Các phương pháp thu thập thông tin ptcv

04/11/2020 564

Câu hỏi Đáp án và lời giải

Đáp án và lời giải

đáp án đúng: A

Điền Chính Quốc [Tổng hợp]

Khái niệm phân tích công việc [job analysis] thường bị nhầm lẫn với đánh giá giá trị công việc [job evaluation] – là quá trình so sánh một công việc với các công việc khác trong tổ chức, nhằm mục đích xác định mức trả lương phù hợp.

Tại sao phải phân tích công việc?

Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra. Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn.

Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:

  • Lập kế hoạch nguồn nhân lực.
  • Quản trị hiệu suất.
  • Tuyển dụng nhân sự.
  • Lập kế hoạch nghề nghiệp và kế nhiệm [succession planning].
  • Đào tạo và phát triển.
  • Quản lý lương thưởng và phúc lợi.
  • Xây dựng chính sách đảm bảo sức khỏe, an toàn và an ninh.
  • Nuôi dưỡng quan hệ với nhân viên/ người lao động.
  • Quản lý rủi ro.

Nội dung phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:

  • Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết [Knowledge, skills, and abilities – KSAs]
  • Nhiệm vụ và hành vi trong công việc.
  • Tương tác với những bên liên quan – cả nội bộ và bên ngoài.
  • Tiêu chuẩn thực hiện.
  • Ngân sách và tác động về mặt tài chính.
  • Máy móc/ thiết bị cần sử dụng.
  • Điều kiện làm việc.
  • Quy trình giám sát.

Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc. Ví dụ:

  • Nhóm công việc [Job family]. Phân nhóm các công việc liên quan với nội dung tương tự nhau.
  • Công việc [Job]. Nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà một cá nhân cần thực hiện.
  • Nhiệm vụ [Task]. Tuyên bố cụ thể về những gì một cá nhân cần làm, với các nhiệm vụ tương tự được nhóm chung lại.

Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:

  • Nhóm công việc [Job family]. Dịch vụ kỹ thuật.
  • Công việc [Job]. Nhân viên dịch vụ kỹ thuật.
  • Nhiệm vụ [Task]. Hỗ trợ về phương diện kỹ thuật cho khách hàng qua điện thoại.

Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

Việc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản. Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn.

1. Bảng câu hỏi mở

Với phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế.

2. Bảng câu hỏi cấu trúc

Bảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính.

3. Phỏng vấn

Trong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên. Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.

Đọc thêm: Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng – Bí quyết chọn đúng người đúng việc

4. Quan sát

Với phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn.

5. Nhật ký làm việc

Nhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn. Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp.

6. Phỏng vấn hành vi

Nếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:

  • Một nhóm các nhà quản lý cấp cao cùng họp lại để xác định các lĩnh vực quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai.
  • Nhân sự tập hợp các cá nhân hiểu biết về công việc – đó có thể là nhân viên, người quản lý, giám sát, chuyên gia đào tạo, v.v…
  • Người phụ trách chính sẽ tiến hành phỏng vấn các thành viên tham gia để thu thập thông tin về các hành vi ứng xử và tình huống thực tế xảy ra trong công việc. Sau đó, họ sẽ xây dựng bản mô tả chi tiết về từng năng lực đã được xác định.
  • Nhân sự cùng các thành viên ban hội thẩm xác định các KSA cần thiết để đáp ứng các năng lực đó.
  • Cuối cùng, nhân sự xác định các tiêu chuẩn quan trọng cho từng công việc.

Tham khảo: Bảng câu hỏi & Bảng phân tích công việc mẫu.

Đọc thêm: Phỏng vấn tuyển dụng theo năng lực [CBI] – Xu hướng tuyển dụng thời đại mới

Trình tự phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc được tiến hành theo trình tự các bước sau:

  • Xác định mục đích của thông tin cần thu thập, từ đó đề xuất phương pháp phù hợp.
  • Tiến hành thu thập dữ liệu theo các phương thức kể trên.
  • Lọc ra những thông tin quan trọng nhất để xác minh lại.
  • Công bố kết quả cuối cùng rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp.

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc nắm được lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nhân sự – cũng như quy trình thực hiện theo từng bước. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn tìm hiểu thêm, vui lòng tham khảo thông tin các khoá học quản trị nhân sự ngắn hạn của ITD tại đây.

