Các mẫu email tiếng anh thương mại

Viết thư tiếng Anh thương mại ngày càng trở nên thông dụng, đặc biệt với những ai làm công việc liên quan đến ngành tiếng Anh thương mại, thường xuyên phải giao tiếp với các đối tác, đồng nghiệp nước ngoài. 100 mẫu thư tiếng Anh thương mại dưới đây sẽ giúp bạn có được bức thư tín hoàn chỉnh nhất.

Tìm hiểu những mẫu thư tiếng Anh thương mại được dùng phổ biến nhất hiện nay

Cấu trúc chuẩn của một lá thư tiếng Anh thương mại

Trước khi tìm hiểu các mẫu thư tiếng Anh thương mại, bạn cần nắm được định dạng chuẩn cho một lá thư email tiếng Anh thương mại là như thế nào. Theo đó, cấu trúc chuẩn của một lá thư thương mại, kinh doanh sẽ gồm thứ tự các phần như sau:

Letter head – Phần đầu thư

Phần này bao gồm các thông tin liên lạc của người gửi:

• Tên người gửi.
• Địa chỉ (tên đường, thành phố, quốc gia).
• Số điện thoại và địa chỉ email.

Lưu ý: Phần địa chỉ của người gửi thường được viết trong 3-4 dòng.

Date – Ngày tháng

Ngày tháng sẽ được trình bày theo định dạng: [Tháng] [Ngày], [Năm]. Vd: October 20th, 2017

Lưu ý: Sau ngày viết thư không sử dụng dấu chấm câu.

Inside address – Địa chỉ người nhận

• Phần địa chỉ người nhận chỉ có trong dạng thư formal.
• Bao gồm thông tin liên lạc của người nhận thư: họ tên người nhận, chức vụ, tên công ty, địa chỉ, điện thoại và email liên lạc (nếu có).

Subject – Chủ đề ( đề mục)

Nhiều người thường bỏ qua phần này, nhưng trên thực tế các mẫu thư tiếng Anh thương mại đều khuyến khích cho chủ đề bức thư vào để người đọc dễ hình dung.

Chủ đề của bức thư luôn phải dược gạch dưới và thường được bắt đầu bằng “Subject:”, hoặc “Re:”. Trong trường hợp bạn viết thư để ứng tuyển cho vị trí nào đó, bạn có thể bắt đầu chủ đề bằng “Apply to:”.

Lưu ý: Sau từ “subject”, “re” nên viết câu chủ đề ngắn gọn, bằng chữ hoa, in đậm.

Salutation – Lời chào hỏi

Tùy từng đối tượng mà có lời chào khác nhau:

• Trường hợp chưa biết tên người nhận: Sử dụng” Dear Sir,” hoặc “Dear Madam” để chào hỏi.
• Trường hợp biết tên người nhận: Sử dụng “Dear Mr./Ms. + Tên,” để chào hỏi.

Vd: Dear Mr John,

Lưu ý: Sau phần chào hỏi, luôn sử dụng dấu phẩy “,”.

Body of the letter –  Nội dung của thư

Thông thường phần nội dung lá thư sẽ được chia làm 3 phần:

• Phần 1: Trình bày lý do và mục đích viết thư. Bạn cần nêu bật được mục đích của bức thư.
• Phần 2: Trình bày sự việc chính cần được giải quyết. Hãy đảm bảo phần này chứa các chi tiết của bức thư.
• Phần 3: Trình bày mong muốn và nguyện vọng. Đây là đoạn kết cho cả nội dung thư.

Complimentary close – Lời chào cuối thư

Signature (Ký tên)

Nơi mà bạn ký và ghi rõ họ tên và chức vụ của mình.

Các phần trong cấu trúc chuẩn một lá thư hay email tiếng Anh thương mại

Xem thêm: Chuyên ngành ngôn ngữ Anh và những điều bạn cần biết

100 Mẫu thư tiếng Anh thương mại thông dụng nhất hiện nay

Một vài mẫu email tiếng Anh thương mại cụ thể:

Ví dụ 1: Bạn chịu trách nhiệm mua hàng cho Turbo Automobiles Ltd. Tuần trước, bạn đã thực hiện một đơn đặt hàng vẫn đang chờ xử lý. Viết một lá thư cho người quản lý của ‘Tools & Spares’ để hủy đơn đặt hàng nói trên.

Turbo Automobiles Ltd.

Pahar Ganj, Central Delhi

Delhi- 110055

3 March 2021

To

The Manager

Tools & Spares

Delhi- 110065

Subject- Cancellation of order no. TS/948 dated 6 September 2020

Sir

I want to draw your attention to an order made with you on 6 February 2020 w.r.t order number TS/948. I hereby make a kind request to cancel this order.

