[Nếu bạn đang tìm giải thích từng bước về cách trích xuất dữ liệu PDF sang Excel bằng VBA, vui lòng tham khảo bài đăng này. Trong đó, tôi giải thích cách bạn có thể sử dụng VBA để triển khai 3 phương pháp chuyển đổi PDF sang Excel mà tôi thảo luận bên dưới và cung cấp các ví dụ về mã macro. ] Show
Hầu hết các phiên bản mới nhất của Microsoft Office đều có một số tính năng cho phép bạn, trong số những tính năng khác, nhập dữ liệu vào Excel từ các nguồn sau
Trong một số trường hợp này, các công cụ bạn yêu cầu để thực hiện công việc luôn có sẵn trong nhóm lệnh Lấy Dữ liệu Ngoài của Excel trong tab Dữ liệu Tuy nhiên, nhóm lệnh Lấy dữ liệu ngoài không phải là chủ đề của bài đăng trên blog này Khi định dạng tệp cụ thể bạn đang sử dụng không được Excel hỗ trợ, việc nhập dữ liệu có thể phức tạp hơn một chút Nói chung, tôi không gặp vấn đề gì với những hạn chế này. Bạn có thể sẽ không gặp phải những sự cố như vậy thường xuyên miễn là bạn không làm việc với các định dạng tệp tối nghĩa không được Excel hỗ trợ. Tuy nhiên, có một ngoại lệ lớn đối với quy tắc này Đây là một định dạng tệp đặc biệt mà dữ liệu không dễ đưa vào Excel mặc dù rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi Định dạng Tài liệu Di động (. pdf) là một trong những định dạng tệp được sử dụng rộng rãi nhất cho tài liệu điện tử. Bạn có thể gặp các tệp PDF tại nơi làm việc (hầu như) mỗi ngày. Trong một số trường hợp đó, bạn có thể cần phân tích dữ liệu trong một tệp PDF cụ thể bằng Excel Nếu bạn đang ở trong một tình huống như vậy, bạn có thể hỏi
Bạn cũng có thể nhận thấy rằng việc chuyển đổi thành công tệp PDF thành bảng tính Excel là khó. Làm điều này đòi hỏi kiến thức về cả Excel và PDF Đồng thời, khả năng chuyển file PDF sang Excel chính xác và nhanh chóng là rất đáng giá Mục đích của tôi với bài đăng trên blog này là giúp bạn dễ dàng chuyển đổi các tệp PDF sang bảng tính Excel. Trong số những thứ khác, tôi giải thích 3 phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang Excel và một số tiêu chí bạn có thể sử dụng để xác định nên sử dụng phương pháp nào. Các phương pháp được tổ chức từ đơn giản nhất (cũng trả về kết quả kém chính xác hơn) đến nâng cao nhất (thường cung cấp các chuyển đổi chính xác nhất) Bạn có thể sử dụng mục lục sau để điều hướng đến phần có liên quan nơi tôi giải thích phương pháp mà bạn quan tâm Mục lục Nếu bạn quan tâm đến quy trình ngược lại (chuyển đổi tệp Excel sang PDF), tôi sẽ cung cấp giải thích kỹ lưỡng về chủ đề cùng với 10 ví dụ về mã VBA trong bài đăng trên blog này Trước khi tôi giải thích từng phương pháp mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang Excel, hãy bắt đầu bằng cách xem qua Tệp PDF là gìTừ viết tắt PDF là viết tắt của Định dạng Tài liệu Di động Nói một cách rất rộng, định dạng PDF là một định dạng kỹ thuật số mà bạn có thể sử dụng để trình bày các tài liệu điện tử. Một trong những điểm hấp dẫn chính của định dạng tệp PDF là việc trình bày tài liệu không phụ thuộc vào bất kỳ điều nào sau đây
Lý do cho điều này là bản thân tệp PDF mang mô tả đầy đủ về bố cục tài liệu và tất cả thông tin cần thiết để hiển thị chính xác tài liệu điện tử. Do đó, các tài liệu PDF cho phép bạn (và những người dùng khác)
Nói cách khác. Khi bạn sử dụng định dạng PDF để trình bày tài liệu, định dạng sẽ được giữ nguyên bất kể phần mềm, phần cứng hoặc hệ điều hành được sử dụng khi mở tệp sau đó Một ưu điểm nữa của định dạng file PDF là file PDF có dung lượng nhỏ gọn. PDF giảm kích thước tệp bằng cách sử dụng