Có thể bạn quan tâm:


  1. CHƯƠNG 2
    PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

  1. I. Khái niệm và nội dung của PTCV

    II. Ứng dụng của PTCV trong các hoạt động QLNNL

  1. I. Khái niệm và nội dung của PTCV

  1. I. Khái niệm và nội dung của PTCV

  1. Phân tích công việc [PTCV] là quá trình:

  • Thu thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc 

  • Xác định các nhiệm vụ, kỹ năng, trình độ cần có để thực hiện công việc một cách thành công 

  1. Lập danh mục các vị trí việc làm

  • Xem xét sơ đồ cơ cấu tổ chức [hiện tại cũng như tương lai] 

  • Xác định các vị trí công việc của mỗi bộ phận, phòng ban 

  • Lập danh sách các vị trí việc làm 

  1. Các phương pháp thu thập thông tin

  • Bảng câu hỏi: CBCCCV sẽ điền vào bảng câu hỏi những thông tin về công việc  

    • Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của mọi vị trí trong tổ chức 

      • Cho phép thu thập nhanh các thông tin về công việc ;  

      • Tiết kiệm các nguồn lực [thời gian, tiền bạc và nhân lực] cho phân tích công việc 

      • Thiết kế bảng câu hỏi tốn nhiều thời gian, chi phí 

      • Người trả lời có thể hiểu lầm câu hỏi nên đưa ra thông tin thiếu chính xác 

  1. Các phương pháp thu thập thông tin

  • Phỏng vấn : Đặt câu hỏi trực tiếp với người thực hiện công việc. 

    • Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của mọi vị trí trong tổ chức 

    • Ưu điểm: Thông tin chi tiết, người phỏng vấn có thể giải thích câu hỏi, thay đổi cách đặt câu hỏi để người trả lời đưa ra thông tin chính xác 

    • Nhược điểm: Tốn thời gian  

  • Quan sát : trực tiếp quan sát công việc được thực hiện như thế nào trên thực tế. 

    • Thường áp dụng đối với công việc dễ quan sát thấy. 

    • Ưu điểm: Có được thông tin phong phú về công việc 

    • Nhược điểm: Có thể gặp phản ứng của người được quan sát. 

  1. Các phương pháp thu thập thông tin

  • Ghi nhật ký công việc: CBCCVC tự ghi chép lại các hoạt động thực hiên công việc của mình 

    • Thích hợp để thu thập thông tin về công việc của lao động gián tiếp cũng như công nhân trực tiếp 

    • Ưu điểm: tiết kiệm chi phí 

    • Nhược điểm: người trả lời có thể đưa ra thông tin không đúng sự thật, việc ghi chép khó đảm bảo tính liên tục 

  1. Các phương pháp thu thập thông tin

  • Ghi chép các tình huống bất ngờ, quan trọng: quan sát và phát hiện ra các tình huống bất ngờ, có ảnh hưởng đến kết quả công việc 

    • Thích hợp để thu thập thông tin bổ sung 

    • Ưu điểm: cho phép khám phá những yêu cầu đặc biệt mà người thực hiện cần có khi xảy ra những tình huống bất ngờ 

    • Nhược điểm: tốn thời gian, công sức khi thu thập thông tin 

    • Kiểm tra độ chính xác của các thông tin được cung cấp 

    • Bổ sung những thông tin còn thiếu 

  • Nguồn thẩm định thích hợp 

    • Cán bộ quản lý trực tiếp 

    • Đồng nghiệp 

    • Các chuyên gia 


  1. Bản Mô tả vị trí việc làm : Ba nội dung cơ bản

    • Mô tả công việc: Các nhiệm vụ cần hoàn thành 

    • Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: trình độ và kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc 

    • Tiêu chuẩn kết quả công việc: thước đo đánh giá kết quả công việc 

  • Giới thiệu về công việc: tên công việc/ chức danh công việc, bộ phận/phòng ban 

  • Các nhiệm vụ thiết yếu, các trách nhiệm  

  • Các mối quan hệ: mối quan hệ báo cáo và quan hệ giám sát đối với vị trí công việc 

  • Các điều kiện thực hiện công việc 

  1. Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

    • Yêu cầu về trình độ học vấn 

    • Yêu cầu về trình độ chuyên môn 

    • Yêu cầu về kinh nghiệm 

    • Yêu cầu về kỹ năng/ năng lực 

    • Các yêu cầu khác 

  1. Tiêu chuẩn kết quả công việc

  • Các tiêu chí/tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành công việc  

  • Là cơ sở để đối chiếu với kết quả làm việc thực tế 

  1. Tiêu chuẩn kết quả công việc

  • Số lượng [số lượng sản phẩm, doanh thu, số đầu công việc thực hiện, số lượng hồ sơ đã xử lý, số lượng công việc đã giải quyết, số lượng báo cáo đã viêt…] 

  • Chất lượng [chất lượng công việc, những sai sót trong xử lý hồ sơ; số lượng đơn thư phàn nàn/khiếu nại, sự phân tích xác đáng trong báo cáo…] 

  • Thời gian [hàng ngày, hàng tuần, chậm nhất hai ngày kể từ khi có yêu cầu…]