tả ở trên, bạn nên sử dụng trình chuyển đổi PDF

Có một số trình chuyển đổi PDF trên thị trường. Tôi sử dụng Able2Extract

Ngay cả khi bạn không sử dụng Able2Extract, bạn có thể muốn tránh xa các dịch vụ chuyển đổi PDF trực tuyến khi chuyển đổi các tệp PDF nhạy cảm hoặc bí mật. Ngoài các mối lo ngại tiềm ẩn về quyền riêng tư/bảo mật, kết quả thu được với các trình chuyển đổi trực tuyến không phải lúc nào cũng thỏa đáng

Do những điều trên, tôi chỉ cho bạn cách chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Able2Extract. Khi giải thích các phương pháp khác ở trên, tôi sử dụng bảng trong Tài liệu làm việc của Ngân hàng Trung ương Châu Âu có tiêu đề Dự báo lạm phát. Các biện pháp dựa trên thị trường và dựa trên khảo sát có cung cấp thông tin không?

Hãy xem cách bạn có thể chuyển đổi PDF sang Excel trong 6 bước đơn giản khi sử dụng Able2Extract

Bước 1. Hiển thị Hộp thoại Mở

Để Able2Extract hiển thị hộp thoại Open, click vào nút Open góc trên bên trái màn hình hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + O”

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 2. Mở tệp bạn muốn chuyển đổi

Khi Able2Extract hiển thị hộp thoại Mở, hãy sử dụng hộp thoại này để duyệt đến thư mục chứa tệp bạn muốn chuyển đổi

Khi bạn đã định vị tệp PDF cần chuyển đổi, hãy chọn tệp đó và nhấp vào nút Mở ở góc dưới bên phải của hộp thoại Mở

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 3. Chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi

Able2Extract mở tệp PDF bạn muốn chuyển đổi. Nó cũng giải thích cách bạn có thể chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Theo giải thích của Able2Extract, bạn có thể chọn dữ liệu bằng bất kỳ phương pháp nào sau đây

Phương pháp #1 Để chọn dữ liệu với Able2Extract

Click vào biểu tượng Select All trên thanh công cụ

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Phương pháp #2 Để chọn dữ liệu với Able2Extract

Chuyển đến menu Chỉnh sửa và chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây hoặc sử dụng phím tắt thích hợp

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Chúng ta hãy xem xét từng tùy chọn này một cách riêng biệt

Lựa chọn 1. Chọn Phạm vi Trang…

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Chọn phạm vi trang (phím tắt “Ctrl + R”) cho phép bạn chọn một phạm vi trang cụ thể mà không thực sự chọn tất cả nội dung của tệp PDF

Able2Extract hiển thị hộp thoại Chọn Phạm vi Trang sau khi bạn nhấp vào “Chọn Phạm vi Trang…” trong menu Chỉnh sửa hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + R”

Bạn xác định các trang được chuyển đổi bằng cách nhập phạm vi có liên quan và nhấp vào nút OK ở phần dưới của hộp thoại Chọn Phạm vi Trang. Ví dụ: để chuyển đổi trang 21 và 22, bạn phải nhập “21-22” và nhấp vào “OK”

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Lựa chọn 2. Chọn tất cả các trang

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Tùy chọn Select All Pages (phím tắt “Ctrl + A”) cho phép bạn chọn tất cả các trang của tài liệu PDF

Tùy chọn số 3. Chọn tất cả trên trang

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Chọn Tất cả trên Trang (phím tắt “Ctrl + B”) chọn tất cả dữ liệu trong trang hiện tại của tệp PDF

Tùy chọn số 4. Chọn khu vực

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Tùy chọn Select Area (phím tắt “Ctrl + *”) cho phép bạn sử dụng chuột để chọn một phần cụ thể của tệp PDF để chuyển đổi

Ví dụ: tôi có thể sử dụng tùy chọn này để chọn bảng trong trang 22 của Tài liệu làm việc của Ngân hàng Trung ương Châu Âu mà tôi sử dụng làm ví dụ xuyên suốt bài đăng trên blog này

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Phương pháp #3 Để chọn dữ liệu với Able2Extract

Cách thứ ba để chọn dữ liệu với Able2Extract rất giống với cách sử dụng tùy chọn Chọn vùng trong menu Chỉnh sửa. Chỉ cần sử dụng chuột để chọn phần tài liệu PDF mà bạn muốn chuyển đổi

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước 4. Chọn Excel làm loại tệp đầu ra

Khi bạn đã chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi từ PDF sang Excel bằng bất kỳ phương pháp nào được giải thích ở trên, hãy nhấp vào nút Excel trên thanh công cụ hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + E” để chọn Excel làm loại tệp đầu ra cho