Xem xét những điều trên, không khó để hiểu tại sao định dạng tệp PDF lại được sử dụng rộng rãi như vậy. Trong số các ưu điểm khác, định dạng PDF
Điều này giải thích tại sao bảng gian lận của tôi với các phím tắt cho Excel (bạn có thể lấy tại đây) được lưu (và chia sẻ) dưới dạng tệp PDF. Định dạng PDF cho phép tôi đặt (i) một định dạng cụ thể cho tài liệu và (ii) chia sẻ nó với bạn. Sau này, khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy danh sách các phím tắt ở định dạng mà tôi dự định ban đầu Microsoft (trong trang web tôi liên kết đến ở trên) có đề cập đến một đặc điểm quan trọng bổ sung của các tệp PDF, cuối cùng, đó là điều dẫn đến chủ đề của bài đăng trên blog này Dữ liệu trong tệp PDF không thể dễ dàng thay đổi Tùy theo góc nhìn mà bạn có thể coi đây là ưu điểm hay nhược điểm. chính xác hơn
Hầu hết người dùng Excel, bao gồm cả bạn và tôi, hầu hết thời gian đều ở phe thứ hai. Chúng tôi cần làm việc với dữ liệu trong tệp PDF. Do đó, chúng tôi thường muốn có khả năng chuyển đổi tệp PDF sang Excel Tôi cho rằng bạn cũng muốn có khả năng chuyển đổi tệp PDF sang Excel, vì vậy hãy xem một số phương pháp phổ biến nhất để chuyển dữ liệu từ tệp PDF sang Excel Phương pháp số 1 để chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sao chép và dánPhương pháp cơ bản nhất để đưa dữ liệu từ tệp PDF vào Excel là chỉ cần sao chép và dán Vì một số (không phải tất cả) tệp PDF cho phép bạn sao chép dữ liệu nên có những trường hợp bạn có thể đưa tất cả dữ liệu bạn yêu cầu vào Excel bằng cách sử dụng các lệnh sao chép và dán cơ bản Hãy xem một ví dụ thực tế về cách bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ một số tệp PDF vào Excel Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị một bảng trong tài liệu pdf. Chính xác hơn, bạn có thể tìm thấy bảng này ở trang 22 của Tài liệu làm việc từ Ngân hàng Trung ương Châu Âu có tiêu đề Dự báo lạm phát. Các biện pháp dựa trên thị trường và dựa trên khảo sát có cung cấp thông tin không? Trong suốt bài đăng trên blog này, tôi hiển thị các kết quả thu được khi áp dụng từng phương pháp khác nhau để chuyển đổi bảng này từ PDF sang Excel. Hướng dẫn Chuyển đổi PDF sang Excel này được kèm theo sổ làm việc Excel chứa các kết quả này. Bạn có thể có quyền truy cập miễn phí ngay lập tức vào sổ làm việc mẫu này bằng cách đăng ký Bản tin Power Spreadsheets Bước 1. Chọn và sao chép dữ liệuBước đầu tiên để sao chép dữ liệu từ tệp PDF là chỉ cần chọn dữ liệu có liên quan và sao chép nó. Nói chung, bạn có thể sử dụng phím tắt “Ctrl + C” cho mục đích sao chép dữ liệu Bước 2. Dán dữ liệu vào ExcelKhi bạn đã sao chép dữ liệu liên quan từ tệp PDF và dữ liệu này có sẵn trên Bảng tạm, bạn cần truy cập Excel và dán dữ liệu đó Mặc dù điều này nghe có vẻ dễ dàng, nhưng trên thực tế, nó không hoạt động trơn tru như vậy. Trên thực tế, bước này nêu bật một số hạn chế chính của phương pháp chuyển đổi tệp PDF sang Excel này bạn có thể muốn xem xét
Bạn có thể truy cập hộp thoại Paste Special bằng cách