Our company had undertaken a project for which this order was made. However, we are no longer doing the project and hence we do not require the items that we ordered from you. Since the order cancellation request is made within 10 days of the order placement, it is in compliance with your firm policies. No payment had been made and thus, there are no outstanding balances and the accounts stand clear.

Please confirm the cancellation of the order at the earliest. I shall make the cancellation payment after cancellation is confirmed. I have enclosed a copy of the original order receipt.

Thanking you

Yours faithfully

Sarvesh

Purchase in-charge

Thư tiếng Anh thương mại thường có những yêu cầu khắt khe hơn một email tiếng Anh thông thường

Ví dụ 2: Bạn là chủ sở hữu của Công ty TNHH Jatin & Brothers Bạn đã nhận được rất nhiều đơn đặt hàng từ nhiều khách hàng khác nhau. Viết thư cho một trong những khách hàng thông báo về việc chậm trễ trong việc thực hiện đơn đặt hàng của họ.

Jatin & Brothers Ltd.

Lajpat Nagar

New Delhi- 110045

14 March 2021

To

The Manager

Krishna Production

Jaipur, Rajasthan- 450008

Subject- Regarding delay in order

Sir

We hereby write to inform you that your order no. 582/JPL which was due for delivery on 12 March 2021 would be late by a few days.

Due to the peak season, we have received orders in bulk. Some of these are urgent and need to be completed without any delay. With reference to our previous conversation, we think you will not have a problem with the delay since you do not have an urgency. We will update you regarding the confirmed date of delivery soon, however, I assure you that it will be delivered to you before 20 March 2021.

We apologise for the inconvenience caused. Looking forward to your cooperation.

Thanking you

Yours truly

Jatin Sharma

Xem ngay: Sinh viên ngành tiếng Anh HIC: Thực hành kỹ năng nghe nói

Các mẫu câu thông dụng dùng trong thư tiếng Anh thương mại

Các mẫu câu trong thư đặt hàng

• Thank you for all your quotation of …
• We’d like to cancel our order n° …..
• We’re pleased to place an order with your own company for..
• We could guarantee you delivery before …(date)
• Please confirm receipt of my order.
• I’m pleased to acknowledge receipt of your own order n° …..
• It’ll take about (two/three) weeks to process your own order.
• Your order is going be processed as quickly as possible.
• Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer available.

Các mẫu câu trong thư tiếng Anh thương mại để xin lỗi

• Once again, please accept our apologies for …
• I regret all inconvenience caused (by) …
• I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…
• We’re sorry for the delay in replying to …

Các mẫu câu khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán

• payment of …
• My records show that we haven’t yet received
• Please send payment as soon as possible.
• According to my records …
• You’ll receive a credit note for the sum of …
• My terms of payment are as follows …

Các mẫu câu khi muốn viết hỏi giá

• I have pleasure in enclosing a detailed quotation.
• Please send me the price list.
• Please note that my prices are subject to change without notice.
• You’ll find enclosed my price list and most recent catalogue.
• I could make you some firm offer of …

Các mẫu câu khi muốn kết nối liên lạc

• I look forward to a really successful relationship in our future.
• I’d be glad to do business with your own company.
• we’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm.

Các mẫu câu khi muốn xem xét giải quyết vấn đề

• If I can be of any further assistance, let me know please.
• I hope you could settle this matter to my satisfaction.
• If we can support in any way, please don’t hesitate to contact me.
• For further details …
• I hope you are pleased with this arrangement.
• Thank you for taking this into consideration.
• If you require more information …
• Thank you for your support.

Một số lời khuyên khi viết thư tiếng Anh thương mại

• Thư công việc phải đi vào trọng tâm, rõ ràng và chính xác.
• Ngôn ngữ đơn giản nên được sử dụng.
• Phải tránh các từ viết tắt và các hình thức ngắn gọn.
• Khi đặt hàng, mô tả các mặt hàng nên được đề cập rõ ràng.
• Người gửi nên thông báo về phương thức thanh toán / vận chuyển mong muốn, v.v.
• Ngôn ngữ thích hợp nên được sử dụng.

Trên đây HIC đã chia sẻ đến bạn các mẫu câu và mẫu thư tiếng Anh thương mại thông dụng nhất trong ngành Business English. Hy vọng chúng sẽ giúp ích nhiều hơn cho bạn trong học tập cũng như làm việc liên quan đến chuyên ngành đang rất hot này.

Ngoài ra, bạn đừng quên tham khảo thêm nhiều thông tin thú vị về tiếng Anh, ngành ngôn ngữ Anh, chuyên ngành ngôn ngữ Anh được đào tạo tại trường Cao đẳng Quốc tế Hà Nội TẠI ĐÂY nhé.

>> Xem thêm: Cơ hội nghề nghiệp ngành ngôn ngữ Anh – Cao đẳng Quốc tế Hà Nội