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Bước #5. Nhấp vào Chuyển đổi

Khi bạn đã nhấp vào nút Excel trên thanh công cụ, Able2Extract cung cấp cho bạn 2 tùy chọn liên quan đến cách bạn muốn chuyển đổi xảy ra

  • Lựa chọn 1. Tự động
    • Đây là tùy chọn mặc định và cũng là lựa chọn được đề xuất cho hầu hết các chuyển đổi PDF sang Excel. Nếu bạn chọn tùy chọn này, Able2Extract sẽ tự động xác định vị trí của các cột
    • Để chọn Chuyển đổi tự động, nhấp vào nút Chuyển đổi xuất hiện ở phần dưới bên trái của hộp thoại Chuyển đổi sang Excel

    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

  • Lựa chọn 2. Phong tục
    • Trong những trường hợp đặc biệt khi Chuyển đổi tự động không hoạt động bình thường (ví dụ: bảng Excel kết quả không được căn chỉnh chính xác), bạn có thể sử dụng tùy chọn Chuyển đổi tùy chỉnh để chỉ định cấu trúc cột. Điều này cho phép bạn chỉ định cấu trúc cột trước khi Able2Extract thực hiện chuyển đổi thực tế sang Excel
    • Để sử dụng tùy chọn Chuyển đổi tùy chỉnh, nhấp vào nút Xác định ở phần giữa phía dưới của hộp thoại Chuyển đổi sang Excel

    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
    Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Đối với ví dụ cụ thể này, tôi chọn Chuyển đổi tự động. Tôi có thể giải thích cách sử dụng tùy chọn Chuyển đổi tùy chỉnh trong một bài đăng trên blog trong tương lai

Bước #6. Lưu Bảng tính Excel

Sau khi bạn nhấp vào nút Chuyển đổi để sử dụng Chuyển đổi tự động, Able2Extract sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng

Sử dụng hộp thoại này để chọn vị trí và tên tệp của tệp Excel đã chuyển đổi và nhấp vào nút Lưu ở góc dưới bên phải để xác nhận lựa chọn của bạn. Lưu ý cách hộp thoại Lưu dưới dạng đang lưu tệp kết quả dưới dạng Bảng tính Excel

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Sau khi bạn nhấp vào “Lưu”, Able2Extract sẽ chuyển đổi (các) phần đã chọn của tệp PDF thành Excel và khởi chạy Excel

Kết quả tôi thu được khi chuyển đổi bảng mẫu được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Lưu ý cách Able2Extract có thể (i) sao chép cấu trúc bảng và (ii) trích xuất tất cả các giá trị quan trọng từ tài liệu PDF nguồn

Vẫn còn một số công việc dọn dẹp phải được thực hiện. Ví dụ, lưu ý cách các số âm được trích xuất dưới dạng văn bản (tôi đánh dấu một giá trị như vậy bên dưới)

Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel
Cách chuyển đổi bảng PDF sang Excel

Tuy nhiên, đây là những vấn đề nhỏ tương đối dễ khắc phục

Ví dụ: các số âm được lưu trữ dưới dạng văn bản có thể dễ dàng được chuyển đổi thành số thực bằng cách sử dụng hàm VALUE và, nếu cần, các hàm văn bản của Excel

Nếu quan tâm đến việc sử dụng Able2Extract để chuyển đổi tài liệu PDF thành tệp Excel, bạn có thể tải xuống và dùng thử miễn phí 7 ngày theo liên kết bên dưới

Tải xuống Able2Extract (liên kết liên kết)

Cách chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sử dụng phương pháp nào

Trong bài đăng trên blog này, bạn đã thấy 3 phương pháp khác nhau để chuyển đổi tệp PDF sang Excel

  • Phương pháp số 1. Sao chép và dán
  • Phương pháp #2. Sử dụng Microsoft Word
  • Phương pháp #3. Sử dụng trình chuyển đổi PDF

Bạn có thể thắc mắc nên sử dụng phương pháp nào trong số 3 phương pháp mà tôi giải thích trong bài đăng trên blog này khi chuyển đổi tệp PDF sang Excel

Mỗi phương pháp trong số 3 phương pháp khác nhau đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau

Nói chung, kết quả thu được khi sao chép và dán dữ liệu từ tệp PDF sang Excel (phương pháp số 1) (theo ý kiến ​​​​của tôi) là không đặc biệt tốt. Do đó, trong hầu hết các trường hợp, bạn nên sử dụng Microsoft Word (phương pháp #2) hoặc trình chuyển đổi PDF (phương pháp #3) sẽ tốt hơn