Bạn cũng có thể mở hộp thoại Dán Đặc biệt bằng cách sử dụng phím tắt “Ctrl + Alt + V” Trong hộp thoại Dán Đặc biệt, bạn có thể chọn từ một số tùy chọn. Hình ảnh sau đây cho thấy hộp thoại Dán Đặc biệt trông như thế nào khi tôi dán dữ liệu từ bảng PDF xuất hiện ở trên Trong ví dụ này, tôi chọn tùy chọn để dán dưới dạng Văn bản và nhấp vào nút OK ở góc dưới bên phải của hộp thoại Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị dữ liệu đã dán trong trang tính Excel Trong hầu hết các trường hợp, đây không phải là kết quả chính xác mà bạn muốn. Tuy nhiên, bạn sẽ hiếm khi có được kết quả tốt hơn khi sử dụng phương pháp này Như một quy tắc chung. Sao chép và dán trực tiếp từ PDF sang Excel (thường) dẫn đến một cột dữ liệu Đây chính xác là những gì xảy ra trong ví dụ trên. Và bạn thường có thể mong đợi điều này xảy ra bất cứ khi nào theo phương pháp này Do hậu quả của những điều trên, thông thường bạn sẽ cần hoàn tất quy trình với… Bước 3. Dọn dẹp dữ liệuMặc dù dữ liệu đã dán trong Excel thường yêu cầu dọn dẹp, nhưng bạn có nhiều công cụ có thể sử dụng để dọn dẹp dễ dàng hơn, nhanh hơn và chính xác hơn Vì bài đăng trên blog này không phải là về dọn dẹp dữ liệu nên tôi không đi sâu vào bất kỳ phương pháp cụ thể nào. Tuy nhiên, một số công cụ và tính năng mà bạn có thể thấy hữu ích (tùy thuộc vào tình huống cụ thể) như sau
Tôi có thể đề cập đến một số chủ đề này trong các hướng dẫn trong tương lai trong Power Spreadsheets. Nếu bạn muốn nhận email khi tôi xuất bản tài liệu mới trong Power Spreadsheets, vui lòng đảm bảo đăng ký Bản tin của chúng tôi bằng cách nhập địa chỉ email của bạn bên dưới Nhìn chung, phương pháp chuyển đổi tệp PDF sang Excel đầu tiên này để lại một số điều mong muốn. Theo tôi, sau đây là 2 nhược điểm lớn nhất của nó
Có một số tình huống mà bạn có thể không có bất kỳ tùy chọn nào khác cho mục đích chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Ví dụ: đây là trường hợp nếu bạn không có quyền truy cập vào bất kỳ công cụ nào được yêu cầu để áp dụng các phương pháp khác mà tôi giải thích bên dưới Trong mọi trường hợp, miễn là bạn có quyền truy cập vào phiên bản Microsoft Word hoặc Word Online gần đây, phương pháp sau đây có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn khi chuyển đổi tệp PDF sang Excel Phương pháp số 2 để chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sử dụng Microsoft WordĐể sử dụng phương pháp này, bạn cần truy cập vào một trong các cách sau
Nói chung, logic đằng sau việc chuyển đổi tệp PDF sang Excel là giống nhau bất kể bạn sử dụng phiên bản Word nào ở trên. Về cơ bản, bạn làm theo 2 bước đơn giản sau
Tuy nhiên, chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn từng phương pháp này để chuyển đổi Tệp PDF sang Excel bằng Word. Trong cả hai trường hợp, tôi sử dụng cùng một bảng mẫu như trên, mà bạn có thể tìm thấy ở trang 22 của Tài liệu làm việc từ Ngân hàng Trung ương Châu Âu có tiêu đề Dự báo lạm phát. Các biện pháp dựa trên thị trường và dựa trên khảo sát có cung cấp thông tin không? Chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng phiên bản Microsoft Word gần đâyHãy bắt đầu bằng cách xem cách bạn có thể sử dụng phiên bản Microsoft Word gần đây để chuyển đổi tệp PDF sang Excel Bước 1. Mở tệp PDFBạn có thể mở tệp PDF mà bạn muốn chuyển đổi bằng bất kỳ phương pháp nào trong số các phương pháp sau, bao gồm 2 phương pháp sau
Sau khi bạn yêu cầu Word mở tệp, một hộp thoại (chẳng hạn như bên dưới) sẽ hiển thị. Hộp thoại này thông báo cho bạn về những điều sau đây
Khi Word hiển thị hộp thoại này, bấm vào nút OK Như đã đề cập ở trên, quá trình chuyển đổi có thể mất một chút thời gian, vì vậy bạn có thể phải đợi một chút trước khi chuyển sang bước tiếp theo Bước 2. Nếu cần thiết, hãy bật chỉnh sửa tệpTùy thuộc vào nguồn của tệp PDF, Word có thể mở nó trong Dạng xem được Bảo vệ Để thoát khỏi Chế độ xem được bảo vệ, hãy làm theo 2 bước đơn giản sau
