Thời hạn thông báo phát hành hóa đơn mới nhất năm 2024

Cụ thể, ngày 16/12/2022 nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã gửi đăng ký tờ khai TB01 sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế cho công ty ông Văn. Nhưng do không nắm được thông tin nên kế toán công ty vẫn xuất hóa đơn theo Thông tư và gửi khách hàng từ đó đến hết ngày 30/3/2022. Vậy những hóa đơn đã xuất đó có được xem là hợp lệ khi các thông tư cũ vẫn chưa hết hiệu lực không? Nếu không hợp lệ thì công ty cần xử lý như thế nào?

Về vấn đề này, Cục Thuế Hà Nội trả lời như sau:

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ:

Tại Điều 15 quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

"… Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này…"

Căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:

Tại Điều 4 quy định về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:

1. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

1. Hóa đơn, chứng từ giả;

2. Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;…"

Tại Điều 27 quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

1. Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

2. Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

3. Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

1. Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

2. Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

3. Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

4. Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

5. Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Tại Điều 28 quy định về xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng".

Trường hợp Công ty ông Văn đã đăng ký sử dụng thành công hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có) theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp Công ty vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Điều 27, Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng của hoạt động kinh doanh đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng là một bước bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện. Khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng trình tự được quy định bởi pháp luật. Vậy, làm cách nào để phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn một cách tốt nhất.

Vì sao doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử?

Theo điều luật được quy định rõ tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi một doanh nghiệp muốn khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì trước hết doanh nghiệp đó bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Như vậy, nếu một doanh nghiệp chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng sẽ được coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Vì sao cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mức xử phạt khi vi phạm là bao nhiêu?

Mức xử phạt được quy định cụ thể trong Khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020 như sau:

“Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.”

Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế nếu không thông báo phát hành hóa đơn mà hóa đơn đó không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế. Tóm lại, doanh nghiệp cần nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế nếu không muốn bị xử phạt.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Nghiên cứu và chọn lựa đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nên việc lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp uy tín là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. CÔNG TY PHẦN MỀM FAST là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được công nhận bởi các cơ quan tổ chức uy tín.

Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn.

Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

• 01 Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• 01 Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• 01 Hoá đơn điện tử mẫu (do Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cung cấp).

Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý bằng 2 cách: Nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế hoặc có thể gửi hồ sơ đã chuẩn bị qua mạng theo Cổng điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Đối với hồ sơ thông báo này doanh nghiệp cần gửi tới cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 4: Kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử

Sau 02 ngày làm việc, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa bằng cách truy cập vào website của Tổng cục Thuế, tra cứu thông tin trên hóa đơn. Nếu đã đầy đủ thông tin nghĩa là đã được phép sử dụng.

\>>> Tìm hiểu: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước như sau.

Bước 1: Tạo lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 1 doanh nghiệp cần tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK về máy. Sau đó, đăng nhập vào phần mềm bằng mã số thuế của mình.

Phần mềm HTKK - phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng

Thực hiện lần lượt theo hướng dẫn:

• Vào Hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).
• Điền đầy đủ thông tin trong tờ khai sau đó nhấn kết xuất XML theo thứ tự sau: Ghi => Kết xuất => Kết xuất XML => Kết xuất.

Kết thúc tiến trình lập thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhận được một file Thông báo Phát hành hoá đơn (TB01/AC) dạng XML được lưu trong Folder HTKK-TERP của ổ C máy tính.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Tại bước này doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết bao gồm:

• File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở bước 1.
• Bản scan quyết định sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp có chữ ký của giám đốc, hoá đơn điện tử mẫu.

2 File này được gộp vào chung 1 bản dưới định dạng word, còn được gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn.

Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp.

Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai

Chọn đăng ký tờ khai sau khi hoàn tất bước đăng nhập tài khoản

Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, nhấn chọn dấu tích ở cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới, sau đó nhấn Tiếp tục.

Nhấn chọn các thao tác như hướng dẫn để hoàn tất quá trình đăng ký

Sau khi hoàn tất bước đăng ký, doanh nghiệp tiến hành Nộp thông báo phát hành hóa đơn để kết thúc quy trình. Nhấn Nộp tờ khai, tải lên File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC dưới dạng XML vừa kết xuất ở bước 1 để hoàn tất.

\>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử viết sai và cách xử lý theo đúng luật định

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới dạng bản word

Doanh nghiệp tiến hành scan 3 mẫu hóa đơn nêu trên dưới định dạng word, sau đó tại cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn đã làm ở bước 2, chọn mục Tra cứu => TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn để nộp file phụ lục

Cuối cùng, đính kèm file word (đã gộp chung 3 mẫu hóa đơn), nhấn Ký nộp là đã hoàn tất rồi nhé!

Nhấn “Ký nộp” để kết thúc quá trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Qua 2 ngày sau khi nộp, doanh nghiệp có thể kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào đường link https://thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon, kiểm tra thông tin đã đầy đủ hay chưa. Nếu chưa có kết quả doanh nghiệp phải nộp bản cứng trực tiếp cho cơ quan thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website Công ty Phần mềm FAST như sau:

• Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.
• Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Ở lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử thứ hai, mọi thao tác sẽ trở nên cực kỳ đơn giản nếu không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn. Ở quy trình này, doanh nghiệp không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Thao tác thực hiện sẽ tương tự cách phát hành hóa đơn điện tử lần 1.

Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, các bạn đã nắm rõ được cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử và quy trình thực hiện theo quy định. Ngoài ra, trong quá trình thao tác, nếu có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc, các bạn có thể liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ một cách nhanh nhất nhé!