Đối với mục đích lựa chọn giữa Microsoft Word (phương pháp #2) và trình chuyển đổi PDF (phương pháp #3) cho mục đích chuyển đổi tệp PDF sang Excel, tôi khuyên bạn nên xem xét tình huống cụ thể mà mình đang gặp phải và đặc biệt là

  • Độ dài và độ phức tạp của dữ liệu PDF bạn muốn chuyển đổi sang Excel
    • Nếu bạn liên tục chuyển đổi các tài liệu dài hoặc phức tạp từ PDF sang Excel, bạn có thể cân nhắc sử dụng trình chuyển đổi PDF chẳng hạn như Able2Extract
  • Tần suất (hoặc bao nhiêu lần) bạn cần chuyển đổi tệp PDF sang Excel
    • Nếu bạn thấy mình liên tục thực hiện quá trình chuyển đổi tệp PDF sang Excel, một trình chuyển đổi PDF (chẳng hạn như Able2Extract) có thể hữu ích

Một yếu tố bổ sung cần xem xét là, như đã trình bày trong các ví dụ ở trên, một trình chuyển đổi PDF tốt (như Able2Extract) sẽ ít gây ra lỗi trong dữ liệu của bạn hơn. Một số phương pháp chuyển đổi thủ công có thể gây ra lỗi trong dữ liệu của bạn và bạn sẽ cần tiến hành kiểm tra lại kỹ lưỡng hơn để xác nhận tính chính xác của chuyển đổi

Quy tắc ngón tay cái sau đây có thể giúp bạn chọn giữa Microsoft Word và trình chuyển đổi PDF (dành cho nhu cầu chuyển đổi tệp PDF của bạn)

  • Microsoft Word có xu hướng hoạt động tốt khi chuyển đổi các tài liệu ngắn hơn, đơn giản hơn
  • Trình chuyển đổi PDF (ví dụ:. , Able2Extract) có xu hướng là lựa chọn tốt hơn khi xử lý các công việc dài hơn, phức tạp hơn (ví dụ:. , bảng, đầu trang hoặc chân trang lặp lại) tài liệu

Hướng dẫn Chuyển đổi PDF sang Excel này đi kèm với một sổ làm việc Excel chứa các kết quả tôi thu được khi sử dụng từng phương pháp để chuyển đổi tệp PDF sang Excel mà tôi trình bày ở trên. Bạn có thể có quyền truy cập miễn phí ngay lập tức vào sổ làm việc mẫu này bằng cách đăng ký Bản tin Power Spreadsheets. Sổ làm việc này chứa 4 trang tính khác nhau, mỗi trang tính hiển thị kết quả của từng phương pháp chuyển đổi mà tôi đã giải thích ở trên

Phần kết luận

Sau khi đọc bài đăng trên blog này, bạn có kiến ​​thức tốt về 3 phương pháp phổ biến và thông dụng nhất để chuyển đổi tệp PDF sang Excel

  • Sao chép và dán
  • Sử dụng Microsoft Word
  • Sử dụng trình chuyển đổi PDF, chẳng hạn như Able2Extract

Bạn cũng đã thấy một số tiêu chí có thể giúp bạn quyết định phương pháp nào phù hợp với mình và tìm hiểu thêm về mối quan hệ giữa các tệp PDF và Excel

Những kiến ​​thức này sẽ giúp bạn chuyển đổi file PDF sang bảng tính Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể bắt đầu nhìn thấy các khả năng và cơ hội mới để phân tích dữ liệu hoặc thực hiện các phân tích khác mà trước đây bạn chưa từng thực hiện vì, chẳng hạn như dữ liệu nguồn được lưu trữ ở định dạng PDF

Làm cách nào để xuất bảng từ PDF sang Excel?

Cách sao chép dữ liệu từ PDF sang Excel .
Mở PDF sang Word. .
Chuyển đổi tài liệu và nhấp vào "Bật chỉnh sửa".
Sao chép dữ liệu từ tài liệu. .
Mở đúng bảng tính Excel. .
Dán dữ liệu vào Excel. .
Định dạng thông tin. .
Đặt tiêu đề và lưu bảng tính

Bạn có thể trích xuất một bảng từ PDF không?

Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để trích xuất bảng từ tệp PDF và sử dụng chúng trong bảng tính của mình. Bạn có thể sử dụng Excel và Power BI để trích xuất và nhập bảng từ PDF vào bảng tính của mình dưới dạng bảng được định dạng . Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Adobe Acrobat DC để xuất tệp PDF của mình dưới dạng tệp sổ làm việc Excel.