Bước 3. Sao chép các phần có liên quan của tài liệu Word có thể chỉnh sửaKhi bạn đã hoàn thành bước #1 và (nếu cần) bước #2 ở trên, Word sẽ hiển thị tệp PDF gốc dưới dạng tài liệu Word có thể chỉnh sửa Khi bạn có tài liệu Word có thể chỉnh sửa, hãy chọn phần mà bạn muốn đưa vào Excel. Trong ví dụ bên dưới, tôi chọn cùng một bảng như trong phương pháp trước Khi bạn đã chọn thông tin liên quan trong tài liệu Word có thể chỉnh sửa, hãy sao chép thông tin đó. Đối với những mục đích này, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào sau đây
Bước 4. Dán Trong ExcelĐến giờ, bạn đã có thông tin mình cần ở định dạng có thể chỉnh sửa. Do đó, bạn có thể truy cập Excel và dán nó bằng cách sử dụng, trong số những phương pháp khác, bất kỳ phương pháp nào sau đây
Trong ví dụ trên, bảng kết quả (sau khi được dán vào Excel) trông như sau Trong một số trường hợp, kể cả ví dụ này, việc chuyển đổi từ PDF sang Excel không hoàn hảo Ví dụ: lưu ý cách Word không thể chuyển đổi các giá trị trong phần đầu tiên của bảng (Lỗi trung bình) sang dạng có thể chỉnh sửa. Trong trường hợp này, các giá trị đó được dán dưới dạng hình ảnh. Do đó, bạn phải sử dụng một phương pháp khác (bao gồm cả những phương pháp được mô tả trong hướng dẫn Excel này) để đưa chúng vào Excel trước khi có thể làm việc với chúng Bạn sẽ không gặp phải những thiếu sót này luôn. Trong một số trường hợp, phương pháp này hoạt động tốt Tuy nhiên, tính năng mà Word sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang tài liệu Word (được gọi là PDF Reflow)
Nếu bạn gặp sự cố khi sử dụng Word để chuyển đổi tệp PDF sang Excel, bạn luôn có thể thử một trong các phương pháp khác mà tôi mô tả trong bài đăng trên blog này Chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Microsoft Word trực tuyếnMặc dù quy trình chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Word Online về cơ bản tương tự như quy trình tôi đã làm theo khi sử dụng phiên bản Word dành cho máy tính để bàn, vẫn có một số khác biệt nhỏ. Hãy xem 5 bước đơn giản bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Word Online Bước 1. Tải tệp PDF lên OneDriveTruy cập OneDrive và tải lên tệp PDF bạn muốn chuyển đổi sang Excel bằng một trong các phương pháp sau
Bước 2. Mở tệp PDF bằng Word trực tuyếnĐể mở tệp PDF bằng Word trực tuyến, hãy chuyển đến cửa sổ OneDrive trong trình duyệt của bạn, nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Mở trong Word Online” từ menu ngữ cảnh Bước 3. Làm cho tệp PDF có thể chỉnh sửaKhi Word trực tuyến đã mở tệp PDF, hãy chuyển đổi nó thành tài liệu có thể chỉnh sửa bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa trong Word ở phần trên của màn hình Word trực tuyến hiển thị một hộp thoại thông báo cho bạn rằng nó sẽ tạo một bản sao của tệp PDF và chuyển đổi nó thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Xác nhận bằng cách nhấp vào nút Chuyển đổi ở phần dưới của hộp thoại Sau khi Word online chuyển đổi xong, nó sẽ hiển thị một hộp thoại khác thông báo cho bạn những thay đổi trong bố cục của file PDF có thể đã xảy ra. Nhấp vào nút Chỉnh sửa ở góc dưới bên phải của hộp thoại Bước 4. Sao chép phần của tài liệu bạn muốn đưa vào ExcelSau khi Word trực tuyến đã chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa, màn hình trông đại khái như sau. Tài liệu thực tế (rất có thể) sẽ khác trong trường hợp của bạn Chuyển đến phần của tài liệu có thể chỉnh sửa mà bạn muốn đưa vào Excel và chọn nó. Trong ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới, tôi chọn cùng một bảng mà tôi sử dụng cho các ví dụ trước trong hướng dẫn Excel này Khi bạn đã chọn những gì mình muốn, hãy sao chép nó bằng cách sử dụng phím tắt “Ctrl + C” Nếu bạn gặp sự cố khi cố gắng sao chép từ Word trực tuyến, bạn có thể sử dụng phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn trong máy tính của mình để tiếp tục quá trình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Mở trong Word xuất hiện ở bên phải của tab Dải băng Nếu bạn chọn mở tệp có thể chỉnh sửa trong Microsoft Word, phiên bản Word trên máy tính sẽ được khởi chạy. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước tôi mô tả trong phần trước để sao chép dữ liệu liên quan Bước #5. Dán dữ liệu trong ExcelKhi bạn đã sao chép dữ liệu, hãy quay lại Excel và dán dữ liệu đó bằng cách sử dụng (trong số những phương pháp khác) một trong các phương pháp sau
Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị bảng kết quả trong Excel (sau khi tôi đã điều chỉnh độ rộng của cột) Không ngạc nhiên, kết quả gần giống với kết quả thu được khi mở tệp PDF bằng phiên bản Microsoft Word gần đây (đã giải thích ở trên) Cũng giống như khi mở tệp PDF bằng Microsoft Word, bạn sẽ nhận thấy rằng kết quả không phải lúc nào cũng hoàn hảo (mặc dù trong một số trường hợp chúng sẽ như vậy). Ví dụ, trong trường hợp của ví dụ được hiển thị ở trên, tất cả các lỗi Trung bình (phần đầu tiên của bảng) được dán dưới dạng hình ảnh Để có thể thao tác các giá trị đó trong Excel, bạn sẽ cần sử dụng chúng bằng một phương pháp khác (chẳng hạn như các phương pháp khác được giải thích trong bài đăng trên blog này) hoặc nhập chúng trực tiếp vào Excel Phương pháp số 3 để chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sử dụng Trình chuyển đổi PDFNếu bạn phải liên tục chuyển đổi tệp PDF sang Excel hoặc muốn tránh những thiếu sót của 2 phương pháp khác được mô tả ở trên, bạn nên sử dụng trình chuyển đổi PDF Có một số trình chuyển đổi PDF trên thị trường. Tôi sử dụng Able2Extract Ngay cả khi bạn không sử dụng Able2Extract, bạn có thể muốn tránh xa các dịch vụ chuyển đổi PDF trực tuyến khi chuyển đổi các tệp PDF nhạy cảm hoặc bí mật. Ngoài các mối lo ngại tiềm ẩn về quyền riêng tư/bảo mật, kết quả thu được với các trình chuyển đổi trực tuyến không phải lúc nào cũng thỏa đáng Do những điều trên, tôi chỉ cho bạn cách chuyển đổi tệp PDF sang Excel bằng Able2Extract. Khi giải thích các phương pháp khác ở trên, tôi sử dụng bảng trong Tài liệu làm việc của Ngân hàng Trung ương Châu Âu có tiêu đề Dự báo lạm phát. Các biện pháp dựa trên thị trường và dựa trên khảo sát có cung cấp thông tin không? Hãy xem cách bạn có thể chuyển đổi PDF sang Excel trong 6 bước đơn giản khi sử dụng Able2Extract Bước 1. Hiển thị Hộp thoại MởĐể Able2Extract hiển thị hộp thoại Open, click vào nút Open góc trên bên trái màn hình hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + O” Bước 2. Mở tệp bạn muốn chuyển đổiKhi Able2Extract hiển thị hộp thoại Mở, hãy sử dụng hộp thoại này để duyệt đến thư mục chứa tệp bạn muốn chuyển đổi Khi bạn đã định vị tệp PDF cần chuyển đổi, hãy chọn tệp đó và nhấp vào nút Mở ở góc dưới bên phải của hộp thoại Mở Bước 3. Chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổiAble2Extract mở tệp PDF bạn muốn chuyển đổi. Nó cũng giải thích cách bạn có thể chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi Theo giải thích của Able2Extract, bạn có thể chọn dữ liệu bằng bất kỳ phương pháp nào sau đây Phương pháp #1 Để chọn dữ liệu với Able2ExtractClick vào biểu tượng Select All trên thanh công cụ Phương pháp #2 Để chọn dữ liệu với Able2ExtractChuyển đến menu Chỉnh sửa và chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây hoặc sử dụng phím tắt thích hợp Chúng ta hãy xem xét từng tùy chọn này một cách riêng biệt Lựa chọn 1. Chọn Phạm vi Trang… Chọn phạm vi trang (phím tắt “Ctrl + R”) cho phép bạn chọn một phạm vi trang cụ thể mà không thực sự chọn tất cả nội dung của tệp PDF Able2Extract hiển thị hộp thoại Chọn Phạm vi Trang sau khi bạn nhấp vào “Chọn Phạm vi Trang…” trong menu Chỉnh sửa hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + R” Bạn xác định các trang được chuyển đổi bằng cách nhập phạm vi có liên quan và nhấp vào nút OK ở phần dưới của hộp thoại Chọn Phạm vi Trang. Ví dụ: để chuyển đổi trang 21 và 22, bạn phải nhập “21-22” và nhấp vào “OK” Lựa chọn 2. Chọn tất cả các trang Tùy chọn Select All Pages (phím tắt “Ctrl + A”) cho phép bạn chọn tất cả các trang của tài liệu PDF Tùy chọn số 3. Chọn tất cả trên trang Chọn Tất cả trên Trang (phím tắt “Ctrl + B”) chọn tất cả dữ liệu trong trang hiện tại của tệp PDF Tùy chọn số 4. Chọn khu vực Tùy chọn Select Area (phím tắt “Ctrl + *”) cho phép bạn sử dụng chuột để chọn một phần cụ thể của tệp PDF để chuyển đổi Ví dụ: tôi có thể sử dụng tùy chọn này để chọn bảng trong trang 22 của Tài liệu làm việc của Ngân hàng Trung ương Châu Âu mà tôi sử dụng làm ví dụ xuyên suốt bài đăng trên blog này Phương pháp #3 Để chọn dữ liệu với Able2ExtractCách thứ ba để chọn dữ liệu với Able2Extract rất giống với cách sử dụng tùy chọn Chọn vùng trong menu Chỉnh sửa. Chỉ cần sử dụng chuột để chọn phần tài liệu PDF mà bạn muốn chuyển đổi Bước 4. Chọn Excel làm loại tệp đầu raKhi bạn đã chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi từ PDF sang Excel bằng bất kỳ phương pháp nào được giải thích ở trên, hãy nhấp vào nút Excel trên thanh công cụ hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + E” để chọn Excel làm loại tệp đầu ra cho Bước #5. Nhấp vào Chuyển đổiKhi bạn đã nhấp vào nút Excel trên thanh công cụ, Able2Extract cung cấp cho bạn 2 tùy chọn liên quan đến cách bạn muốn chuyển đổi xảy ra
Đối với ví dụ cụ thể này, tôi chọn Chuyển đổi tự động. Tôi có thể giải thích cách sử dụng tùy chọn Chuyển đổi tùy chỉnh trong một bài đăng trên blog trong tương lai Bước #6. Lưu Bảng tính ExcelSau khi bạn nhấp vào nút Chuyển đổi để sử dụng Chuyển đổi tự động, Able2Extract sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng Sử dụng hộp thoại này để chọn vị trí và tên tệp của tệp Excel đã chuyển đổi và nhấp vào nút Lưu ở góc dưới bên phải để xác nhận lựa chọn của bạn. Lưu ý cách hộp thoại Lưu dưới dạng đang lưu tệp kết quả dưới dạng Bảng tính Excel Sau khi bạn nhấp vào “Lưu”, Able2Extract sẽ chuyển đổi (các) phần đã chọn của tệp PDF thành Excel và khởi chạy Excel Kết quả tôi thu được khi chuyển đổi bảng mẫu được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Lưu ý cách Able2Extract có thể (i) sao chép cấu trúc bảng và (ii) trích xuất tất cả các giá trị quan trọng từ tài liệu PDF nguồn Vẫn còn một số công việc dọn dẹp phải được thực hiện. Ví dụ, lưu ý cách các số âm được trích xuất dưới dạng văn bản (tôi đánh dấu một giá trị như vậy bên dưới) Tuy nhiên, đây là những vấn đề nhỏ tương đối dễ khắc phục Ví dụ: các số âm được lưu trữ dưới dạng văn bản có thể dễ dàng được chuyển đổi thành số thực bằng cách sử dụng hàm VALUE và, nếu cần, các hàm văn bản của Excel Nếu quan tâm đến việc sử dụng Able2Extract để chuyển đổi tài liệu PDF thành tệp Excel, bạn có thể tải xuống và dùng thử miễn phí 7 ngày theo liên kết bên dưới Tải xuống Able2Extract (liên kết liên kết) Cách chuyển đổi tệp PDF sang Excel. Sử dụng phương pháp nàoTrong bài đăng trên blog này, bạn đã thấy 3 phương pháp khác nhau để chuyển đổi tệp PDF sang Excel
Bạn có thể thắc mắc nên sử dụng phương pháp nào trong số 3 phương pháp mà tôi giải thích trong bài đăng trên blog này khi chuyển đổi tệp PDF sang Excel Mỗi phương pháp trong số 3 phương pháp khác nhau đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau Nói chung, kết quả thu được khi sao chép và dán dữ liệu từ tệp PDF sang Excel (phương pháp số 1) (theo ý kiến của tôi) là không đặc biệt tốt. Do đó, trong hầu hết các trường hợp, bạn nên sử dụng Microsoft Word (phương pháp #2) hoặc trình chuyển đổi PDF (phương pháp #3) sẽ tốt hơn Đối với mục đích lựa chọn giữa Microsoft Word (phương pháp #2) và trình chuyển đổi PDF (phương pháp #3) cho mục đích chuyển đổi tệp PDF sang Excel, tôi khuyên bạn nên xem xét tình huống cụ thể mà mình đang gặp phải và đặc biệt là
Một yếu tố bổ sung cần xem xét là, như đã trình bày trong các ví dụ ở trên, một trình chuyển đổi PDF tốt (như Able2Extract) sẽ ít gây ra lỗi trong dữ liệu của bạn hơn. Một số phương pháp chuyển đổi thủ công có thể gây ra lỗi trong dữ liệu của bạn và bạn sẽ cần tiến hành kiểm tra lại kỹ lưỡng hơn để xác nhận tính chính xác của chuyển đổi Quy tắc ngón tay cái sau đây có thể giúp bạn chọn giữa Microsoft Word và trình chuyển đổi PDF (dành cho nhu cầu chuyển đổi tệp PDF của bạn)
Hướng dẫn Chuyển đổi PDF sang Excel này đi kèm với một sổ làm việc Excel chứa các kết quả tôi thu được khi sử dụng từng phương pháp để chuyển đổi tệp PDF sang Excel mà tôi trình bày ở trên. Bạn có thể có quyền truy cập miễn phí ngay lập tức vào sổ làm việc mẫu này bằng cách đăng ký Bản tin Power Spreadsheets. Sổ làm việc này chứa 4 trang tính khác nhau, mỗi trang tính hiển thị kết quả của từng phương pháp chuyển đổi mà tôi đã giải thích ở trên Phần kết luậnSau khi đọc bài đăng trên blog này, bạn có kiến thức tốt về 3 phương pháp phổ biến và thông dụng nhất để chuyển đổi tệp PDF sang Excel
Bạn cũng đã thấy một số tiêu chí có thể giúp bạn quyết định phương pháp nào phù hợp với mình và tìm hiểu thêm về mối quan hệ giữa các tệp PDF và Excel Những kiến thức này sẽ giúp bạn chuyển đổi file PDF sang bảng tính Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể bắt đầu nhìn thấy các khả năng và cơ hội mới để phân tích dữ liệu hoặc thực hiện các phân tích khác mà trước đây bạn chưa từng thực hiện vì, chẳng hạn như dữ liệu nguồn được lưu trữ ở định dạng PDF Làm cách nào để xuất bảng từ PDF sang Excel?Cách sao chép dữ liệu từ PDF sang Excel . Mở PDF sang Word. . Chuyển đổi tài liệu và nhấp vào "Bật chỉnh sửa". Sao chép dữ liệu từ tài liệu. . Mở đúng bảng tính Excel. . Dán dữ liệu vào Excel. . Định dạng thông tin. . Đặt tiêu đề và lưu bảng tính Bạn có thể trích xuất một bảng từ PDF không?Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để trích xuất bảng từ tệp PDF và sử dụng chúng trong bảng tính của mình. Bạn có thể sử dụng Excel và Power BI để trích xuất và nhập bảng từ PDF vào bảng tính của mình dưới dạng bảng được định dạng . Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Adobe Acrobat DC để xuất tệp PDF của mình dưới dạng tệp sổ làm việc Excel. |